Häufige Fragen zur Neuablage
F: Wie kann ich sicher sein, dass ein Dokument neu abgelegt wurde?
A: Sehen Sie sich die Zeitleiste des Dokuments an, um die Änderungen eines abgeschlossenen Neuablagedienstes anzusehen. Sicherheits- und Metadaten (Profil)-Updates sind unabhängige Neuablage-Ereignisse und werden separat aufgeführt.
F: Löst das Importieren eines neuen Dokuments oder das Ablegen einer E-Mail einen Neuablage-Vorgang aus?
A: Ja Das Ereignis Dokumentenimport löst eine Neuablage nur für dieses Dokument aus. Keine weiteren Objekte unter dem Ordner werden untersucht. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument in einen Ordner mit 100 Dokumenten importieren, wird KEINE Neuablage für alle 100 Dokumente ausgelöst.
F: Wie verhält sich der Neuablage-Dienst in Fällen, in denen Benutzer eine clientseitige Neuablage und/oder massenhafte Sicherheitsaktualisierungen durchführen können?
A: Schauen Sie sich die folgende Tabelle an, um die Unterschiede im Verhalten zu verstehen:
Benutzerinitiierte Sicherheitsupdates | Neuablagedienst | |
|---|---|---|
Urheber der Sicherheitsaktualisierung | Endnutzer | Ereignisgesteuerter Dienst. |
Sicherheits-Updates durchgeführt von | Endbenutzer auf Dateien, auf die sie Vollen Zugriff haben | Der Neuablage-Service-Konto muss mit einem NRTADMIN-Konto ausgeführt werden, um Sicherheitsaktualisierungen für alle Inhalte der Bibliothek zu ermöglichen. |
Im Audit erfasste Sicherheitsänderungen | Da das Sicherheits-Update von den Endnutzern ausgelöst wird, werden die Änderungen nur auf Dokumente angewendet, auf die sie vollen Zugriff haben. | Änderungen werden als Admin-Benutzer mit dem Neuablage-Dienst durchgeführt. |
Sicherheitsregeln | Die Endnutzer haben eine granulare Kontrolle und können zu Beginn des Sammelvorgangs Optionen auswählen. Angebotene Optionen:
| Administratoren entscheiden, wie sie die Sicherheit anwenden, indem sie die Optionen im Backend konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Refile konfigurieren. |
Sicherheits- und Metadatenänderungen | Aktualisiert nur die Sicherheit der ausgewählten Dateien. | Kann konfiguriert werden, um Metadaten, Sicherheit oder beides zu aktualisieren. |
Anzahl der Dateien, die von einer Sicherheitsänderung betroffen sind | Abhängig davon, wie viele Dateien von den Benutzern ausgewählt werden (maximal 5000 Dateien können ausgewählt werden). | Gilt für alle Dateien innerhalb eines Ordners. |
Betroffene Objekte (Dateien/Ordner/Arbeitsbereiche) | Gilt nur für Dateien, die von Benutzern für Sicherheitsaktualisierungen ausgewählt wurden. | Da dieser Vorgang ereignisgesteuert ist, wirkt sich eine Sicherheitsaktualisierung im Arbeitsbereich auf alle Ordner und Dateien innerhalb des Arbeitsbereichs aus. |
Benachrichtigungen | Endbenutzer erhalten am Ende des Prozesses einen Bericht über Erfolg, Auslassungen oder Ausnahmen. | Für Endnutzer sind keine Benachrichtigungen verfügbar. |
Referenzlinks für weitere Informationen | Bearbeiten von Benutzer-/Gruppenberechtigungen für Objekte in großen Mengen |
F: Ich habe einen Benutzer zu einem Ordner oder Arbeitsbereich hinzugefügt, aber er kann nicht auf die darin enthaltenen Objekte zugreifen. Wie lange dauert das?
