Ein Benutzer ist die grundlegende Einheit für den Zugriff auf die Dokumente und Anwendungen von iManage Work. Meistens handelt es sich dabei um eine einzelne Person, es kann aber auch ein Dienstkonto sein, um automatisierte Aufgaben durchzuführen. iManage Work erfordert, dass Benutzer erstellt oder importiert werden. Dies kann manuell, in regelmäßigen Abständen über einen Verzeichnisdienst wie Microsoft Windows Active Directory oder bei der Migration von Benutzern auf ein neues iManage Work-System erfolgen. Der iManage Work-Systemadministrator weist diesen Benutzern dann Rollen zu, fügt Benutzer zu Gruppen hinzu und wendet optional Zugriffsrechte auf einzelne Benutzer an, wenn deren Standardzugriffsrechte geändert werden müssen.

Jede iManage Work-Bibliothek hat ihre eigene Liste verifizierter Benutzer. Um Zugang zu einer Bibliothek zu erhalten, muss ein Benutzer zu jeder Bibliothek einzeln hinzugefügt werden. Der Zugriff eines Benutzers auf Container oder Dokumente innerhalb einer Bibliothek ist durch die folgende kombinatorische Bedingung definiert:

Genehmigungen oder Verweigerungen im Security Policy Manager. Der Sicherheitsrichtlinienmanager (Security Policy Manager - SPM) ist eine optionale iManage-Anwendung, die den Benutzerzugriff auf Systemressourcen, einschließlich iManage Work, verwaltet.
Die Standardsicherheit des Objekts (z. B. öffentlich oder privat oder Ansicht)
Die Zugriffsrechte, die der Benutzer für diese Objekte hat (privat, lesen, lesen/schreiben oder uneingeschränkter Zugriff)
Die Mitgliedschaft des Benutzers in Gruppen.
Die dem Benutzer zugeschriebene Rolle. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzern in iManage Control Center finden Sie unter Benutzer.

Folgende Themen sind verfügbar:

Benutzer anlegen

Benutzer für ein iManage Work-System werden auf eine der folgenden Arten erstellt: Migration, Verzeichnisdienst oder manuell.

Migration

Benutzer können von einer bestehenden Quelldatenbank in eine iManage Work-Installation migriert werden. Dies geschieht typischerweise bei der Ersteinrichtung des iManage Work-Systems, kann aber auch nach einer Übernahme, einer Fusion oder bei einer großen Gruppe neuer Benutzer erfolgen. Dies erfordert die Unterstützung durch Ihren designierten Customer Success Manager (CSM) oder Ihren Implementierungspartner.

Verzeichnisdienst

Benutzer können über ein Unternehmensnetzwerk hinzugefügt werden. Ein Verzeichnisdienst, wie z. B. Active Directory von Microsoft oder der Zugriff auf einen anderen Verzeichnisdienst über Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), kann verwendet werden, um die Benutzerliste und deren Status zu verwalten. Das iManage Work-System stellt Werkzeuge bereit, mit denen die vernetzten Benutzer des Unternehmens regelmäßig als iManage Work-Benutzer synchronisiert werden. Die Werkzeuge und die Synchronisierung werden von dem von Ihnen benannten Kundendienstleiter oder Ihren Implementierungspartnern und den Netzwerkadministratoren des Unternehmens koordiniert.

Mit einem Verzeichnisdienst können Benutzerkonten vom Netzwerkadministrator des Unternehmens verwaltet werden, und iManage Work kann Änderungen erkennen und seine Benutzerliste entsprechend aktualisieren. Dazu gehört das Anlegen, Aktivieren oder Deaktivieren von Benutzern. Deren Status kann automatisch über einen Windows-Dienst des iManage Work-Systems namens DirectorySync importiert werden. Dieser Dienst kann so geplant werden, dass er periodisch ausgeführt wird, z. B. jede Minute, einmal am Tag oder so oft wie nötig. Er synchronisiert die iManage Work-Benutzerliste mit dem verbundenen Verzeichnisdienst. Ihr Benutzerstatus kann auch explizit im iManage Control Center geändert werden. iManage Work speichert keine Passwörter für Benutzer, die über einen Verzeichnisdienst importiert wurden. Ihre Authentifizierung erfolgt über den Identifikationsanbieter ihres Verzeichnisdienstes.

Manuell

Ein iManage Work-Systemadministrator kann einen Benutzer manuell erstellen. Dies kann ein Virtueller Benutzer oder ein Unternehmensbenutzer sein.

