コンテナおよびドキュメント
はじめに
iManage Workにはドキュメントおよびコンテナと呼ばれる2つの基本オブジェクトがあります。
- ドキュメントとは、Microsoft Wordドキュメント、Eメールとその添付ファイル、スプレッドシート、プレゼンテーション、オーディオ、ビデオファイルなど、ユーザーがアクセスできる情報を保存するオブジェクトです。
- コンテナは、ドキュメントや他のコンテナを保持するオブジェクトです。コンテナを使用すると、iManage Workに保存されている情報を整理できます。iManage Workにはさまざまなタイプのコンテナがあり、それぞれに目的があります。
ドキュメントとコンテナをより理解するために、以下のトピックがあります。
コンテナ
コンテナはドキュメントと他のコンテナを保持するオブジェクトです。iManage Workに保存されている情報の構造を提供します。コンテナを使用すると、他のオブジェクトを整理、検索、管理できます。
コンテナには、Virtual containersとPhysical containersという基本的な2つの種類があります。
仮想コンテナ
仮想コンテナは、オブジェクトを直接保持せず、オブジェクトのリストだけを保持します。このリストは、ユーザーが最後にアクセスした項目、または事前に定義された検索の結果から収集された自動コレクションです。たとえば、最近のドキュメントフォルダは、ユーザーが最近アクセスしたドキュメントを一覧表示する仮想コンテナです。検索フォルダは、事前に定義された検索の結果を表示する仮想コンテナです。ユーザーが検索フォルダを開くと、即座に検索が実行され、その結果が一覧表示されます。しかし、結果はそれらの項目へのリンクであり、項目そのものではありません。ユーザーは、項目を開く、右クリックするなど、実際の項目に対するアクションの多くを実行できます。唯一の違いは、コンテナはドキュメントを受け入れることも、ドキュメントを仮想コンテナに保存することもできないことです。
仮想コンテナはiManage Workインターフェースから簡単にアクセスできます。
図:iManage Workの仮想コンテナの例
ドキュメント
ドキュメントコンテナ(図:iManage Workの仮想コンテナの例参照)は、過去30日以内に閲覧、編集、印刷などのアクティビティが行われたドキュメントのリストです。表示されるアクティビティのリストとタイムスパンは、ユーザーによって設定されます。ユーザーはドキュメントリストの上にあるフィルター行を選択します。フォルダ名はキャプションRECENTDOCUMENTSに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるRECENTDOCUMENTSを参照してください。
Eメール
Eメールコンテナ(図:iManage Workの仮想コンテナの例参照)は、最近、ユーザーが送信または受信したEメールあるいはその両方のリストです。表示されるEメールのリストとタイムスパンは、ユーザーによって設定されます。ユーザーはEメールリストの上にあるフィルター行を選択します。フォルダ名はキャプションEMAILVIEWに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるEMAILVIEWを参照してください。
クライアント
クライアントコンテナ(図:iManage Workの仮想コンテナの例参照)は、最近アクセスされたクライアントのリストです。表示されるクライアントのリストとタイムスパンは、ユーザーによって設定されます。ユーザーはクライアントリストの上にあるフィルター行を選択します。フォルダ名はキャプションCUSTOM1VIEWに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるCUSTOM1VIEWを参照してください。
最近の案件
最近の案件(図:iManage Workの仮想コンテナの例参照)は、最近アクセスされた案件のリストです。表示される案件のリストとタイムスパンは、ユーザーによって設定されます。ユーザーは案件リストの上にあるフィルター行を選択します。フォルダ名はキャプションRECENTWORKSPACESに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるRECENTWORKSPACESを参照してください。
私の案件
これは、案件(ワークスペースとも呼ばれる)のみのお気に入り(ショートカットとも呼ばれる)のリストです。このリストに案件を追加するには、以下の操作を行います。
