NOTE:

ドキュメントページの操作を実行するには、iManage Control Centerにサインインしているユーザーが、NRTADMINグループのメンバーであるか、Control CenterへのTier 1またはTier 2アクセス権を持つロールに割り当てられている必要があります。許可されている固有の操作の詳細については、ティアを理解するを参照してください。


ドキュメントページでは、さまざまな検索条件を使用してドキュメントを検索し、これらのドキュメントに対して以下のアクションを実行できます。

  • チェックアウトされたドキュメントのロックを解除する。
  • 有効なアクセスを確認オプションを使用して、選択したドキュメントのユーザーアクセス権を確認します。
  • セキュリティオプションを使用して、アクセス制御リスト（ACL）で割り当てられたグループに基づくユーザーアクセス権を確認します。
  • ドキュメントのバージョンを表示します。
  • ドキュメントの履歴を表示します。
  • ドキュメントの詳細を表示します。
  • リンクをコピーするオプションを使用して、1つまたは複数のドキュメントへのリンクをコピーします。

ドキュメントの検索

  1. コンテンツ > ドキュメントを選択します。下図のようにデフォルト検索フィールドのリストが表示されます。

    図：ドキュメントページ

  2. これらの検索フィールドを使用して検索を絞り込み、検索を選択します。

    さらに検索条件を追加するには、検索基準を追加を選択します。

    検索条件を入力すると、値を消去オプションも表示されます。選択すると、入力した検索条件が消去されます。

    上図では、検索基準を非表示オプションが表示されています。

    • 検索条件を非表示にし、ドキュメントリストのみを表示するには、検索条件を非表示を選択します。

    • 検索条件を非表示を選択すると、このオプションが検索条件を表示に変わります。これを選択すると、検索条件リストが表示されます。

      NOTE:

      パフォーマンス上の理由から、検索結果は5000件までに制限されています。検索結果が5000件を超えた場合、条件を追加して検索を絞り込んでください。

      iManage Work Universal（REST v2）APIを使用することで、検索結果が5000件までに制限されることなく検索を実行することもできます。

文書、ワークスペース、ゴミ箱を検索する際に入力する検索フィールドの状態をiManage Control Centerが維持します。検索フィールドを追加・削除する際、設定が自動的に保存され、次回サインインして文書、ワークスペース、またはゴミ箱ページにアクセスする際に、それが表示されます。後の検索時、検索フィールドを覚えたり、選択し直したりする必要がなくなるため、便利です。

ライブラリ毎に、検索フィールドはローカルのブラウザのキャッシュに保存されます。別のブラウザやデバイスに切り替えると、デフォルトの検索フィールドが表示されます。

ドキュメントのロック解除

チェックアウトされたドキュメントとは、ユーザーによる編集のために開かれたドキュメントです。ドキュメントがチェックアウトされると、他のユーザーはそのドキュメントを編集できなくなります。ドキュメントをチェックアウトしたユーザーがiManage Workに変更を保存し、アプリケーションでドキュメントを閉じるまで、ドキュメントはロックされたままです。

ユーザーがファイルを閉じ忘れたり、閉じなかったりした場合、管理者はiManage Control Centerを使用してドキュメントのロックを解除できます。 これにより、他のユーザーがドキュメントを開いて編集できるようになります。

最初にファイルをチェックアウトしたユーザーによる変更は、ローカルに保存されなければなりません。iManage Workでドキュメントの新しいバージョンとして変更を保存することもできます。

チェックアウトされたドキュメントのロックを解除する手順：

  1. iManage Control Centerで、コンテンツ > ドキュメントまで参照します。
  2. 検索条件のリストで、CheckedOutオプションを見つけ、はいを選択します。デフォルトでは、この値は任意に設定されています。
  3. （オプション）チェックアウト実行者に、ドキュメントをチェックアウトしたユーザーの名前を入力します。
  4. （オプション）ドキュメントを検索するため、ドキュメント番号など、他の検索条件を入力します。
  5. 検索を選択します。

  6. 検索結果のリストから、ロックを解除したい、チェックアウトされたドキュメントを見つけます。

  7. ドキュメントを右クリックし、ロック解除を選択します。チェックアウトされたドキュメントの詳細を示すロック解除ダイアログボックスが表示されます。

    図：ロック解除ダイアログボックス

  8. 代理に、ドキュメントのロック解除を要求または許可したユーザーを入力します。
  9. 監査コメントには、このロック解除操作の監査に役立つ情報を入力します。
  10. ドキュメントのロックを解除するには、ロック解除を選択します。

有効なアクセスのチェック

選択したドキュメントのユーザーのアクセス権を確認するには、有効なアクセス権を確認オプションを使用します。すべての権限（デフォルトセキュリティ、アクセス権、グループメンバーシップ、役割機能）を評価します。
以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。

ドキュメントの有効なアクセスを確認するには、上記のオプションのいずれかを使用します。

  1. ドキュメントを右クリックし、有効なアクセスを確認を選択します。次のダイアログボックスが表示されます。
    図：有効なアクセスを確認
  2. ユーザー名またはIDを入力します。提案リストが表示されます。
  3. ユーザーを選択します。選択されたユーザーのドキュメントに対する有効なアクセスが表示されます。

セキュリティの確認

アクセス制御リスト（ACL）で割り当てられたユーザーとグループのアクセス権限を確認するには、セキュリティオプションを使用します。以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。
  1. ドキュメントを右クリックし、セキュリティを選択します。
    ドキュメントのセキュリティ詳細が表示されます。下図は、例を示しています。
    図：セキュリティ

ドキュメントバージョンの表示

ドキュメントバージョンを表示するには、この機能を使用します。以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。

ドキュメントバージョンを表示するには、上記のオプションのいずれかを使用します。バージョンタブでは、バージョン詳細に加えて、以下のフィールドが表示されます。

  • 作成者
  • カスタムフィールド1
  • カスタムフィールド2
  • チェックアウト実行者
  • チェックアウト日
  • 最終編集者
  • 最終編集日

ドキュメント履歴の表示

ドキュメント履歴を表示するには、このオプションを使用します。以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。

ドキュメント履歴を表示するには、上記のオプションのいずれかを使用します。履歴タブには、以下の詳細が表示されます。

  • 日付
  • ユーザー
  • 業務
  • アプリケーション
  • 継続時間
  • 印刷済みページ数
  • 場所
  • コメント

ドキュメント詳細の詳細

このオプションは以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。
  • クリック可能なリンク：ドキュメント番号/バージョン列で、ドキュメントを選択します。

ドキュメント詳細を表示するには、上記のオプションのいずれかを使用します。以下の詳細が見られます：

  • ライブラリ
  • ドキュメント番号
  • バージョン
  • 名前
  • 作成者
  • Class_EN
  • 型
  • オペレーター
  • 場所

ドキュメントリンクのコピー

このオプションは、メールで顧客、パートナーなどとドキュメントリンクを共有する場合に使用します。以下で利用可能です：

  • リボンバー：ドキュメントを選択するとリボンバーにこのオプションが表示されます。
  • ケバブメニュー：各ドキュメントの隣にあるを選択すると、このオプションが表示されます。
  • コンテキストメニュー：ドキュメントを右クリックするとこのオプションが表示されます。

ドキュメントのリンクをクリップボードにコピーするには、上記のオプションのいずれかを使用します。