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Präfixe und Suffixe verstehen

Wenn ein Benutzer einen Arbeitsbereich erstellt, wird er aufgefordert, einen Namen für den Arbeitsbereich einzugeben. Die Ordner- und Unterordnernamen werden zunächst durch die Arbeitsbereichsvorlage definiert.

Die Vorlage kann außerdem ein Präfix oder Suffix für den Namen des Arbeitsbereichs und optional für alle darin erstellten Ordner oder Unterordner festlegen.

Wenn ein Benutzer einen neuen Arbeitsbereich erstellt, der ein Präfix oder Suffix im Namen enthält, muss er keinen Namen manuell eingeben. Das Präfix oder Suffix allein ist ausreichend, um den Arbeitsbereich zu erstellen.

Vorteile

Ein Präfix oder Suffix für den Namen des Arbeitsbereichs in Vorlagen zu definieren bietet folgende Vorteile:

Es erspart den Benutzern die Zeit, bei der Erstellung eines Arbeitsbereichs einen Namen einzugeben.
Es gewährleistet eine einheitliche Namenskonvention für Arbeitsbereiche und ermöglicht es den Benutzern, die Arbeitsbereiche mit Hilfe des Suffixes oder Präfixes schnell zu finden und zu navigieren.

Verwendung von benutzerdefinierten Werten in Präfixen und Suffixen

Das in der Vorlage definierte Präfix oder Suffix kann eine Schriftzeichenfolge sein, wie z. B. (Londoner Büro). Ein Ordner mit dem Namen Verträge würde beispielsweise automatisch wie folgt benannt werden:

Präfix: (Londoner Büro) Verträge
Suffix: Verträge (Londoner Büro)

Das Präfix oder Suffix kann auch mit benutzerdefinierten Werten eingepflegt werden, z. B. mit Aliasen wie custom1 und custom2 (Kunde bzw. Angelegenheit). Alternativ können Sie die Beschreibung für diese benutzerdefinierten Felder verwenden. Jede Kombination der Aliase custom1 bis custom12, custom29 und custom30 oder deren Bezeichnungen können verwendet werden. Zum Beispiel kann der Client und die Angelegenheit als Suffix hinzugefügt werden, um den Zweck des Containers leicht zu identifizieren. Wenn der Ordner Verträge heißt, kann dies wie Verträge (001-1005) aussehen. Es kann als Präfix hinzugefügt werden, wie (001 1005) - Verträge.

Um Suffixe oder Präfixe mit benutzerdefinierten Wert-Aliasen oder Beschreibungen hinzuzufügen, müssen Sie Variablen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Variablenwerte für Namen.

Hinzufügen von Präfixen und Suffixen

Verwenden Sie dies, um ein Präfix oder Suffix zu einem Arbeitsbereichs- oder Ordnernamen hinzuzufügen.

Navigieren Sie im iManage Control Center zur Seite Vorlagen (Einstellungen > Vorlagen).

Wählen Sie eine vorhandene Vorlage in der angezeigten Liste aus.
Wählen Sie , um die Einstellungen der Arbeitsbereichsvorlage zu ändern. Das Dialogfenster Vorlage bearbeiten wird angezeigt.
Abbildung: Dialogfenster Vorlage bearbeiten mit Präfixen und Suffixen
Finden Sie die Optionen Arbeitsbereich-Präfix/-Suffix und Ordner-Präfix/-Suffix.
Für jede Option,
1. Wählen Sie entweder Präfix oder Suffix im Auswahlmenü.
2. Geben Sie den Wert ein:

Wenn es sich um eine Schriftzeichenfolge handelt, geben Sie diese in das Textfeld ein. Geben Sie zum Beispiel (Fusionen) -ein. Wenn der Arbeitsbereich aus dieser Arbeitsbereichsvorlage erstellt wird, wird (Fusionen) - dem Arbeitsbereichsnamen vorangestellt.