- 案件へのショートカットの作成。
- 他のユーザーの私の案件をサブスクライブすると、他のユーザーの私の案件がすべてこのリストに表示されます。
- 新規案件を作成すると、自動的にこのリストに追加されます。
私の案件の中にカテゴリ項目を作成することもできます。
詳細については、案件の操作を参照してください。
フォルダ名はキャプションMYMTRSNDに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるMYMTRSNDを参照してください。
私のお気に入り
これは、ドキュメント、Eメール、またはコンテナのお気に入り(ショートカットとも呼ばれる)のリストです。ユーザーは、iManage Workの左ナビゲーションペインのお気に入りアイコンまたはツリーに項目をドラッグすることで、このリストに項目を追加できます。
フォルダ名はキャプションMYFAVSNDに依存し、ここに表示されているものとは異なる場合があります。その値を確認または変更するには、iManage Control Center内のメタデータ > キャプションにあるMYFAVSNDを参照してください。
カテゴリ![](_scroll_external/attachments/8b8171b90a1e/image2020-5-28_13-16-10.png)
iManage Workの項目を整理したり、素早くアクセスできるように、お気に入りと私の案件内にカテゴリを作成できます。
私の案件内のカテゴリには、ワークスペースまたは他のカテゴリのみ含めることができます。
検索フォルダ![](_scroll_external/attachments/ecc757d5b72b/image2020-5-28_13-12-51.png)
検索フォルダとは、事前に定義された検索基準が設定されているフォルダです。検索フォルダを開くと、iManage Workは検索を実行し、結果を仮想ドキュメント、またはドキュメントへのリンクとして表示します。検索フォルダは、他の検索フォルダを含むことができます。
物理コンテナ
物理コンテナは、ドキュメント、他のコンテナ、リンクを保存できるオブジェクトです。ユーザーが明示的に項目を物理コンテナに追加する必要があります(内容が自動的に追加されるか、リンクとしてのみ追加できる仮想コンテナとは対照的です)。
物理コンテナには以下のようなものがあります。
ライブラリ
ライブラリ(旧「データベース」)は、最上位のコンテナです。作成し、名前を付けることができるのは、iManageシステム管理者のみです。ライブラリはワークスペースを保持でき、ワークスペースはライブラリのルートレベルにのみ存在できます。
優先ライブラリ
優先ライブラリは、ユーザーの設定を保存し、デフォルトライブラリとなるライブラリです。各ユーザーは優先ライブラリを持つ必要があり、優先ライブラリは1つしか持てません。
ユーザーが別のライブラリにアクセスしても、常にこの設定が使用されます。構成項目には以下が含まれます。
- フォーム。これは、iManage Work 10クライアント用のダイアログボックス内に表示されるプロパティのリストとそれらのプロパティの配置です。
- 私の案件。これは、ユーザーが作成した、またはサブスクライブしている案件ショートカットのリストです。
- 私のお気に入り。これは、ユーザーによるドキュメントと場所のブックマークのリストです。
- 最近の案件。過去30日間にユーザーがアクセスした直近20件の案件のリストです。
- 言語設定。
デフォルトライブラリとして、検索に最初に使用されるライブラリになります。
- ユーザーが新規ドキュメントを作成すると、新規ドキュメントプロファイルダイアログで選択されたライブラリが自動的にライブラリに設定されます。新規ドキュメントプロファイルダイアログの作成者フィールドに異なるユーザー名を入力した場合、選択されたライブラリは、自動的に作成者フィールドに記入されたユーザーに割り当てられた優先ライブラリに切り替わります。
- ユーザーが初めて検索ダイアログを開いた時、選択された検索対象はこのライブラリに設定されます。ユーザーが検索の対象データベースを変更した場合、その設定はユーザーが明示的に変更するまで有効となります。
ワークスペース![](_scroll_external/attachments/e8702f5865ab/image2020-5-28_13-15-28.png)
ワークスペースはルートレベルコンテナです。ワークスペースを使用して、プロジェクトや法的案件に関連するドキュメントとEメールを整理、保存、共有します。ワークスペースはライブラリレベルでのみ作成できます。他のコンテナの一部になることはできません。ワークスペースに含めることができるのはフォルダとタブのみです。
