Vorlagen

  • Was ist eine Vorlage?
    Mit Vorlagen können Ihre Endbenutzer Arbeitsbereiche mit einer einheitlichen Ordnerstruktur erstellen. Diese Möglichkeit, vordefinierte Ordner mit Hilfe einer Vorlage zu erstellen, wird Flexible Ordner genannt.
  • Welche verschiedenen Arten von Containern können aus einer Vorlage erstellt werden?
    Benutzer können Dokumentordner, Suchordner und Registerkarten-Objekte aus einer Vorlage erstellen. Alle anderen Objekttypen, die von iManage Work unterstützt werden, wie z. B. Kalender, Notiz, Linkliste usw., werden im Control Center nicht berücksichtigt.
  • Kann ich iManage Share Folders aus einer Vorlage erstellen?
    Nein, da nicht jeder Arbeitsbereich die Funktionen zur externen Zusammenarbeit von iManage Share benötigt, können Freigabeordner nicht automatisch mithilfe einer Vorlage erstellt werden.
    Wenn ein Benutzer über die entsprechenden Zugriffsrechte für den Arbeitsbereich verfügt, kann er einen iManage Share-Ordner manuell auf der Root-Ebene im Arbeitsbereich erstellen.
  • Welche Vorlagen werden angezeigt, wenn Benutzer einen Ordner erstellen?

    Die folgende Abbildung veranschaulicht den Arbeitsablauf beim Erstellen von Ordnern aus Vorlagen.

    Abbildung: Regelablauf für Flexible Ordner

    Im Dialogfeld Neuer Ordner werden im Auswahlmenü Vorlagen die im System verfügbaren Vorlagen aufgelistet:

Vorgeschlagene Vorlagen: in der folgenden Reihenfolge

1. Die Vorlage, die zum Erstellen des Arbeitsbereichs verwendet wurde (falls zutreffend), angezeigt durch das Symbol ;
2. Alle Vorlagen, die mit den im Control Center eingestellten Werten für Abgleichfelder übereinstimmen.
Die mit beiden Abgleichfeldern übereinstimmenden Vorlagen werden zuerst aufgeführt, gefolgt von denen, die nur mit einem übereinstimmen.

Andere Vorlagen: Alle anderen Vorlagen im System werden alphabetisch nach Vorlagennamen aufgelistet.

Die Möglichkeit, beliebige Vorlagen auszuwählen, erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, z. B. wenn ein Steueranwalt in einer Konkurssache berät. In diesem Szenario kann der Anwalt eine alternative Vorlage auswählen, um die notwendigen Ordner speziell für seine Arbeit zu erstellen.

Abbildung: Dialogfeld Neuer Ordner mit vorgeschlagenen und anderen Vorlagen

Wenn keine Vorschläge gefunden werden, werden alle verfügbaren Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Abb.: Keine Vorlagenvorschläge

  • Das sind Abgleichfelder?
    Wenn Benutzer einen neuen Ordner in einem Arbeitsbereich erstellen, versucht iManage Work, eine oder mehrere Vorlagen für den Benutzer vorzuschlagen. Diese sind unter Vorgeschlagene Vorlagen aufgeführt, wie in der Abbildung gezeigt: Dialogfeld Neuer Ordner mit vorgeschlagenen und anderen Vorlagen.

    Diese Vorschläge basieren auf den Feldern für den Abgleich der benutzerdefinierten Eigenschaften, die im Control Center festgelegt sind. iManage Work verwendet diese Felder, um die Vorlagen mit den tatsächlichen benutzerdefinierten Metadaten abzugleichen, die auf dem Arbeitsbereich angegeben sind. Diese Abgleichfelder werden im Control Center unter Einstellungen > Global > Vorlagen > Abgleichfelder zum Filtern von Vorlagen.

