Tipos de rearquivamento
Há dois tipos de operações de rearquivamento:
Metadados: Afeta somente os campos de metadados qualificados para rearquivamento. Durante o rearquivamento de metadados, esses campos personalizados são alinhados com o contêiner pai. O rearquivamento de metadados garante que os usuários possam recuperar facilmente o conteúdo por meio de pesquisas.
NOTE:
- Com exceção da Classe e Subclasse, todos os campos de metadados são copiados do espaço de trabalho. Classe e subclasse são copiadas da pasta pai imediata.
- Ao alterar metadados de espaço de trabalho ou pasta, a operação de rearquivamento de metadados atualiza todos os campos de metadados qualificados para um objeto quando um evento de metadados é acionado. Portanto, cada campo de metadados qualificados para rearquivamento é atualizado, incluindo campos que podem não ter sido alterados. Por exemplo, se uma alteração é feita no campo de metadados custom3 para um espaço de trabalho, todos os campos qualificados para rearquivamento (potencialmente custom1 a custom30) para um documento poderiam ser atualizados. Isso resulta no alinhamento dos campos de metadados do documento com os valores de metadados para o espaço de trabalho.
- Segurança: Afeta a segurança padrão e a lista de usuários/grupos com permissões para acessar o item. Durante um rearquivamento de segurança, a segurança de um item é ajustada para corresponder à do contêiner pai. A segurança de rearquivamento garante que apenas as equipes ou os usuários autorizados possam visualizar e acessar o item. A segurança é rearquivada para os itens contidos nas pastas que herdam a segurança.
Cada tipo de rearquivamento é um evento independente e afeta apenas o tipo determinado. Por exemplo, um rearquivamento de segurança afeta apenas campos relacionados à segurança e nunca altera metadados. Os eventos são habilitados separadamente.
NOTE:
- Durante uma operação de rearquivamento, os documentos atualmente bloqueados (por terem sido submetidos a check-out) não podem ser processados e não terão as propriedades de segurança e de metadados mais recentes, mesmo depois de serem submetidos a check-in. Se forem feitas atualizações ulteriores de metadados ou de segurança no espaço de trabalho ou na pasta pai, isso acionará outra operação de rearquivamento, durante a qual o documento será atualizado.
- Os documentos de registros declarados são processados quanto à segurança, mas os metadados não o são. Consulte Documentos Restritos e Protegidos para obter mais detalhes.
Os atalhos e as pastas do Share não são processados.
IMPORTANTE: Considerações importantes quanto ao uso do Serviço de Rearquivamento para atualizações de segurança
O iManage Work permite que os usuários atualizem a edição das permissões de usuário/grupo de vários itens ativos. Este recurso se chama Atualização de Segurança em Massa. Para obter mais informações sobre esse recurso, consulte Guia Online de Work Web.
O iManage recomenda habilitar o recurso Atualização de Segurança em Massa ou as atualizações de segurança do Serviço de Rearquivamento com base no resultado que sua organização está tentando alcançar. Habilitar ambos os recursos ao mesmo tempo pode fazer com que as Atualizações de Segurança em Massa do usuário sejam substituídos pelo Serviço de Rearquivamento, e vice-versa.
Ter ambos os recursos habilitados pode causar um conflito entre eles. Por exemplo — usuários poderiam usar o novo recurso de atualização de segurança em massa para selecionar três documentos diferentes e aplicar a nova segurança a estes documentos. Quando o Serviço de Rearquivamento também está habilitado na sua organização, ele detecta que a segurança destes documentos não corresponde à segurança das pastas principais, e atualiza a segurança novamente, e assim remove a mudança que os usuários aplicaram.
A tabela a seguir fornece uma explicação detalhada sobre como as atualizações de segurança funcionam com o Serviço de Rearquivamento em comparação à Atualização de Segurança em Massa.
Tabela: Serviço de Rearquivamento versos Atualização de Segurança em Massa
Atualização de Segurança em Massa | Serviço de rearquivamento | |
|---|---|---|
Iniciador de Atualização de Segurança | Usuários finais | Serviço baseado em evento. |
Atualizações de Segurança executadas por | Usuários finais em arquivos aos quais eles têm Acesso Completo. | O Serviço de Rearquivamento deve ser executado com uma conta NRTADMIN para permitir atualizações de segurança para todo o conteúdo dentro da biblioteca. |
Alterações de segurança rastreadas na auditoria | Como as atualizações de segurança são acionadas pelos usuários finais, as alterações apenas são aplicadas a documentos aos quais eles tenham acesso completo. | As alterações são executadas como usuário Administrador, usando o Serviço de Rearquivamento. |
Regras de segurança | Os usuários finais têm controle granular e podem selecionar opções no início da operação em massa. Opções fornecidas:
| Os administradores decidem como aplicar a segurança configurando as opções no backend. Para mais informações, consulte Configuração do Rearquivamento - iManage Control Center. |
Alterações de metadados e segurança | Apenas atualiza a segurança dos arquivos selecionados. | Pode ser configurado para atualizar metadados, segurança ou ambos. |
Número de arquivos impactados por uma alteração de segurança | Depende de quantos arquivos são selecionados pelos usuários (máximo de 5000 arquivos podem ser selecionados). | Aplica-se a todos os arquivos dentro de uma pasta. |
Objetos impactos (arquivos/pastas/espaços de trabalho) | Apenas se aplica a arquivos que são selecionados por usuários para atualizações de segurança. | Uma vez que isso é baseado em evento, uma atualização de segurança no espaço de trabalho impacta todas as pastas e arquivos dentro do espaço de trabalho. |
Notificações | Os usuários finais recebem um relatório nofinal do processo com sucessos, pulos ou quaisquer exceções. | Nenhuma notificação está disponível para usuários finais. |
Links de referência para mais informações |
NOTE:
Para desabilitar o recurso de Atualização de Segurança em Massa:
No iManage Control Center, navegue até Clientes Work > Cliente Web > Menus de Contexto. Na tela Personalização do Menu de Contexto, remova o item de menu Editar permissões de usuário/grupode ambos os menus Documentos e E-mails. Após salvar suas alterações, usuários não podem mais editar a segurança de vários itens.
Para desabilitar o recurso Serviço de Arquivamento para atualizações de segurança:
No iManage Control Center, navegue até Configurações >Rearquivamento > selecione a biblioteca de destino > Segurança >Editar > defina Segurança de Rearquivamento para Não > Próximo (nenhuma alteração necessária) > Próximo (nenhuma alteração necessária) >Finalizar.