Cómo archivar un correo electrónico
Seleccione un correo electrónico, una convocatoria de reunión o una tarea asignada en Microsoft Outlook y seleccione Archivar > Examinar y archivar en el grupo iManage Work o en el menú del botón derecho del correo electrónico. O bien, seleccione el botón Examinar y archivar en el panel de tareas de Gestión del correo electrónico.
Seleccione una ubicación en el servidor al que está conectado actualmente o en los servidores de iManage Work a los que se ha conectado recientemente en la lista Ubicaciones sugeridas o Ubicaciones recientes, y seleccione Archivar. El correo electrónico se archiva en la ubicación seleccionada.
Búsqueda de la ubicación de archivado deseada:Escriba el nombre de un espacio de trabajo en la barra de búsqueda para buscar un espacio de trabajo de destino y pulse Intro.
NOTA:
El campo de búsqueda permanece habilitado y activo cuando se buscan ubicaciones de archivado en los cuadros de diálogo Seleccionar ubicación de archivado (cuando archiva y envía correos electrónicos), o en Seleccionar ubicación(es) (cuando examina la ubicación de archivado).
El valor por defecto de la opción SearchInterval, que se utiliza para establecer el intervalo (en milisegundos) para la búsqueda automática de los espacios de trabajo se establece ahora en 1000 milisegundos. Esto significa que la búsqueda se realiza tan pronto como transcurre un segundo después de dejar de escribir. Para obtener más información, consulte la opciónSearchInterval de la tabla Opciones del cuadro de diálogo Seleccionar ubicación de archivado de la sección imEmm.config de la Guía de personalización de iManage Work Desktop for Windows.
Para aumentar la precisión de las sugerencias de correo electrónico, a partir de la versión 10.6.0 se muestra ahora un icono de sugerencia y una información sobre la herramienta para indicar que hay sugerencias de archivado alternativas cuando se selecciona una ubicación de archivado para los correos electrónicos.
Figura: Icono de sugerencia e información sobre la herramienta
Seleccione un espacio de trabajo en los resultados de la búsqueda, expanda el nodo y seleccione una carpeta en el espacio de trabajo. O bien, seleccione Buscar espacios de trabajo
y haga clic en Buscar carpetas. Escriba el nombre de una carpeta en la barra de búsqueda y seleccione la carpeta deseada.Para buscar espacios de trabajo y carpetas en una base de datos concreta o en todas las bases de datos disponibles en su organización, seleccione Buscar carpetas
o Buscar espacios de trabajo
, señale la opción Bases de datos y seleccione la base de datos deseada.Puede buscar espacios de trabajo y carpetas en una base de datos concreta o en todas las bases de datos disponibles en su organización para archivar los correos electrónicos en la ubicación deseada. Esta búsqueda dirigida puede ser útil cuando un término de búsqueda puede arrojar una gran cantidad de resultados y, por lo tanto, se desea limitar o centrar la búsqueda y el tiempo que se tarda en realizarla. Seleccione el icono de búsqueda en los cuadros de diálogo Examinar y archivar o Seleccionar ubicaciones de archivado, señale la opción Bases de datos y seleccione la base de datos deseada.
NOTA:
A partir de l versión 10.2.6, puede realizar las siguientes acciones en el cuadro de diálogo Enviar y archivar , Examinar y archivar y en el cuadro de diálogo de archivado de la barra de herramientas de iManage Work:
Añadir o eliminar los encabezados de las columnas mediante el icono de la rueda dentada(
).
Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier columna existente para añadir o eliminar los encabezados de columna por defecto configurados por su administrador.
Reordenar las columnas mediante la función de arrastrar y soltar.
Ordenar los resultados de la búsqueda en orden ascendente o descendente seleccionando los encabezados de las columnas.
Por defecto, verá los siguientes campos en su sugerencia de espacio de trabajo:
Alias Personalizado 1
Alias Personalizado 2
Además, puede añadir los siguientes campos a su sugerencia de espacio de trabajo:
Descripción Personalizado 1
Descripción Personalizado 2
Los cambios realizados se guardarán en su equipo y aparecerán en los tres cuadros de diálogo de archivado y también al archivar correos electrónicos sin conexión.
