Sending secure attachments
安全な送信オプションは、新規メールの作成、メールへの返信や転送の際に開くメールウィンドウのEMタスクペインで利用できます。それによって、以下のことが可能になります。
- 有効なメールアドレスを持っているユーザーに、添付ファイルの代わりに送信できるファイルリンクを取得します。
- サーバーの添付ファイルサイズの閾値を超えるファイルをリンクとして送信します。
- ファイルのリンクが有効な期間や、受信者が他のユーザーにアクセスを許可するかどうかを指定することで、ファイルへのアクセスを制御することができます。
- アップロードされた文書を送信する前に、iManage Shareでプレビューします。
NOTE:
安全な送信機能を使用するには、iManage Shareを導入し、ユーザーに設定する必要があります。詳しくは、iManage Work 10.2 サーバー インストールガイドのiManage Share Agentのインストールのセクションをご参照ください。
NOTE:
10.2.6以降、iManage Cloudユーザーが安全な送信オプションを利用できるようになりました。また、ファイルのリンクが有効な期間や、受信者が追加のユーザーにアクセスを許可するかどうかを指定することで、ファイルへのアクセスをコントロールすることができます。
- 新しいメールウィンドウを開き、セキュアな添付ファイルを送信したいユーザーのメールIDとメールの件名を入力します。
Secure Send
スライダーを右にドラッグして機能を有効にします。右隅に安全な送信ペインが表示され、デフォルトでは添付資料タブが選択されています。メールの添付ファイルがiManage Shareにアップロードされること、および添付ファイルへのアクセスを制御できることを知らせるメッセージがEMタスクペインに表示されます。NOTE:
iManage Work Desktop for WindowsがiManage DeskSiteまたはiManage FileSiteとの互換モードでインストールされ、iManage Shareプラグインがインストールされている場合は、iManage Shareで送信オプションが表示されます。このオプションは選択しないことをお勧めします。安全な送信機能を使用してください。
添付ファイルを選択し、ファイルを閲覧して、挿入を選択します。ファイルへのHTMLリンクがメールに添付され、文書名とサイズが添付ファイルリストに表示されます。さらにファイルを添付する場合は、この手順を繰り返します。作成した共有フォルダにファイルがアップロードされます。詳細については、iManage Work ヘルプの問題で新しい共有フォルダを作成するのセクションをご参照ください。
ファイルのサイズがサーバーで許可されている制限を超えると、iManage Shareにアップロードするように促されます。NOTE:
添付ファイルサイズのしきい値は、Exchange ServerおよびiManage Work Desktop for Windowsのクライアント設定で設定できます。どちらの設定も、メールの添付ファイルの閾値を決定するために参照されます。設定ファイルの値は、通常、Exchange Server で設定されている値よりも小さくなります。詳細については、iManage Work Desktop for Windows カスタマイズガイドのimEMM.configセクションをご参照ください。
- (任意）
を選択し、リンクのコピーを選択します。あなたや、このリンクを共有している他のユーザーは、このリンクを選択してファイルへのアクセス権を要求することができます。 - (任意) 安全な送信ペインで、設定タブを選択します。
- 有効期限のドロップダウン矢印を選択し、適切な日付を選択します。
- メール受信者へのアクセス制限 チェックボックスをオフにすると、メールの受信者だけでなく、メールを転送されたすべてのユーザーがリンクをダウンロードできるようになります。
NOTE:
iManage Shareサーバーでサポートされ、有効になっていれば、送信する文書に透かしを追加するオプションが利用できます。
- 送信をクリックします。ファイリングロケーションの選択ダイアログボックスが表示されます。メールをファイリングせずに送信する場合はSend Onlyを選択するか、または、場所を選択してSend and Fileを選択します。
ファイルをダウンロードするためのHTMLを添付したメールをユーザーに送信します。
iManage Shareアカウントでセキュアな添付ファイルにアクセスする
iManage Shareのアカウントをお持ちの方は、以下の手順で添付ファイルにアクセスしてください。
- メールに添付されているHTMLを選択します。このページでは、添付ファイルのリストが表示され、共有したユーザーの名前が記載されています。
- アクセス権のリクエストを選択します。
- メールIDを入力し、リンクのリクエストを選択します。iManage Shareのサインインページが表示されます。
- iManage Shareにサインインするための認証情報を入力してください。すべての添付ファイルが表示されます。
- 各添付ファイルを選択してダウンロードするか、すべてをダウンロードする を選択してすべての添付ファイルをダウンロードします。文書がダウンロードされます。
iManage Shareアカウントなしでセキュアな添付ファイルにアクセスする
iManage Shareのアカウントをお持ちでない方は、以下の手順で添付ファイルにアクセスしてください。
- メールに添付されているHTMLを選択します。このページでは、添付ファイルのリストが表示され、共有したユーザーの名前が記載されています。
- アクセス権のリクエストを選択します。
- メールIDを入力し、リンクのリクエストを選択します。お客様のメールにリンクが送られます。
- 選択するダウンロードページを開く。添付ファイルの一覧ページが表示されます。各添付ファイルを選択してダウンロードするか、すべてをダウンロードする を選択してすべての添付ファイルをダウンロードします。文書がダウンロードされます。