Virtuelle Benutzer sind solche, die nicht durch einen Verzeichnisdienst migriert oder erreicht werden konnten. Damit existieren virtuelle Benutzer nur innerhalb von iManage und nicht als Teil des Netzwerkkontos des Unternehmens. Einmal erstellt, können diese Benutzer in Unternehmensbenutzer umgewandelt werden. Solange sie virtuelle Benutzer sind, müssen sie manuell verwaltet werden, z. B. wenn sie ihren Namen ändern oder deaktiviert werden sollen. Der iManage-Systemadministrator kann Benutzer direkt über iManage Control Center hinzufügen, aktivieren oder deaktivieren.
Ein Unternehmensbenutzer wird vom Netzwerk der Organisation verwaltet. Ein virtueller Benutzer, der in einen Unternehmensbenutzer umgewandelt wird, wird bei der nächsten Verzeichnisdienstsynchronisierung in das Netzwerk des Unternehmens assimiliert.

Externe Benutzer

Es handelt sich um einen Benutzer, der in seinem Benutzerprofil als externer Benutzer gekennzeichnet ist. Diese Benutzer können entweder vom Typ virtueller Account oder Unternehmensaccount in iManage Work sein. Ein externer Benutzer hat zunächst keinen Zugriff auf jegliche Container oder Dokumente. Ihnen muss explizit Zugriff auf jedes Objekt gewährt werden. Dies ist für Benutzer gedacht, die zwar Zugriff auf iManage Work haben sollten, aber nur eingeschränkt oder vorübergehend. Dies können zum Beispiel externe Berater, temporäre Mitarbeiter oder Benutzer sein, die nicht zur Domain des Unternehmens gehören.

Externe Benutzer dürfen nicht in reguläre Benutzergruppen oder Rollen integriert werden. Sie dürfen nur in Gruppen, die als externe Gruppen gekennzeichnet sind, oder in Rollen, die als externe Rollen gekennzeichnet sind, integriert werden.

Bevorzugte Bibliothek

Eine bevorzugte Bibliothek ist eine Bibliothek, in der die Konfiguration eines Benutzers gespeichert wird und die seine Standardbibliothek ist. Jeder Benutzer benötigt eine bevorzugte Bibliothek und kann nur eine bevorzugte Bibliothek haben.

Diese Konfiguration wird immer angewendet, auch wenn Benutzer auf eine andere Bibliothek zugreifen. Zu den Konfigurationselementen gehören:

Formulare. Das ist die Liste der sichtbaren Eigenschaften und die Anordnung dieser Eigenschaften in den Dialogfenstern für iManage Work 10-Clients.
Meine Angelegenheiten. Dies ist eine Liste der Angelegenheits-Verknüpfungen, die ein Benutzer erstellt hat oder die er abonniert hat.
Meine Favoriten. Dies ist eine Lesezeichenliste für Dokumente und Speicherorte des Benutzers.
Letzte Angelegenheiten. Dies ist eine Liste der 20 letzten Angelegenheiten, auf die der Benutzer in den letzten 30 Tagen zugegriffen hat
Bevorzugte Sprache.

Als Standardbibliothek wird diese Bibliothek als erste für die Suche verwendet.

Wenn ein Benutzer ein neues Dokument erstellt, wird die im Dialogfenster Neues Dokumentprofil ausgewählte Bibliothek automatisch auf die Bibliothek eingestellt. Gibt der Benutzer im Dialogfeld Neues Dokumentprofil im Feld Autor den Namen eines anderen Benutzers ein, wechselt die ausgewählte Bibliothek automatisch zu der bevorzugten Bibliothek, die dem im Feld Autor genannten Benutzer zugeordnet ist.
Wenn der Benutzer den Suchdialog zum ersten Mal öffnet, wird diese Bibliothek als Ziel für die Suche ausgewählt. Ändert der Benutzer die Zieldatenbank für die Suche, bleibt diese Einstellung so lange gültig, bis der Benutzer sie ausdrücklich ändert.

Rollen, Gruppen und Zugriffsrechte

Benutzern können Rollen zugewiesen werden, die den Satz von Berechtigungen oder Aktionen definieren, die sie vornehmen können. Sie können auch Gruppen zugeordnet werden, die mehrere Benutzer mit einem gemeinsamen Satz von Sicherheitszugriffsebenen verbinden.

Siehe Berechtigungen, Rollen und Gruppen und Sicherheit für weitere Informationen.