Abb.: Control Center: Abgleichfeld für Filtervorlageneinstellungen

  • Wie konfiguriere ich die Ordnereigenschaften für Vorlagen so, dass die Eigenschaften des Arbeitsbereichs auf die darin enthaltenen Ordner übertragen werden?
    Die in den Vorlagen definierten Eigenschaften werden automatisch auf den Arbeitsbereich und die aus der Vorlage erstellten Ordner sowie auf alle zu diesen Ordnern hinzugefügten Dokumente angewendet.

    Ordnereigenschaften können im Control Center beim Erstellen der Ordnerstruktur für eine Vorlage konfiguriert werden. Sie können die Eigenschaften mit folgenden Optionen festlegen:
    • Geben Sie die Werte manuell ein oder wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus.
    • Definieren Sie Custom1-12, Custom29 oder Custom30 im Format #CXXALIAS# oder %CXXALIAS%. Wenn z. B. der Wert von Custom1 9999 ist, setzt #C1ALIAS# automatisch die Ordnereigenschaft als 9999 für den Ordner. Sie können nur % als Trennzeichen verwenden, um mit iManage Work Workspace Generator zu arbeiten.

    • Bei in einer Vorlage festgelegten Ordnern besteht die Möglichkeit, die Eigenschaften vom übergeordneten Arbeitsbereich zu übernehmen. Diese Option ist für die Felder Custom1-24 und Custom 29-30 verfügbar.

  • Was passiert, wenn keine Vorlagen in iManage Control Center erstellt wurden?
    Sie können keine Arbeitsbereiche manuell erstellen (aus Work 10 Web oder anderen iManage Work-Clients), ohne vorher mindestens eine Vorlage zu erstellen.
    HINWEIS: Arbeitsbereiche können ohne Vorlage erstellt werden, wenn Sie die iManage Work Universal (REST v2) API oder Dienstprogramme von Drittanbietern verwenden.

  • Wie erstelle ich meinen eigenen Ordner, der nicht an eine Vorlage gebunden ist?
    Benutzerdefinierte Ordner können auf jeglicher Ebene erstellt werden, auf der die Vorlage keine anderen vordefinierten Ordner hat. In diesen Fällen wird den Benutzern das folgende Dialogfenster Neuer Ordner angezeigt.

    Es können auch generische Vorlagen erstellt werden, die keine vordefinierten Ordner enthalten. Wechselt ein Benutzer zu dieser Vorlage und erstellt dann einen neuen Ordner, wird ihm dasselbe Dialogfeld Neuer Ordner angezeigt.
    HINWEIS: Sollte der Benutzer bei der Erstellung eines neuen Ordners versehentlich zu einer Vorlage wechseln, für die keine Ordner definiert sind, wird das Menü zur Auswahl der Vorlage vom Bildschirm entfernt und der Benutzer verliert die Möglichkeit, eine andere Vorlage auszuwählen.

    Zur Abhilfe sollte der Benutzer das Dialogfenster schließen, dann das Dialogfenster Neuer Ordner erneut öffnen und die entsprechende Vorlage auswählen.


    Abb.: Benutzerdefinierter Dialog Neuer Ordner


  • Wie ermöglichen wir es Benutzern, ihre eigenen benutzerdefinierten Ordner auf einer Unterordnerebene zu erstellen?
    Dies ist möglich, wenn keine Unterordner in der Vorlage definiert sind. Wenn Sie z. B. nur Vorlagenordner auf Arbeitsbereichsebene haben, können Benutzer ihre eigenen Unterordner innerhalb der Ordner auf Arbeitsbereichsebene erstellen.
  • Was passiert, wenn eine Vorlage gelöscht wird?
    Keine Arbeitsbereiche oder Ordner, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, sind davon betroffen.
    Beim Erstellen eines neuen Ordners in einem Arbeitsbereich, der die Vorlage verwendet hat, erhalten Sie eine Meldung: Die bisher verwendete Vorlage ist nicht mehr verfügbar. Wählen Sie eine andere Vorlage.
    Sie müssen dann eine alternative Vorlage auswählen, um Ihren Ordner zu erstellen.

