O usuário é a entidade básica para acessar os documentos e os aplicativos do iManage Work. Na maioria das vezes se trata de uma pessoa específica, mas também pode ser uma conta de serviço que executa tarefas automatizadas. O iManage Work requer que os usuários sejam criados ou importados. Isso pode ser feito manualmente, periodicamente por meio de um serviço de diretório como o domínio ativo do Microsoft Windows, ou ao migrar usuários a um novo sistema iManage Work. Em seguida, o administrador de sistemas iManage Work atribui cargos a esses usuários, adiciona usuários a grupos, e opcionalmente aplica direitos de acesso a usuários individuais quando seus direitos de acesso padrão precisam ser modificados.

Cada biblioteca do iManage Work tem a sua própria lista de usuários validados. Para obter acesso a uma biblioteca, o usuário precisa ser adicionado a cada biblioteca individualmente. O acesso de um usuário a contêineres ou documentos contidos em uma biblioteca é definido pela combinação dos fatores a seguir:

Outorgas ou recusas do Security Policy Manager. O Security Policy Manager (SPM) é um aplicativo opcional do iManage que gerencia o acesso dos usuários aos recursos do sistema, incluindo o iManage Work.
A segurança padrão do item (pública, privada ou visualização)
As permissões de acesso outorgadas ao usuário para esses itens (privado, leitura, leitura/gravação ou acesso completo)
Os grupos dos quais o usuário é membro.
O cargo atribuído ao usuário. Para obter mais informações, consulte Funções.

Para mais informações sobre administração de usuários no iManage Control Center, consulte Usuários.

Os seguintes tópicos estão disponíveis:

Criar usuários

Em um sistema iManage Work, os usuários são criados das seguintes formas: Migração, serviço de diretório e manualmente.

Migração

Os usuários são migrados de um banco de dados de origem existente a uma instalação do iManage Work. Isso geralmente acontece durante a configuração inicial do sistema iManage Work, mas também pode ocorrer após uma aquisição, fusão, ou devido a um grande número de usuários novos. Requer a assistência do seu gerente de sucesso do cliente (CSM) ou do seu parceiro de implementação.

Serviço de diretório

É possível adicionar usuários por meio da rede de uma organização. Um serviço de diretório, tal como o Active Directory da Microsoft ou outro serviço de diretório acessado através do Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), pode ser usado para manter a lista de usuários e seus status. O sistema iManage Work fornece as ferramentas que sincronizam periodicamente os usuários da rede da empresa como usuários do iManage Work. As ferramentas e a sincronização são coordenadas entre o seu gerente de atendimento ao cliente designado ou seus parceiros de implementação, e os administradores da rede da sua empresa.

O uso do serviço de diretório permite que as contas de usuário sejam gerenciadas pelo administrador da rede da empresa, e o iManage Work pode detectar mudanças e atualizar a lista de usuários de acordo. Isso inclui a criação, a ativação e a desativação de usuários. O status deles podem ser importados automaticamente através de um serviço do Windows do sistema iManage Work chamado DirectorySync. Esse serviço pode ser programado para ser executado periodicamente, por exemplo: a cada minuto, uma vez por dia ou com a frequência que for necessária. Ele sincroniza a lista de usuários do iManage Work com o serviço de diretório conectado. O status do usuário também pode ser alterado explicitamente no iManage Control Center. O iManage Work não armazena senhas de usuários importados por meio de um serviço de diretório. A autenticação de tais usuários ocorre através do fornecedor de identificação do serviço de diretório dos usuários em questão.

Manualmente

Um administrador do sistema iManage Work pode criar manualmente um usuário. Podendo ser um usuário virtual ou um usuário corporativo.

Usuários virtuais são aqueles que não poderiam ser migrados ou acessados através de um serviço de diretório. Isso significa que um usuário virtual existe apenas no iManage, e não na conta da rede da organização. Uma vez criados, estes usuários podem ser convertidos a usuário corporativo. Na condição de Usuário virtual, eles devem ser gerenciados manualmente, como no caso de mudança de nome ou caso sejam desativados. O administrador do sistema iManage pode adicionar, ativar ou desativar usuários diretamente através do iManage Control Center.
Um usuário corporativo é administrado pela rede da organização. Um Usuário virtual que foi convertido para um usuário corporativo será incorporado a sua rede durante a próxima sincronização do serviço de diretório.

Usuários Externos

É um usuário que foi marcado como usuário externo em seu perfil. Estes usuários podem ter contas do tipo virtual ou corporativa no iManage Work. Os usuários externos não têm acesso inicial a nenhum contêiner ou documento. Eles precisam receber acesso explícito para cada item. Isso é destinado a usuários que precisam de acesso ao iManage Work, mas de forma limitada ou temporária. Por exemplo, podem estar inclusos os consultores externos, funcionários temporários ou usuários que não estão no domínio da organização.

Usuários externos não podem ser incluídos em grupos de usuários ou cargos comuns. Eles só podem ser incluídos em grupos marcados como grupos externos, ou cargos marcados como cargos externos.

Biblioteca preferível

Uma biblioteca preferível é uma biblioteca que armazena uma configuração de usuário e sua biblioteca padrão. É necessário que cada usuário tenha uma biblioteca preferível, e podem ter apenas uma biblioteca preferível.

Esta configuração sempre será utilizado mesmo se os usuários acessarem outra biblioteca. Os itens de configuração incluem:

Formulários. Esta é a lista de propriedades e a disposição dessas propriedades dentro das caixas de diálogo para 10 clientes iManage Work.
Meus Assuntos. Esta é uma lista de Atalhos de Assunto que um usuário criou, ou está cadastrado em.
Meus Favoritos. Esta é a lista de marcadores para documentos e locais do usuário.
Assuntos recentes. Esta é uma lista dos últimos 20 assuntos acessados pelo usuário nos 30 dias anteriores
Preferência da Linguagem.

Como biblioteca padrão, ela será a biblioteca que será usada primeira as pesquisas.

Quando um usuário cria um novo documento, a biblioteca selecionada no diálogo Perfil do Novo Documento automaticamente é definida a biblioteca. Se o usuário inserir um nome diferente ao usuário no campo do Autor no diálogo do Perfil do Novo Documento, a biblioteca selecionada muda automaticamente a biblioteca preferível atribuída ao usuário com nome no campo do Autor.
Quando um usuário abre pela primeira vez o diálogo de Pesquisa, o destino selecionado para a pesquisa será definida a esta biblioteca. Se o usuário muda o banco de dados destino para a pesquisa, esta configuração irá permanecer em vigor até que o usuário mude-o de forma explícita.

Cargos, grupos e direitos de acesso

Os usuários podem ser atribuídos a cargos que definem o conjunto de permissões ou ações que podem realizar. Também podem ser atribuídos a grupos que associam vários usuários a um conjunto comum de níveis de acesso de segurança.

Consulte Privilégios, Funções e Grupos, e Segurança para obter mais informações.