概要

カスタムフィールドは、エイリアスをリストアップするカテゴリです。カスタムフィールドはプロファイルフィールドの一種です。具体的に言うと、これはプロファイルフィールドcustom1～custom12、custom29、およびcustom30です。このカスタムフィールドにはそれぞれ、対象のカテゴリのリストを構成するエイリアスと呼ばれるアイテムが含まれています。例えば、管轄というキャプションが付いたcustom3に、テキサス、イリノイ州、オレンジ郡、第五巡回区控訴裁判所などのエイリアスが任意の数含まれているかもしれません。ドキュメント、メール、またはコンテナに管轄の値を持たせなければならない場合、これらのいずれかの値を選ぶ必要があります。

文書、メール、およびコンテナのカテゴリを別けるために、カスタムフィールドおよびエイリアスを使用します。例えば、custom1プロファイルフィールドにクライアント、custom2に案件、custom3に管轄というキャプションを付けたりするかもしれません。一連のカスタムフィールドのエイリアスをドキュメントに適用すると、ドキュメントやその用途を精確に特定できます。例えば、ユーザーはクライアントをMicrosoft、案件をMicrosoft v Enron、管轄をテキサスと指定することで、ドキュメントを検索できます。キャプションの詳細については、キーコンセプト：メタデータを参照してください。

次の内容は、すべてのカスタムフィールドおよびエイリアスに適用されます：

• エイリアスは必要に応じて追加できますが、削除できるのはワークスペースまたはドキュメントへのフィールドの割り当てが解除された場合のみです。
• 各カスタムフィールドにエイリアスを定義する必要があります。
• 作成できるエイリアスの数に制限はありません。
• 異なるカスタムフィールドのエイリアスが重複しても構いません。各カスタムフィールドは他のカスタムフィールドから独立しています。
• custom1/custom2およびcustom29/custom30は特別であり、親/子関係を持っています。custom2およびcustom30エイリアスはどちらも、それぞれcustom1およびcustom29に含まれるエイリアスのサブセットです。つまり、custom1およびcustom29に含まれる各エイリアスは、custom2およびcustom30に含まれる一連のエイリアスを、自身のカスタムフィールドであるかのようにして持っています。例えば、クライアントというキャプションが付いたcustom1が、組織の各クライアントを表す任意の数のエイリアスを持っているかもしれません。クライアントはMicrosoft、Enronや他社のエイリアスを持っているかもしれません。custom2には案件というキャプションが付いているかもしれません。各クライアントエイリアスには、任意の数の案件エイリアスがあり得ます。例の話を進めると、Microsoftというクライアントエイリアスは買収、合併、Microsoft v Apple、Apple v Microsoftなどの複数の案件エイリアスを持っているかもしれません。これらの関係を正確に表すために、選択された親エイリアスに基づいて子の値の選択肢リストを更新するクライアントアプリケーションが多くあります。例えば、ユーザーがクライアントMicrosoftを選択すると、Microsoftに関連する案件だけが案件選択肢リストに表示されます。ユーザーがクライアントEnronを選択すると、Enronに関連する案件だけが案件リストに表示されます。
• すべてのカスタムフィールドのエイリアスは検証されます。つまり、ドキュメント、メールやコンテナのカスタムフィールドに割り当てようとするエイリアスが、すでに対象のカスタムフィールドに存在する必要があります。エイリアスが存在しない、あるいは有効化されていない場合、それを選択できません。多くのクライアントアプリケーションは、有効なカスタムフィールドのエイリアスだけを選択肢リストに表示し、無効なエイリアスを選択できないようにしています。そのエイリアスが後で削除または変更されても、以前の値をすでに持っているアイテムは影響を受けません。

次の各図は、各フィールドがどのように使用、表示されていくのかを示す例です。

カスタムフィールドリストを表示する

利用可能なカスタムフィールドのリストを表示するには、左の制御ペイン内でカスタムフィールドを選択します。カスタムフィールド画面に利用可能なキャプションフィールドが表示されます。キャプション列から項目を選択することで、その項目が編集できます。

