Introdução

O iManage Work usa o controle de acesso baseado na função. A possibilidade de cada usuário de efetuar ações no iManage Work baseia-se na função do usuário no contexto da organização. Consegue-se isso por meio de dois mecanismos: Privilégios e funções.

Privilégios

Um privilégio é uma permissão para realizar tarefas específicas. Para obter uma lista completa de privilégios de sistema do iManage Work, consulte Descrições dos privilégios de biblioteca.

Os privilégios são predefinidos pelo sistema e não podem ser criados ou excluídos. Somente é possível concedê-los ou negá-los aos cargos.

Ao definir privilégios para usuários, siga o princípio de acesso mais restritivo. Conceda apenas o mínimo necessário aos usuários dessa função para realizar suas tarefas de trabalho.

Funções

Uma função o habilita a agrupar um conjunto de privilégios. Ao criar uma função, você a atribui a um ou mais usuários.

• As funções podem ser criadas ou excluídas conforme necessário.
• O usuário deve ter uma função atribuída a ele.
• Se nenhuma função tiver sido atribuída ao usuário no momento de sua criação ou importação, eles receberão automaticamente a função de PADRÃO ou PADRÃO EXTERNO.
• Os usuários podem receber funções novamente a qualquer momento.
• Um privilégio dentro de uma função pode ser concedido ou revogado a qualquer momento.

As funções não definem o acesso ao conteúdo; para saber mais sobre isso, consulte Níveis de Acesso de Segurança.

Para obter mais informações, consulte Privilégios, Funções e Grupos.

Funções e acesso do iManage Control Center

O nível de acesso do usuário ao iManage Control Center é determinado automaticamente no acesso pela função do usuário. Os controles pertinentes ao usuário são habilitados. Os controles não aplicáveis ao usuário não serão visíveis ou acionáveis.

O iManage Control Center destina-se aos administradores de sistema do iManage. Os administradores de sistema do iManage com acesso de nível (nível 1, nível 2 e NRTADMIN) verão os controles pertinentes a eles .

Pesquisa por funções

Na barra de opções, é possível ver a seguinte opção de Pesquisa. Use este recurso para pesquisar pelo nome da função.

Figura: Campo de pesquisa

Criar uma função de biblioteca

Para criar uma função que se aplique a uma biblioteca específica do iManage Work:

1. Navegue até Acesso > Funções.

2. Na parte superior da página Funções, selecione a biblioteca do Work na qual essa função deve ser criada e, em seguida, selecione + Criar Função.

   A caixa de diálogo Criar função é exibida.

3. Insira um Nome da função, Descrição e selecione se essa é uma Função externa. O nome da função é obrigatório e deve ser exclusivo entre os outros nomes de funções.

4. Selecione quais privilégios devem ser habilitados para essa função. Consulte Descrições dos privilégios de nível de biblioteca para obter mais detalhes.

5. Selecione Criarpara criar a nova função.
   
   

Descrições dos privilégios de nível de biblioteca

A tabela a seguir descreve cada privilégio de biblioteca.

Atribuir uma função a um usuário

Para atribuir uma função a um usuário:

1. Navegue até Acesso > Funções.

2. Selecione uma função.

3. Selecione a guia Usuários.
4. Selecione Atribuir a usuários. A caixa de diálogo Atribuir a usuários é exibida.
5. Use o campo de pesquisa para localizar usuários por nome de usuário, ID ou endereço de e-mail, e em seguida use as caixas de seleção para selecionar usuários.
6. Selecione Adicionar. Essa ação adiciona a lista de usuários selecionada à função.

Visualização dos detalhes da função

Use esta opção para ver o status de privilégios de cada função.

1. Navegue até Acesso > Funções.
2. Selecione Visualizar usando uma das seguintes opções:
   Barra de opções: Selecione uma função para ver esta opção na barra de opções.
   Menu de três pontos: Selecione o ícone adjacente a cada função para ver esta opção.
   Menu de contexto: Clique com o botão direito em uma função para visualizar esta opção.
3. A tela de detalhes é exibida. Veja também Editing roles.

Edição de funções

Para alterar quaisquer privilégios dentro de uma função.

1. Navegue até Acesso > Funções.

2. Na parte superior da página Funções, selecione a biblioteca do Work na qual essa função existe.

3. Selecione o  ícone adjacente à função que você deseja editar, em seguida selecione Editar. A tela de detalhes é exibida.

4. Modifique as configurações conforme necessário. Consulte as Descrições dos privilégios de nível de biblioteca.

   para obter mais informações sobre os privilégios individuais.

5. Selecione Salvar.
   
   

Duplicação de funções

Pode-se usara uma função existente como base para criar uma nova. Após duplicar uma função, modifique os privilégios conforme necessário; consulte Editing roles.

Para criar uma cópia da função existente:

1. Navegue até Acesso > Funções e localize a função a ser duplicada.
2. Selecione Duplicar usando uma das seguintes opções:
   Barra de opções: Selecione uma função para ver esta opção na barra de opções.
   Menu de três pontos: Selecione o ícone adjacente a cada função para ver esta opção.
   Menu de contexto: Clique com o botão direito em uma função para visualizar esta opção.
3. Insira um Nome de Função e Descrição. O nome da função é obrigatório e deve ser exclusivo entre os outros nomes de funções. A descrição é opcional, mas recomendada, e é uma descrição intuitiva sobre a função.
4. Selecione Duplicar. É criada uma cópia da função selecionada.

Excluir uma função

Use as etapas a seguir para excluir uma função existente.

1. Navegue até Acesso > Funções e localize a função a ser excluída.
2. Selecione Excluir usando uma das seguintes opções:
   Barra de opções: Selecione uma função para ver esta opção na barra de opções.
   Menu de três pontos: Selecione o ícone adjacente a cada função para ver esta opção.
   Menu de contexto: Clique com o botão direito em uma função para visualizar esta opção.
3. Uma caixa de confirmação de Exclusão é exibida. Selecione Excluir novamente para confirmar a exclusão.

Entender os níveis

Os níveis são conjuntos predefinidos de privilégios para administradores de sistema do iManage Work ao executar atividades no Control Center e são atribuídos por biblioteca do iManage Work.

Há três níveis, sendo cada um deles concebido para oferecer assistência específica aos usuários.

• Nível 1: Recursos básicos de suporte ao produto ou suporte técnico.
• Nível 2: Recursos avançados de suporte ao produto ou suporte técnico.
• NRTADMIN: O NRTADMIN é considerado como administrador do sistema iManage Work, e tem o acesso mais completo aos recursos.

Os privilégios individuais de um nível não podem ser modificados. Por exemplo, o privilégio de Excluir permanentemente da Lixeira não pode ser adicionado ao conjunto de nível 1, e nenhum usuário pode receber apenas o privilégio de Excluir permanentemente da Lixeira. Da mesma forma, não é possível remover o privilégio de Excluir permanentemente a lixeira do conjunto do NRTADMIN.

A tabela a seguir lista o conjunto de privilégios para cada nível.

Tabela: Privilégios dos níveis