Si un documento o correo electrónico necesita estar disponible en varias carpetas, puede añadir ese elemento (documento o correo electrónico) a la(s) carpeta(s) necesaria(s) utilizando la opción Añadir a carpeta. Esta opción está disponible cuando hace clic con el botón derecho sobre el elemento.


NOTE:

Esta función requiere iManage Work Server 10.3.2 o posterior. La opción Añadir a carpeta no está disponible para los usuarios del Work Server 10.2 o anterior.

  1. Seleccione el elemento (documento o correo electrónico) que desea añadir a varias carpetas.
  2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Añadir a carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Añadir a carpeta.

    Figura: La opción Añadir a carpeta en el menú del botón derecho

    Si selecciona varios elementos, la opción estará disponible en la barra de herramientas.

    Figura: Añadir a carpeta en la barra de herramientas

  3. Busque la carpeta deseada en la que desea añadir el o los elementos.

  4. Seleccione Añadir a carpeta. Aparecerá un cuadro de diálogo de progreso.

    Figura: Diálogo de progreso al añadir elementos a las carpetas de la misma base de datos


    Figura: Diálogo de progreso al añadir elementos a las carpetas de una base de datos diferente


    Si selecciona Ir a carpeta, será dirigido a la carpeta de destino.

    NOTE:

    • Cuando el elemento y la carpeta están en la misma base de datos, los usuarios podrán ver la carpeta de destino seleccionando Expandir para ver ubicaciones debajo de Donde se utilizó en el panel Propiedades.
    • Cuando el elemento (documento o correo electrónico) y la carpeta están en bases de datos diferentes, se crea un acceso directo y se indica mediante .


NOTE:

Si el elemento de menú Añadir a carpeta no está disponible en las ubicaciones mencionadas, debido a personalizaciones anteriores, los administradores podrán utilizar la función de personalización de menús contextuales del iManage Control Center para hacer la nueva opción disponible a los usuarios.
Para documentos: Cliente Web > Menús de contenido > Documentos
Para correos electrónicos: Cliente Web > Menús contextuales > Correos electrónicos


Referencias y accesos directos

Observará las siguientes diferencias según la ubicación del elemento y la carpeta en la que se está añadiendo:

Elemento añadido a una carpeta en la misma base de datos

Elemento añadido a una carpeta en una base de datos diferente

El elemento se añade como referencia y puede ver la lista de carpetas en las que se encuentra el elemento en el panel Propiedades (para documentos, en Dónde se utilizó; para correos electrónicos, en Dónde se archivó).


NOTA: La referencia de un elemento indica que se trata del mismo elemento vinculado desde varias ubicaciones de carpetas. Por lo tanto, cuando un documento se añade a varias carpetas, el número del documento sigue siendo el mismo.

El elemento se añade como acceso directo y no puede ver la lista de carpetas donde reside el elemento real.

NOTA: Un acceso directo de un elemento significa que es un elemento u objeto completamente diferente y que cualquier cambio en una propiedad del acceso directo (como la descripción) únicamente cambiará el acceso directo y no el elemento de destino.

Si elimina el elemento de cualquier carpeta, se elimina de todas las carpetas.

Si elimina el acceso directo, el elemento de destino no se elimina de la(s) carpeta(s) en la(s) que se encuentra(n), porque solo ha eliminado el acceso directo de ese elemento.

NOTA: Si el documento de destino se elimina, el acceso directo no se elimina y el panel de propiedades muestra el siguiente mensaje para la sección de Destino: Es posible que no tenga acceso o que se haya eliminado el destino.

Cuando restaura el objeto desde la papelera, se restaurará en todos los lugares en los que residía antes de su eliminación.


Si cambia el nombre del elemento, el elemento cambiará de nombre en todas partes.

Si cambia el nombre del acceso directo, no se cambiará el nombre de destino.

Las opciones de Selección múltiple Eliminar es compatible con las referencias.

Las opciones de Selección múltiple Eliminar no es compatible con los accesos directos.

Cuando se configura el rearchivado del servidor, no se produce un cambio inmediato en los metadatos o en la seguridad cuando se añade un elemento a una carpeta de la misma base de datos (como referencia). Pero, cada vez que se edita cualquiera de los metadatos o la seguridad de las carpetas principales, se activa una operación de rearchivado que hace que los metadatos y/o la seguridad del elemento se sobrescriban para que coincidan con dicha carpeta.

Cuando se configura el rearchivado del servidor, no se producen cambios en los metadatos del documento o en la seguridad cuando se añade un elemento a una carpeta en una base de datos diferente.

Eliminar una referencia de varias carpetas

Los usuarios pueden eliminar un elemento referenciado en múltiples carpetas dirigiéndose a la sección Dónde se utilizó en el panel de Propiedades y luego seleccionando X al lado de la ubicación.

Figura: Eliminación de la referencia