ワークスペースに適用可能なアクションは、開く、私のお気に入りへの追加/削除、私の作業への追加/削除、リンクのコピー、プロパティ、新規案件の作成、アクセスの共有/共有解除、削除です。
標準的なフォルダ![](_scroll_external/attachments/9cb11d1a6253/image2020-5-28_13-15-2.png)
ドキュメントフォルダは、フォルダ、ドキュメント、Eメールを保存できます。フォルダはワークスペース、タブ、または他のフォルダに作成できます。ワークスペース内に直接作成されたフォルダをルートレベルフォルダと呼びます。ベストプラクティスとして、iManageは情報をよりよく整理するために、できるだけ少ないルートレベルフォルダを使用することを推奨します。
フォルダにはプロパティがあります。プロパティの1つはdoctypeと呼ばれ、フォルダを特定のドキュメントタイプに宣言します。デフォルトでは、以下の2つのdoctypeが利用できます:ドキュメントとEメール。
- doctypeドキュメントのフォルダを開くと、表示がドキュメント用にカスタマイズされ、ファイル名、サイズ、場所などの他のプロパティが表示されます。
- doctypeEメールのフォルダを開くと、Eメール用に表示がカスタマイズされ、Eメールの件名、送信日時、送信者名、受信者名、サイズなどの他のプロパティが表示されます。
iManage Workシステム管理者は、他のdoctypeを作成し、カスタマイズできます。
フォルダに適用できるアクションには、開く、私のお気に入りへの追加/削除、私の作業への追加/削除、リンクのコピー、新規フォルダの作成、新規タブの作成、新規共有フォルダの作成、プロパティ、削除、フォルダへのアップロードが含まれます。
タブ![](_scroll_external/attachments/55d137b1754b/image2020-5-28_13-11-53.png)
ワークスペースのルートレベルにタブを作成して、ワークスペースの内容を整理できます。たとえば、プロジェクトは3つの関連フォルダから構成される場合があります。この3つのフォルダをまとめるタブを作ることができます。タブに含めることができるのはフォルダのみです。
共有フォルダ![](_scroll_external/attachments/d3bebae3bf06/image2020-5-28_13-13-48.png)
共有フォルダによって、ユーザーはiManage Workシステム外のユーザーとドキュメントを共有できます。共有フォルダを作成する機能は、iManage Share(別のiManage製品)で利用可能です。
ドキュメント
ドキュメントは、ユーザーが自分の情報を保存するファイルです。一般的な例としては、Microsoft Word(.doc、.docx)、Adobe PDF(.pdf)ドキュメントが挙げられます。テキスト、グラフィック、ビデオ、オーディオなど、ほぼすべての形式に対応しています。
ドキュメントには、内容だけでなく、それに関連付けられたメタデータも含まれます。その一部は、ファイル名、ファイルサイズ、ドキュメント作成日など、ドキュメント自体に関する情報です。iManage Workは、クライアント、案件、弁護士、管轄などの追加プロパティを関連付けることもできます。この情報により、ユーザーは検索によってドキュメントをより迅速に見つけたり、ドキュメントをより上手く整理して保存したりできます。これらのプロパティ一式は、ドキュメントプロファイルなどのプロファイルとして一括で参照されます。
ドキュメントと密接な関係にあるのは、Eメールとテキストです。Eメールとテキストは、電子メッセージングシステムを通して送信されるメッセージです。これらは、一般的にユーザーのコンピューターに保存され、多くの面でドキュメントとして扱うことができます。開く、編集、削除、他のEメールとドキュメントへの添付が可能です。iManage WorkはEメールをドキュメントとして扱いますが、Eメール形式に特有の追加オプションがあります。詳細については、メタデータを参照してください。
ドキュメントは、ドキュメントIDによって内部的に識別されます。ドキュメントIDは、ドキュメントを一意に識別します。ドキュメントIDは、ライブラリ名、ドキュメントが最初に作成またはインポートされたときに割り当てられたドキュメント番号、およびバージョン番号の組み合わせです。例:active_us!436.2.