A: Das Hinzufügen eines Benutzers zu einem Ordner oder Arbeitsbereich löst eine Neuablage aus. Nach einer Änderung, z.B. dem Hinzufügen von Benutzern oder Berechtigungen, kann es einige Minuten dauern, bis die Änderung abgeschlossen ist. In Fällen, in denen sich eine große Anzahl von Ereignissen in der Neuablage-Warteschlange befindet oder umfangreiche Änderungen während der Neuablage-Verarbeitung vorgenommen werden, kann dies jedoch einige Stunden dauern.
F: Ich habe die Neuablage-Konfiguration im Control Center geändert. Wann werden die Änderungen in Kraft treten?
A: Der Neuablagedienst prüft nachdem er alle Aktivitäten in seiner Warteschlange abgeschlossen hat alle 15 Minuten, ob Aktualisierungen der Konfiguration vorliegen. Abhängig von Ihrer Umgebung kann die Verbreitung von Aktualisierungen im Zusammenhang mit Neuablage-Konfigurationsänderungen in alle Regionen bis zu mehrere Stunden dauern.
F: Verursacht ein Neuablage-Vorgang selbst einen weiteren Neuablage-Vorgang?
A: Nein.
F: Wie werden Verschiebungen und Kopien gehandhabt?
A: Wenn ein Objekt in iManage Work verschoben oder kopiert wird, werden die Metadateneigenschaften des Objekts automatisch basierend auf dem neuen Ablageort aktualisiert. Diese Aktualisierung wird direkt in iManage Work durchgeführt und nicht durch den Neuablagedienst.
Nachdem das Objekt verschoben oder kopiert wurde, prüft der Neuablagedienst sowohl die Metadaten als auch die Sicherheitseigenschaften des Objekts und aller untergeordneten Objekte und gleicht diese Eigenschaften entsprechend aller Regeln und der Konfiguration des Neuablagedienst mit dem neuen Ablageort ab.
F: Warum wird mein Dokument nicht neu angelegt?
A: Überprüfen Sie Folgendes:
Überprüfen Sie, ob die Neuablage-Funktion ausgeführt wird (nur bei lokalen Installationen).
Vergewissern Sie sich, dass alle übergeordneten Ordner für Neuablagen geeignet sind.
Überprüfen Sie, ob das Dokument eingecheckt und nicht gesperrt ist.
Vergewissern Sie sich, dass das Dokument nicht eingeschränkt ist.
Überprüfen Sie die Bedingungen, die einen Neuablage-Vorgang auslösen.
Überprüfen Sie die Bedingungen, die keinen Neuablage-Vorgang auslösen.
F: Warum wird mein Arbeitsbereich, mein Ordner oder mein Dokument nicht neu abgelegt?
A: Überprüfen Sie Folgendes:
Überprüfen Sie, ob die Neuablage-Funktion ausgeführt wird (nur bei lokalen Installationen).
Überprüfen Sie, ob der Neuablage-Dienst für diese Bibliothek aktiviert ist.
Stellen Sie sicher, dass die Neuablage-Sicherung oder die Neuablage-Metadaten aktiviert sind.
Überprüfen Sie Ihre Aus- und Einschlussregeln, um sicherzustellen, dass sie richtig konfiguriert sind.
F: Warum wurden alle für die Neuablage in Frage kommenden Metadatenfelder eines Objekts aktualisiert, aber nicht alle Metadatenfelder des übergeordneten Objekts?
A: Beim Ändern von Arbeitsbereichs- oder Ordner-Metadaten aktualisiert der Neuablagevorgang von Metadaten alle in Frage kommenden Metadatenfelder für ein Objekt, wenn ein Metadatenereignis ausgelöst wird. Deshalb wird jedes für eine Neuablage in Frage kommende Metadatenfeld aktualisiert, einschließlich der Felder, die sich möglicherweise nicht geändert haben. Wird beispielsweise das Metadatenfeld custom3 für einen Arbeitsbereich geändert, können alle für eine Neuablage in Frage kommenden Felder (möglicherweise custom1 bis custom30) für ein Dokument aktualisiert werden. Dadurch werden die Metadatenfelder des Dokuments mit den Metadatenwerten für den Arbeitsbereich abgeglichen.