カスタムフィールドを検索する

このオプションはリボンバーにあります。この機能を使用してキャプションおよびフィールド名で検索します。

図：検索フィールド

カスタムフィールドのエイリアスを作成

このオプションは以下で利用可能です：

• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。
• クリック可能なリンク：エイリアス列で、カスタムフィールドを選択します。

以下の手順は、上記のいずれかを使用して説明されています

1. カスタムフィールドページで、エイリアスを追加したいカスタムフィールドを右クリックし、<カスタムフィールド>を追加を選択します。<カスタムフィールド>を作成するダイアログボックスが表示されます。

2. 次の詳細を入力します：

   表:「カスタムフィールドを作成」ダイアログボックス

   フィールド	詳細
   エイリアス	このカスタムフィールドのエントリーの名前を指定します。 注：カスタムフィールド作成後にそのエイリアスを変更することはできません。 これは、カスタムフィールドの作成目的をユーザーに示す、カスタムフィールドの説明、つまり意味のある名前です。これにより、ユーザーが組織内のプロジェクトの文書を効果的に管理できるようになります。例えば、場所、部門、会社、クライアント名などになります。 最低の長さ：1 半角英数字：a-z、A-Z、0-9 スペースの使用：いいえ 最大の長さ：32 使用できる標準的な特殊文字：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= ユニコード使用可：はい
   詳細	カスタムフィールドの説明（オプション）を指定します。 カスタムフィールドの目的を説明したり、忘れないようにしたりするために使用します。例えば、カスタムフィールドのエイリアスを「管理ブロック」として作成する場合は、説明は「このカスタムフィールドは管理アクティビティに関係するドキュメントに割り当てることができます」と入力します。 最低の長さ：0 半角英数字：a-z、A-Z、0-9 スペースの使用：はい 最大の長さ：254 使用できる標準的な特殊文字：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= ユニコード使用可：はい
   有効化	カスタムフィールドを有効化するかどうかを指定します。 はいに設定すると、カスタムフィールドが有効になります。 いいえに設定すると、カスタムフィールドが無効になります。これがデフォルトの値です。 有効化されたカスタムフィールドはリストで選択でき、そのカスタムフィールドで使用できます。無効化されたカスタムフィールドは、そのカスタムフィールドに対して選択できません。しかし、すでにその値を使用しているカスタムフィールドは影響を受けず、その値を使用し続けます。
   HIPAA適合	このエイリアスのドキュメントまたはメールを暗号化するかどうかを指定します。 はいに設定すると、文書またはメールが暗号化されます。 いいえに設定すると、文書やメールは暗号化されません。これがデフォルトの値です。ただし、これをいいえに設定している場合でも、他のソースによって文書が暗号化される場合があります。詳細については以下を参照してください。 これは保存データの暗号化と呼ばれ、HIPAAおよび他の米国の規則に準拠しています。この暗号化は、センシティブな情報が意図せず公開、あるいは悪意を持って公開されることがないよう、情報を保護します。次の1つ以上の方式が適用である場合、ドキュメントが暗号化されます。 iManage Workで、保存データの暗号化が有効になっている。 文書クラスでHIPAA適合の暗号化がはいに設定されている。詳細については、クラス / サブクラスを参照してください。 カスタムフィールド（custom1やcustom3など）が文書の暗号化を指定している。 ファイルタイプが文書の暗号化を指定している。詳細については、ファイルタイプを参照してください。 複数の条件に当てはまる場合でも、効果が増えることはありません。