  • Was passiert, wenn ein Ordner aus einer Vorlage erstellt und dann gelöscht wird? Was passiert, nachdem der Ordner neu angelegt wurde?
    Der Ordner hat weiterhin den Schlüsselwert des Vorlagenordners. Wenn der Ordner erneut erstellt wird, wird ihm eine andere Ordner-Vorlagen-ID zugewiesen. Der Abgleich erfolgt jedoch für die Ordnernamen des Zielspeichers und der Vorlagenordner erscheint nicht in der Liste, wenn der Ordner am Zielspeicherort bereits existiert.

  • Warum kann ich die E-Mail-Eigenschaften beim Hinzufügen von Dokumentordnern in einer Vorlage nicht sehen?
    Die E-Mail-Eigenschaft für einen Ordner wird nur angezeigt, wenn die Einstellung E-Mail-Domäne in Ihrer iManage Work-Umgebung konfiguriert ist. Für eine lokale Umgebung lesen Sie bitte den Abschnitt Konfigurieren der Eigenschaften des iManage Work Server Service im iManage Work Server-Administrationshandbuch.

Arbeitsbereiche

  • Woher kommt die Sicherheit?
    Die Standardsicherheit und die Zugriffsrechte für Benutzer/Gruppen sind für die Vorlage im Control Center definiert. Standardmäßig werden diese Einstellungen auf den Arbeitsbereich angewendet. Benutzer können jedoch die Sicherheitseinstellungen der Vorlagen in Client-Anwendungen beim Erstellen von Arbeitsbereichen überschreiben.

  • Kann ich Schlüsselwörter wie %C1ALIAS% manuell in meinen Arbeitsbereichsnamen oder meine Beschreibung eingeben und diese lösen lassen?
    Ja, Sie können die Beschreibungseigenschaft festlegen, indem Sie sie im Format #CXXALIAS# oder %CXXALIAS% zum Ausfüllen der Felder Custom1-12, Custom29 oder Custom30 definieren. Wenn beispielsweise der Wert Custom1 9999 ist, setzt %C1ALIAS% die Beschreibung für den Ordner auf 9999.

  • Wie konfiguriert man Eigenschaften, die für Arbeitsbereiche, Ordner, Suchordner und Registerkarten verfügbar sind?
    • Arbeitsbereich: Bearbeiten Sie den Dialog Neues Arbeitsbereichsprofil im iManage-Dialogeditor.
    • Ordner: Bearbeiten Sie den Dialog Neues Profil im iManage-Dialogeditor.
    • Suchordner: Bearbeiten Sie den Suchdialog im iManage Dialog Editor.
    • Registerkarte Keine Konfiguration erforderlich, da Registerkarten keine eigenen Eigenschaften haben.

  • Was passiert, wenn ich einen neuen Vorlagenordner für die Arbeitsbereichserstellung hinzufüge?
    • Da der Arbeitsbereich bereits angelegt ist, wird dieser Ordner als Erforderlicher Ordner behandelt. Wenn ein Benutzer das nächste Mal versucht, einen Ordner im Arbeitsbereich zu erstellen, wird dieser automatisch erstellt.
    • Wenn Sie iManage Work Workspace Generator verwenden, wird dieser neue Ordner das nächste Mal hinzugefügt, sobald Workspace Generator Arbeitsbereiche aktualisiert, die diese Vorlage verwenden. Weitere Informationen finden Sie im iManage Work Workspace Generator-Administrationshandbuch auf iManage Help Center.

  • Wie kann ich feststellen, welche Vorlage zum Erstellen eines Arbeitsbereichs verwendet wurde?
    Um die Vorlage zu ermitteln, die zum Erstellen eines Arbeitsbereichs verwendet wurde, öffnen Sie das Dialogfeld Neuer Ordner. Die Vorlage, mit der der Arbeitsbereich erstellt wurde, ist durch das Symbol gekennzeichnet und wird in der Liste Vorgeschlagene Vorlagen an erster Stelle aufgeführt.

