Dieser Abschnitt erklärt, wie die Metadaten-Neuablage einer Reihe von Regeln folgt, mit verschiedenen Anwendungsfällen und Beispielen.

Neuablage-zulässige Metadatenfelder

Die Metadaten-Neuablage kann nur die folgenden Metadatenfelder ändern.

  • Klasse
  • Unterklasse
  • Custom1 bis Custom30.

Diese veränderbaren Felder werden als Neuablage-zulässige Metadatenfelder bezeichnet. Alle anderen Felder werden durch Neuablage nicht verändert.

E-Mail-Ausnahmen

Die Neuablage-zulässigen Metadatenfelder custom13 bis custom16 und entweder das Paar custom21 und custom22 oder custom23 und custom24 (erkundigen Sie sich beim Systemadministrator nach der korrekten Paarung) werden in E-Mails verwendet, um die Eigenschaften An, Von, CC, BCC, Sendedatum bzw. Empfangsdatum zu speichern. Für E-Mails werden diese Felder niemals überschrieben, selbst wenn sie bei der Konfiguration zur Neuablage ausgewählt werden. Wenn beispielsweise custom13 für die Neuablage ausgewählt ist, wird es nie in der Metadaten-Neuablage aktualisiert, und somit wird auch das Feld An einer E-Mail nie aktualisiert. Für Dokumente kann das Feld custom13 jedoch überschrieben werden, wenn dies durch andere Neuablageregeln erlaubt ist.

Auswirkung von Neuablage auf Indizierung

Eine Neuablage bewirkt begrenzte Neuindizierung. Diese Neuindizierung umfasst nur die Informationen, die tatsächlich geändert wurden.

Wenn beispielsweise das Feld custom26 eines Dokuments durch ein Neuablage-Ereignis geändert wird, werden die neuen Daten aus dem Feld custom26 in den Index aufgenommen, aber der Rest des Dokuments wird nicht neu indiziert.

Anwendungsfälle für Metadaten-Neuablage

Anwendungsfall

Neuablage-Ergebnis

Ändern von Arbeitsbereich-Metadaten

Wenn die Metadaten eines Arbeitsbereichs geändert werden, werden die Änderungen auf seine Ordner und Dokumente übertragen.

Ändern von Ordner-Metadaten

Wenn die Metadaten eines Ordners geändert werden, werden die Änderungen auf seine Unterordner übertragen.

Verschieben eines Ordners von einem Speicherort zu einem anderen

Wenn ein Ordner verschoben wird, erben der Ordner und sein Inhalt die Metadaten des neuen übergeordneten Ordners.

Verschieben eines Dokuments von einem Speicherort zu einem anderen

Wenn ein Dokument verschoben wird, erbt es die Metadaten des neuen übergeordneten Ordners.

NOTE:

Beim Ändern von Arbeitsbereichs- oder Ordner-Metadaten aktualisiert der Neuablagevorgang von Metadaten alle in Frage kommenden Metadatenfelder für ein Objekt, wenn ein Metadatenereignis ausgelöst wird. Deshalb wird jedes für eine Neuablage in Frage kommende Metadatenfeld aktualisiert, einschließlich der Felder, die sich möglicherweise nicht geändert haben. Wird beispielsweise das Metadatenfeld custom3 für einen Arbeitsbereich geändert, können alle für eine Neuablage in Frage kommenden Felder (möglicherweise custom1 bis custom30) für ein Dokument aktualisiert werden. Dadurch werden die Metadatenfelder des Dokuments mit den Metadatenwerten für den Arbeitsbereich abgeglichen.