3. 作成を選択します。

キャプションを編集する

このオプションは以下で利用可能です：

• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。

以下の手順は、上記のオプションのいずれかを使用して説明されています：

1. 編集するカスタムフィールドを右クリックし、キャプションを編集を選択します。

2. キャプションを編集します。次の命名規則が適用されます：

   最大の長さ：1	半角英数字：a-z、A-Z、0-9	スペースの使用：いいえ
   最大の長さ：254	標準的な特殊文字の使用：はい	ユニコード使用可：はい

3. 保存を選択します。

カスタムフィールドの詳細を表示する

このオプションは以下で利用可能です：

• リボンバー：カスタムフィールドを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。
• クリック可能なリンク：エイリアス列で、カスタムフィールドを選択します。

前のオプションのいずれかを使用して表示を選択します。

HIPAA暗号化を有効化/無効化

これは、文書の暗号化を指定するオプションです。このオプションはHIPAAおよび他の米国の規則に準拠しており、センシティブな個人情報が意図せず公開、あるいは悪意を持って故意に公開されることがないよう、情報を保護します。

単一カスタムフィールド

このオプションは以下で利用可能です：

• リボンバー：カスタムフィールドを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にある アイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。

例えば、HIPAA適合オプションを有効にするコンテキストメニューオプションを使いましょう。

シナリオ：カスタムフィールド値のHIPAA適合オプションが現在無効になっています（値がいいえに設定されています）

解決策：カスタムフィールドを右クリックし、HIPAA適合をはいに設定します。HIPAA適合オプションがこれで有効化されました。

複数カスタムフィールド

このオプションはリボンバー上で利用できます。カスタムフィールドを選択すると、このオプションがリボンバーに表示されます。

1. 必要なカスタムフィールド隣のチェックボックスを選択してから、リボンバー上でHIPAA適合オプションまたはドロップダウンを選択します。

2. 目的のオプションを選択します。確認メッセージが表示されます。

カスタムフィールドを有効化/無効化する

カスタムフィールドを有効化/無効化することで、iManage Workクライアントアプリケーションにおける表示を切り替えることができます。

単一カスタムフィールド

このオプションは以下で利用可能です：

• リボンバー：カスタムフィールドを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。

上記オプションのいずれかを使用して、特定のカスタムフィールドで以前に設定した値に応じて、有効化または無効化を選択します。確認メッセージボックスは、カスタムフィールドを無効化するときにのみ表示されます。たとえば、カスタムフィールドステータスが有効で、それを無効化したい場合は、確認メッセージボックスが表示されます。操作を確認して続行するか中止します。

複数カスタムフィールド

このオプションはリボンバーにあります。複数のカスタムフィールドの横にあるチェックボックスを選択し、以前に設定した値に応じて有効または無効を選択します。確認メッセージボックスは、カスタムフィールドを無効化するときにのみ表示されます。たとえば、カスタムフィールドのステータスが有効で、それを無効化したい場合は、確認メッセージボックスが表示されます。操作を確認して続行するか中止します。

カスタムフィールドを編集する

編集オプションは以下で利用可能です：

• リボンバー：カスタムフィールドを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。

以下の手順は、上記のオプションのいずれかを使用して説明されています：

1. 値を編集したいカスタムフィールドを選択します。

2. 右クリックして編集を選択します。目的の詳細を更新します。フィールドの詳細については、「表：「カスタムフィールドを作成」ダイアログボックス。

3. 保存を選択します。

カスタムフィールドを削除する

単一カスタムフィールド

削除オプションは次で提供されています：

• リボンバー：カスタムフィールドを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
• ケバブメニュー：各カスタムフィールドの隣にあるアイコンを選択するとこのオプションが表示されます。
• コンテキストメニュー：カスタムフィールドを右クリックするとこのオプションが表示されます。

上記オプションのいずれかを使用して目的のカスタムフィールドを削除します。

複数カスタムフィールド

削除オプションはリボンバーにあります。カスタムフィールドを選択し、削除を選択します。削除確認ボックスが表示されます。削除またはキャンセルのアクションを確定します。