Wenn es sich um eine Variable handelt, geben Sie ihren Ausdruck in das Textfeld ein. Der Ausdruck kann auch Zusatztext enthalten. Geben Sie zum Beispiel das Präfix (#C1ALIAS#) -ein. Angenommen, der Alias custom1 ist 001, dann wird beim Erstellen des Arbeitsbereichs aus dieser Arbeitsbereichsvorlage (001) - dem Arbeitsbereichsnamen vorangestellt. Weitere Informationen zur Verwendung von Variablen finden Sie unter Variablenwerte für Namen.

Variable Werte für Namen

Die folgende Tabelle erläutert die Variablenformate für iManage Work-Vorlagen.

Variablenbezeichnung

Format

Beispiele

Kommentare

#attribute#

Gibt den Typ und die zu verwendenden benutzerdefinierten Eigenschaftswerte an.

Format:

#CxALIAS#
#CxDESCR#

Der Ausdruck muss entweder mit dem Zeichen # oder dem Zeichen % umschlossen sein. Kombinieren Sie diese Zeichen nicht, wie z. B. %C1ALIAS#.

Mehrere benutzerdefinierte Werte können gleichzeitig im Präfix/Suffix verwendet werden, z. B. #C1ALIAS#.#C2ALIAS#

Der Ausdruck unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung.

„C“ ist erforderlich.
„x“ ist die Nummer der benutzerdefinierten Eigenschaft, z. B. 1, 2 oder 10.
ALIAS gibt den Alias-Wert einer benutzerdefinierten Eigenschaft an.
DESCR gibt den Beschreibungswert der benutzerdefinierten Eigenschaft an.

Gibt den custom1-Alias an:

#c1alias#

Gibt den custom11-Alias an:

%C11ALIAS%

Gibt die custom1-Beschreibung an:

#c1descr#

Gibt den custom1- und custom2-Alias an:

#C1ALIAS#.#C2ALIAS#

Beispiel-Präfix/-Suffix
0002584.000023

Zusätzlicher Text kann eingefügt werden. Zum Beispiel enthält der Ausdruck (#C1ALIAS#): die beiden Klammern und einen Doppelpunkt.

Der Text ist immer enthalten, auch wenn kein Ausdruck angegeben wird. Die Variable könnte zum Beispiel (Fusionen): lauten.

Falls die angegebene benutzerdefinierte Eigenschaft keinen Wert hat, enthält der angezeigte Wert den angegebenen Text, aber der Ausdruck ist leer. Wenn der Ausdruck zum Beispiel (#C1ALIAS#): ist und custom1 keinen Wert hat, wird dieser Ausdruck als ()aufgelöst:.

Vorlagen- und Ordnereigenschaften - Funktionskompatibilitätsmatrix

In der folgenden Tabelle wird die Kompatibilität der Vorlagen- und Ordnereigenschaften mit den Funktionen iManage Work Workspace Generator-Vorlagen, Arbeitsbereiche und flexible Ordner erläutert.

Eigenschaft	Arbeitsbereich- Erstellung	Arbeitsbereich	Flexible Ordner	Kommentare
Arbeitsbereich-Präfix/-Suffix	Nein	Ja	Nicht zutreffend	Zur Bereitstellung eines Komfortmechanismus für Endbenutzer, die Arbeitsbereiche manuell über das Arbeitsbereichsdialogfeld erstellen. iManage Work Workspace Generator unterstützt dies bereits über die Zuordnungsdatei.
Vorlage Standardsicherheit	Ja	Ja	Nicht zutreffend
Vorlage Sicherheit ACL	Ja	Ja	Nicht zutreffend	Gilt nur für die Arbeitsbereiche, die mit der Vorlage erstellt wurden.
Ordner-Präfix/-Suffix	Nein	Ja	Ja	Zur Bereitstellung eines Komfortmechanismus für Endbenutzer, die Arbeitsbereiche manuell über das Arbeitsbereichsdialogfeld erstellen. iManage Work Workspace Generator unterstützt dies bereits über die Zuordnungsdatei.
Ordner Standardsicherheit	Ja	Ja	Ja
Ordner Sicherheit ACL	Ja	Ja	Ja
Abgleichfeld(er)	Nicht zutreffend	n.v.	Ja	Gilt nur für Flexible Ordner, die mit Vorlagen in iManage Work-Clients erstellt wurden.