文書エコーイング
ユーザーがドキュメントを編集すると、そのドキュメントはチェックアウトされます。これにより、ユーザーのローカルコンピューター上にドキュメントのコピーが作成され、そのドキュメントがチェックアウトされたものとしてマークされます。その間、他のユーザーはそのドキュメントをチェックアウトできません。ドキュメントがチェックアウトされており、編集中である場合、すべての変更はまずローカルに保存されます。ドキュメントがチェックインされると、iManage Workシステム上でローカルドキュメントが更新され、そのドキュメントが新しいバージョンになります。ローカルドキュメントはホストコンピューターに保持される場合があります。ドキュメントのコピーをローカルホストドライブに保持する機能は、文書エコーイングまたは文書シャドーイングと呼ばれます。
文書エコーイングは、ドキュメントクラスまたはサブクラスによって有効になります。詳細については、iManage Control Centerで、メタデータ > クラス / サブクラスから、クラスまたはサブクラスのプロファイルを選択してください。
エコーイングの効果は以下の通りです。
- 文書エコーイングが許可されている場合、ドキュメントがiManage Workにチェックインし直されても、そのコピーは削除されません。iManage Workから独立したファイルとして、ローカルコンピュータに保持されます。ドキュメントにビジネス上の機密案件が含まれている場合、ユーザーは、セキュリティ上の懸念が生じる可能性があることを認識する必要があります。
- そのドキュメントに文書エコーイングが許可されていない場合、チェックイン時にローカルバージョンは削除されます。一部の組織は、保護されていないコンピュータにドキュメントを置いたり、iManage Workの外部に保存したりするリスクを認識しています。一般的なベストプラクティスでは、文書エコーイングイングの使用は禁止されます。
ドキュメントのロックとロック解除
ロックされたドキュメントとは、編集できないドキュメントです。ドキュメントをロックする条件は、以下の2つです:チェックアウト、使用不可。
- iManage Work For WindowsなどのiManage Workクライアントアプリケーションで編集オプションを選択したユーザーによってチェックアウトされると、ドキュメントがロックされます。チェックアウトされている間、そのドキュメントは、そのユーザーが編集できます。ただし、この間、他のユーザーはチェックアウトと編集を行えません。ドキュメントが再びチェックインされると、ロックは解除され、他のユーザーが利用できるようになります。
- ドキュメントが使用不可になるとロックされます。チェックイン中にローカルドライブ上のドキュメントにアクセスできない場合、ドキュメントは使用不可になります。これには、ドキュメントの破損、ローカルでの削除、ドライブの使用不可状態など、いくつかの理由が考えられます。
ユーザーがドキュメントをチェックアウトすると、ユーザーのローカルコンピュータにコピーが作成され、すべての変更はまずそこに保存されます。通常の条件下では、ユーザーはドキュメントをチェックインし直します。チェックイン中、エコーまたはシャドウのステータスによっては、ドキュメントがローカルコンピュータから自動的に削除される場合があります(文書のエコーイング参照)。しかし、ローカルコピーが予期せず使用不可になった場合、適切にチェックインし直すことができない可能性があります。いずれにせよ、iManageシステム内ではドキュメントはロック済みとしてマークされます。使用不可状態からロック解除された後、iManage Workで使用可能な最後のバージョンが現在のバージョンになります。
ドキュメントをロック解除するには、ユーザーは以下のいずれかに該当する必要があります。
- ドキュメントの所有者であり、ライブラリロールドキュメントロック解除権限を含むロールが有効になっている。詳細については、iManage Control Centerで、アクセス > ロール > Workアプリケーションの権限 > ロック解除を参照してください。
- 少なくともティア1のiManage Workシステム管理者権限を持っている。
セキュリティとプロパティ
各コンテナとドキュメント(オブジェクトと呼ばれる)には、セキュリティとプロパティという固有の特性があります。
- セキュリティは、ユーザーとグループがそのオブジェクトにアクセスできる方法を定義します。詳細については、コンテナおよびドキュメントのセキュリティを参照してください。