Abbildung: Bestimmung der Vorlage, die zum Erstellen des Arbeitsbereichs verwendet wird

Sie können die Vorlage, die zum Erstellen des Arbeitsbereichs verwendet wurde, auch durch die folgenden API-Aufrufe ermitteln:

Suchen Sie die TemplateID des Arbeitsbereichs in den Eigenschaften der Name-Wert-Paare:

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/workspaces/{workspaceId}/name-value-pairs

Zum Beispiel:

"data": {

"TemplateId": "active!179427"

}

Als nächstes geben Sie die folgende API aus, um eine Liste aller Vorlagen zu erhalten:

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/templates

Suchen Sie in der Liste der ausgegebenen Vorlagen die Vorlage anhand der TemplateID.

iManage Work Workspace Generator

  • Werden die von anderen Anwendungen erstellten Vorlagen von iManage Control Center unterstützt?
    Control Center unterstützt Vorlagen, die in Ihrer Bibliothek vorhanden sind, aber mit anderen Anwendungen erstellt wurden.

  • Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von iManage Work Workspace Generator-Vorlagen?
    Die von Workspace Generator erstellten XML-Vorlagen werden derzeit nicht von Control Center unterstützt.
  • Kann ich iManage Control Center-Vorlagen in iManage Work Workspace Generator verwenden, um Arbeitsbereiche und Ordnerstrukturen zu erstellen?
    Ja. Der iManage Work Workspace Generator erstellt jedoch nur die Ordner, die in den Control Center-Vorlagen als Typ Arbeitsbereich-Erstellung markiert sind. Die restlichen Ordner können bei Bedarf von den Benutzern angelegt werden.
  • Warum sind die Ordner-Präfix/Suffix-Metadaten für die mit iManage Work Workspace Generator erstellten Ordner nicht eingestellt?
    • Überprüfen Sie die Ordnernamen, um sicherzustellen, dass Sie Metadaten in den Ordnernamen verwendet haben. Sie können das global definierte Feld Ordner-Präfix/Suffix nicht auf der Vorlagenebene verwenden.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Trennzeichen für Attribute in den Ordnernamen verwenden. iManage unterstützt die Trennzeichen „%“ und „#“, empfiehlt jedoch „%“.

Tools zur Erstellung von Arbeitsbereichen und Ordnern von Drittanbietern

  • Kann ich Vorlagen mit Arbeitsbereichen verwenden, die mit Tools von Drittanbietern erstellt wurden?
    Ja. Benutzer können jede verfügbare Vorlage auswählen, um Ordner innerhalb eines solchen Arbeitsbereichs zu erstellen.

  • Was ist zu beachten, wenn ein Kunde ein externes Tool zum Ordnen verwendet?
    Für jeden Ordner, der mit einer Vorlage erstellt wird, wird eine FolderTemplateId-Eigenschaft erstellt. Sie wird in der Tabelle PROJECT_NVPS in der Bibliothek gespeichert. Die Eigenschaft FolderTemplateId wird mit der Ordner-ID des Vorlagenordners gekennzeichnet, der zur Erstellung des Ordners verwendet wurde. Wenn ein Kunde ein Tool eines Drittanbieters zum Erstellen von Ordnern verwendet, das auch eine andere FolderTemplateId-Eigenschaft mit einem eigenen Vorlagenwert erstellt, kann es zu einer Namenskollision kommen und zu unvorhersehbaren Ergebnissen entweder im Tool des Drittanbieters oder in den Flexiblen Ordnern führen.
    Wenn ein Benutzer z. B. versucht, einen neuen Unterordner mit dem Control Center zu erstellen, kann ein Fehler auftreten oder die Vorlage wird möglicherweise nicht korrekt angezeigt. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten die Bibliotheken entsprechend aktualisiert werden.