Archivado en múltiples ubicaciones:
Seleccione la casilla Archivar en múltiples ubicaciones. Haga doble clic en la(s) ubicación(es) deseada(s), o seleccione cada ubicación y, a continuación, seleccione Añadir a ubicaciones de archivado para añadir las ubicaciones a la lista Ubicación(es) de archivado. Seleccione Archivar.
El correo electrónico se archiva en las ubicaciones seleccionadas. Para más información, consulte Archivar un correo electrónico en múltiples ubicaciones.
Para seleccionar la(s) ubicación(es) en el servidor al que está conectado actualmente, seleccione Examinar. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar. Está dividido en dos paneles:
Panel izquierdo: Muestra las opciones Carpetas recientes, Asuntos, Clientes recientes, yMis favoritos.
Panel derecho: Muestra el contenido de la opción seleccionada en el panel izquierdo. Además, se divide en dos paneles: la lista de contenidos y los detalles del elemento seleccionado. Mantenga pulsado el ratón y arrastre hacia la izquierda o la derecha a lo largo de
para ajustar la anchura relativa de los dos paneles.
Encima de los dos paneles aparece un cuadro de búsqueda. Para más información, consulte Buscar Elementos de iManage Work.
Seleccione la opción deseada en el panel izquierdo. Los elementos del contenedor se muestran en el panel derecho.
Seleccione cualquier elemento en el panel derecho para ver sus propiedades, o haga doble clic en el elemento para ver su contenido. Repita el proceso hasta llegar a la carpeta que desee.
(Opcional) Utilice las siguientes opciones para ver/localizar los elementos de iManage Work deseados en la lista de contenidos que aparece en el panel derecho:
Seleccione Asuntos recientes en el panel izquierdo. Seleccione la pestaña Asuntos recientes para ver los asuntos que se han actualizado recientemente. Seleccione la pestaña Mi trabajo para acceder a los asuntos que haya añadido a iManage Work.
Busque los documentos, carpetas, asuntos o clientes deseados en iManage Work. Para más información, consulte Buscar Elementos de iManage Work.
Seleccione atrás
, adelante 
, y un nivel arriba 
para navegar por la lista de contenidos.Seleccione
para ver la ruta del elemento seleccionado en iManage Work. Por ejemplo, el nombre de la base de datos, el cliente, el asunto y la carpeta se muestran como enlaces cuando se selecciona una carpeta. Seleccione cualquier enlace para navegar a la ubicación deseada.Seleccione el botón de alternancia
(ajuste predeterminado) para ver el contenido de la carpeta. El botón cambia a 
.Vea la lista de contenidos utilizando los botones arriba/abajo y la barra de desplazamiento. El número total de elementos se muestra en la parte superior de la lista.
Seleccione los iconos anterior y siguiente al final de la lista de contenidos para navegar a la página deseada. O bien, seleccione el número de página deseado. También se muestra el número de elementos del total de elementos que aparecen en la página actual. Por ejemplo, la siguiente figura muestra que la página 2 enumera de 51 a 99 elementos del total de 99 elementos de la lista de contenidos.
Figura: Paginación
Seleccione Filtros
para limitar la lista de contenidos en función del número de días deseado. Las opciones disponibles son Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Últimos 6 meses, Intervalo de fechas y Todo. Seleccione Hecho para aplicar el filtro y cerrar el panel de filtrado. Para más información, consulte Usar filtros.Seleccione Ocultar detalles
para cerrar el panel que contiene las Propiedades, Vista previa, Versiones (se muestra solo para los documentos), y Archivos adjuntos (se muestra solo para los correos electrónicos con archivos adjuntos), que muestran información sobre el elemento seleccionado en la lista de contenidos (configuración por defecto). El botón cambia a Mostrar detalles 
.
Haga clic en Seleccionar. El correo electrónico se archiva en la carpeta seleccionada en iManage Work y se muestra el icono de archivado. Para más información, consulte Iconos del estado de archivado.
Puede ver los detalles de archivado utilizando el panel Detalles de archivado o las columnas detalles de archivado en la cuadrícula de correo electrónico.