- プロパティは、クライアント、案件、組織、場所、ステータス、組織タグ(ドキュメントステータス、担当弁護士、請求コード、その他の情報のフィールドがある、など)などのオブジェクトに関する追加情報を定義します。その情報は、ファイルの内容には直接含まれていません。プロパティによって、オブジェクトの分類や検索が容易になります。iManage Workのプロパティをメタデータと総称します。詳細については、メタデータを参照してください。
親子関係
すべてのコンテナは、他の項目と親子関係にあります。
親は、他のコンテナまたはドキュメントを保持するコンテナです。親コンテナは、それ自体が他のコンテナの子になることもあります。
子は、別のコンテナ内にあるコンテナまたはドキュメントです。子コンテナは、それ自体が他のコンテナの親になることもあります。
図:コンテナとドキュメント - 親子関係
組織的または階層的な利点に加え、親子関係はセキュリティとプロパティにも影響します。コンテナは、その直接の親のセキュリティといくつかのプロパティを継承できます。親のセキュリティまたはプロパティの一部が変更された場合、子も自動的に更新されます。子コンテナは、それ自体が他のコンテナまたはドキュメントの親になることもあります。
ワークスペーステンプレートの理解
詳細については、テンプレートを参照してください。
iManage Workクライアントアプリケーションによって、ユーザーはワークスペースを作成できます。ワークスペースは、ワークスペース作成時にユーザーが選択するワークスペーステンプレートから作成する必要があります。ワークスペーステンプレートは、iManage Workシステム管理者がiManage Control Center(設定 > テンプレート)を使用して作成します。有効にすると、ユーザーが利用できるようになります。
テンプレートによって、iManage Workで命名およびフォルダ構造基準を維持できます。
各コンテナは、以下の作成要件のいずれかによって指定できます。
- ワークスペース作成:ワークスペース作成としてマークされたコンテナは、ワークスペースの作成と同時に自動的に作成されます。
- オプション:オプションとマークされたコンテナは、ワークスペースの作成時に追加することも、後で追加することもできます。事前に定義されたコンテナ構造は、後でコンテナが追加されてもそのまま強制されます。ワークスペース作成後にフォルダを追加するには、iManage Workデスクトップから新規フォルダをクリックします。
- 必須:必須としてマークされたコンテナは、親コンテナの作成時に自動的に作成されます。親コンテナはワークスペース作成またはオプションタイプのいずれかになります。
フレキシブルフォルダ
ワークスペーステンプレートがワークスペースの多くの側面を定義しているにもかかわらず、これらの制限はフレキシブルフォルダが有効な場合にのみ適用されます。フレキシブルフォルダは、ワークスペースとその中のフォルダの作成時にテンプレートの使用を強制する機能です。
この機能は、iManage Control Center(グローバル > フレキシブルフォルダ)で有効化され、iManage Workシステム全体に影響します。これはグローバル機能であり、すべてのライブラリで有効または無効になります。
無効になっている場合、ユーザーはテンプレートを使わずにワークスペースとその中のフォルダを作成できます。
例
次のワークスペーステンプレートの例には、ワークスペース下の事前に定義されたコンテナとコンテナレベルが含まれています。コンテナ/サブフォルダバンドルを作成するため、オプションコンテナの下に必須コンテナを定義するのがベストプラクティスです。
図:コンテナ構造の例
ワークスペーステンプレート
契約(ワークスペース作成)
リサーチ(ワークスペース作成)
備考(ワークスペース作成)
月次レポート(オプション)
管理者(オプション)
請求(必須)
経費(必須)
会議(オプション)
会計(オプション)
このテンプレートから作成され、フレキシブルフォルダが有効になっているワークスペースは、初期状態では、ワークスペース作成(ここでは、契約、リサーチ、注記)として指定されたコンテナのみを含みますワークスペースの作成後、他のコンテナを追加できます。
追加コンテナ(カスタムフォルダと呼ばれる。下記参照)は、事前に定義されたコンテナがないフォルダレベルでのみ追加できます。たとえば、管理には少なくとも1つの事前に定義されたフォルダが割り当てられているため、管理内にはカスタムフォルダを追加できません。会計には事前に定義されたフォルダが割り当てられていないため、会計内にはカスタムフォルダを追加できます。
図:作成されたワークスペースの例
図コンテナ構造の例の例では、このワークスペーステンプレートで2つのオプションフォルダ(月次レポートおよび管理フォルダ)が許可されています。ユーザーは、これらのフォルダの一方または両方を追加するか選択できます。また、それぞれを異なるタイミングで追加することもできます。
