L'option Envoi sécurisé est disponible dans le volet des tâches Email Management de la fenêtre de messagerie qui s'ouvre lorsque vous composez de nouveaux courriels, répondez ou transférez des courriels. Elle vous permet :
D’obtenir le lien du fichier qui peut être envoyé à la place d'une pièce jointe à tout utilisateur disposant d'une adresse électronique valide.
D’envoyer des fichiers qui dépassent le seuil de taille des pièces jointes du serveur sous forme de liens.
De contrôler l'accès au fichier en spécifiant la durée pendant laquelle le lien au fichier est actif, et si les destinataires peuvent donner l'accès à des utilisateurs supplémentaires.
De prévisualiser le document téléchargé dans iManage Share avant de l'envoyer.
REMARQUE :
La fonction Envoi sécurisé nécessite que iManage Share soit déployé et configuré pour vos utilisateurs. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Installation de iManage Share Agent du Guide d'installation de iManage Work Server.
Envoyer des pièces jointes en toute sécurité
Ouvrez une nouvelle fenêtre de courriel, saisissez l'identifiant des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer la pièce jointe sécurisée et l'objet du courriel.
Faites glisser le curseur Envoi sécurisé
vers la droite pour activer la fonction. Le volet Envoi sécurisé s'affiche dans le coin droit avec l'onglet Pièces jointes sélectionné par défaut. Un message s'affiche dans le volet des tâches Email Management pour vous informer que les pièces jointes des courriels seront téléchargées sur iManage Share et que vous pouvez contrôler l'accès à ces pièces.Sélectionnez Insérer la pièce jointe iManage Recherchez le fichier et sélectionnez les Pièces jointes. Le fichier est téléchargé sur iManage Share et un lien iManage Share est ajouté à l'e-mail.
(Optionnel) Répétez cette étape pour joindre d'autres fichiers.
( Optionnel) Sur la page Envoi sécurisé, sélectionnez l'onglet Pièces jointes, sélectionnez
, puis sélectionnez Copier le lien. Le lien iManage Share est copié dans le presse-papiers et vous pouvez le partager avec n'importe quel utilisateur. (Facultatif) Dans le volet Envoi sécurisé, sélectionnez l'onglet Paramètres, puis :
Sélectionnez la flèche déroulante Expire le pour choisir la date appropriée.
Décochez la case Accès limité aux destinataires du courriel pour faire en sorte que tout utilisateur auquel le courriel est transféré puisse télécharger le lien (et pas seulement les destinataires du courriel).
REMARQUE :
Si elle est prise en charge et activée sur votre serveur iManage Share, une option permettant d'ajouter un filigrane aux documents que vous envoyez est disponible.
Si vous sélectionnez Supprimer la pièce jointe dans l'onglet Pièces jointes ou si vous désactivez l'option Envoi sécurisé, le lien iManage Share n'est pas supprimé du corps de l'e-mail bien que la pièce jointe soit supprimée.
Cliquez Envoyer.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner un emplacement de classement, sélectionnez Envoyer seulement pour envoyer le courriel sans l'archiver, ou sélectionnez un emplacement et sélectionnez Envoyer et Archiver.
Accès aux pièces jointes sécurisées
Si vous disposez d'un compte iManage Share, procédez comme suit pour accéder à la pièce jointe :
Sélectionnez le lien iManage Share fourni dans l'e-mail.
Sélectionnez Demande d'accès.
Saisissez votre adresse électronique et sélectionnez Demander un lien.
( Optionnel) Si la page de connexion à iManage Share s'ouvre, entrez vos informations d'identification pour vous connecter à iManage Share. Toutes les pièces jointes sont affichées.
Sélectionnez chaque pièce jointe pour la télécharger ou sélectionnez Télécharger tout pour télécharger toutes les pièces jointes. Les documents sont téléchargés.