管理フォルダは、請求、経費、会議、会計という4つのフォルダを定義します。管理フォルダが追加された場合、請求および経費フォルダは必須であるため、自動的に選択されます。ユーザーはオプションで会議および会計フォルダを選択できます。また、それぞれを異なるタイミングで追加することもできます。
すべての事前に定義されたフォルダ(月次レポートと管理含む)は、ワークスペースのルートレベルに追加されます。追加コンテナはワークスペースのルートレベルに追加できません。同様に、すべての事前に定義されたフォルダが管理フォルダ(請求、経費、会議、会計)の下に追加された場合、このフォルダの下に直接、追加コンテナを追加することはできません。つまり、請求、経費、会議、会計と同じレベルで追加コンテナを追加することはできません。ただし、これらの各フォルダ内に追加コンテナを追加できます。後述のカスタムフォルダを参照してください。
ユーザーがオプションまたは必須コンテナを作成すると、コンテナのプロパティ(セキュリティ含む)を変更できます。事前に定義されたコンテナは、常に親オブジェクト(ワークスペース、フォルダ、またはタブ)のセキュリティを継承します。これは、事前に定義されたコンテナの使用時に、ユーザーは公開フォルダを作成および公開フォルダを作成アクセス権を自分のロールで使用する必要があることを意味します。ワークスペーステンプレートでこのオプションが有効になっている場合、ユーザーはコンテナの名前を変更できます。
事前に定義されたフォルダは、コンテナへのフルアクセスを持つユーザーが移動または削除できます。事前に定義されたコンテナが削除された場合、新規フォルダダイアログを使用して再追加できます。
カスタムフォルダ
ワークスペースに汎用性を持たせるために、ユーザーはワークスペーステンプレートで定義されたものに加えて、コンテナを作成できます。カスタムフォルダと呼ばれます。これらは、以下の条件を満たすコンテナです。
- ワークスペーステンプレートを使用して作成されていないワークスペースに追加されている。そのワークスペース内のすべてのコンテナは、カスタムフォルダとみなされます。
- ワークスペーステンプレートによって定義されたが、フレキシブルフォルダが現在有効になっていないワークスペースに追加されている。
- ワークスペーステンプレートで定義され、フレキシブルフォルダが現在有効であるが、事前に定義されたコンテナがないフォルダレベルにあるワークスペースに追加されている。前述のフレキシブルフォルダの例を参照してください。
カスタムフォルダの作成には、以下のルールが適用されます。
- ワークスペースのルートレベルにカスタムフォルダを作成するには、ワークスペースへのフルアクセス権、または案件グローバル設定(iManage Control Centerで設定 > グローバルを選択してください)下でのフォルダの作成に必要なアクセス権があり、適切なレベルが有効になっている必要があります。
- タブ内にカスタムフォルダを作成するには、ワークスペースへのフルアクセス権、または案件グローバル設定(iManage Control Centerで設定 > グローバルを選択してください)下でのフォルダの作成に必要なアクセス権があり、適切なレベルが有効になっている必要があります。
- フォルダ(またはサブフォルダ)内にカスタムフォルダを作成するには、ユーザーが親フォルダに対して少なくとも読み取り/書き込みアクセス権を持っている必要があります。
- 公開または閲覧カスタムフォルダを作成するには、ユーザーは公開フォルダを作成を許可するライブラリレベルロールである必要があります(iManage Control Centerで、アクセス > ロールを選択してください)。
- カスタムフォルダは、ワークスペーステンプレート定義フォルダがあるフォルダ内には作成できません。過去の例を使用して、管理フォルダ内にカスタムコンテナを直接作成することはできません。これは、そのレベルには事前に定義されたコンテナがあるためです。ただし、カスタムコンテナは、月次レポートまたは会計フォルダ内に追加できます。これは、そのレベルには、これら向けに事前に定義されたコンテナがないためです。
- ワークスペーステンプレート定義フォルダ内にカスタムフォルダを作成するには、ユーザーが親フォルダに対して少なくとも読み取り/書き込みアクセス権を持っている必要があります。
公開フォルダを作成を許可するライブラリレベルロールである場合、ユーザーは作成するカスタムフォルダのデフォルトセキュリティを変更できます。公開フォルダを作成が許可されていない場合、ユーザーはプライベートフォルダを作成し、特定のユーザーまたはグループにアクセスを許可できます。