Criar uma estrutura de pastas
Os modelos são utilizados para criar espaços de trabalho e definir a sua estrutura. Essa estrutura inclui contêineres, sua hierarquia e nomes.
Criar um modelo envolve duas etapas:
- Definir o modelo básico. Isso define as informações básicas sobre o modelo, tais como nome, aliases de propriedades personalizadas padrão e segurança padrão. Para informações e procedimentos para definir o modelo básico, consulteCriar um modelo.
- Definir a estrutura dos contêineres. Isso define a estrutura dos contêineres, sua hierarquia e os requisitos de criação.
Definir a estrutura dos contêineres
- No iManage Control Center, do painel de controle, selecione Configurações > Modelos.
- Na página de Modelos, selecione um modelo para criar os contêineres no. Os detalhes dos modelos da página aparece.
- Selecione
(Criar) ao lado do nome do modelo. Aparece uma lista de contêineres. Escolha um tipo de contêiner que você queira criar. A caixa de diálogo Criar aparece.
- Insira as informações baseadas nesta seleção:
- Pasta. Essa é uma pasta regular, também denominada pasta Documentos. Ela pode conter pastas e documentos. Consulte Tabela: Pasta
- Pasta de pesquisa. Essa é uma pasta para pesquisas. Quando o usuário abre essa pasta, uma pesquisa é realizada automaticamente e os resultados são exibidos. Consulte Tabela: Pesquisar pasta
- Guia. Uma guia pode ser criada no nível superior de um espaço de trabalho para ajudar a organizar os conteúdos do espaço de trabalho e podem conter apenas pastas. Consulte Tabela: Guia
NOTE:
- Todas as propriedades aparecem na lista suspensaCampos. Para adicionar campos personalizados adicionais, selecione a partir da lista suspensa e selecione Adicionar Campos para adicionar ao formulário.
Para Pastas de pesquisa, podem ser definidos múltiplos valores para Custom1-12, Custom29-30, Classe, Subclasse, Autor e Operador ao selecionar os itens a partir da lista suspensa que aparece quando você começa a digitar os valores. Eles são salvos como valores separados por vírgulas. A pesquisa é realizada com base na condição OR se houver valores múltiplos.
Tabela: Pasta: Insira os seguintes detalhes da Pasta e selecione Salvar.
Propriedade | Sub-propriedade | Descrição |
|---|---|---|
Nome da pasta* (Campo obrigatório) | Nome da pasta. Defina a propriedade do nome inserindo um valor, ou preencha usando | |
Lista suspensa de Tipo de pasta
| Escolha uma das opções a seguir.
| |
Descrição | Insira a descrição da pasta. Defina a propriedade de descrição inserindo o valor, ou preencha usando | |
Permitir que o usuário renomeie esta pasta | Permite que os usuários mudem o nome desta pasta depois de ter sido criada. Padrão: Desabilitada (NÃO) OBSERVAÇÃO: A opção herdada deReter o modelo Prefixo/Sufixo não é mais oferecida. OBSERVAÇÃO: Antes de Outubro de 2021,esta configuração está disponível apenas para pastas que estão definidas comoOpcional ou Necessária. Se uma pasta for configurada para ser criada no momento de criação do espaço de trabalho (usando-se a opção Criação do espaço de trabalho acima), os usuários nunca poderão alterar o nome da pasta. | |
Insira um endereço de e-mail para a pasta, ou marque a caixa de seleção Gerar endereço de e-mail automaticamente para que o iManage Work crie um endereço de e-mail para essa pasta. | ||
Perfil | ||
Herdar todos os valores do espaço de trabalho | Se estiver habilitada, as propriedades herdadas são preenchidas com o valor "%WORKSPACE_VALUE%". | |
Autor | Insira o nome do autor para a pasta. | |
Classe | Insira uma classe para a pasta. | |
Segurança | ||
Segurança padrão | Segurança padrão a ser aplicada na pasta.
Para mais informações, consulte a Segurança padrão. | |
Acesso explícito | Ofereça acesso explícito para determinados usuários ou grupos. |
Tabela: Pasta de pesquisa: Insira os seguintes detalhes da Pasta de Pesquisa e selecione Salvar.
Propriedade | Sub-propriedade | Descrição |
|---|---|---|
Nome da pasta de pesquisa* (Campo obrigatório) | Nome de uma pasta de pesquisa. Defina a propriedade do nome inserindo um valor, ou preencha usando | |
Lista suspensa de Tipo de pasta | Escolha uma das opções a seguir.
| |
Descrição | Insira a descrição da pasta. Defina a propriedade de descrição inserindo o valor, ou preencha usando | |
Permitir que o usuário renomeie esta pasta | OBSERVAÇÃO: Essa configuração está disponível somente para pastas de pesquisa definidas como Opcional ou Obrigatória. Se uma pasta de pesquisa for configurada para ser criada no momento de criação do espaço de trabalho (usando-se a opção Criação do espaço de trabalho acima), os usuários nunca poderão alterar o nome da pasta de pesquisa. Permitir que os usuários alterem o nome desta pasta de pesquisa após ela ter sido criada. Padrão: Desabilitada (NÃO) OBSERVAÇÃO: A opção herdada de Reter o prefixo/sufixo do modelo não é mais oferecida. | |
Critérios de pesquisa | Sub-propriedade | Descrição |
Pesquisar por | Documentos e e-mails | Selecionado por padrão. Pesquise documentos e também e-mails. |
Documentos | Pesquise somente documentos. | |
E-mails | Pesquise somente e-mails. | |
Doc. Número | Insira o número do documento. Selecione a opção relevante na lista suspensa a seguir:
| |
Versão | Insira a versão do documento. Selecione a opção relevante na lista suspensa a seguir: | |
Descrição | Insira a descrição de um documento ou e-mail. | |
Herdar todos os valores do espaço de trabalho | Padrão: Desabilitado. Se estiver habilitada, as propriedades herdadas são preenchidas com o valor "%WORKSPACE_VALUE%". | |
Autor | Insira o nome de um autor para a pasta. As variáveis %USERID%, %MYEMAIL% e %MYFULLNAME% também são suportadas, para preencher o ID do usuário atual, endereço de e-mail e nome completo respectivamente. | |
Classe | Insira uma classe para a pasta. | |
Operador | Insira um operador para esta pasta. As variáveis %USERID%, %MYEMAIL% e %MYFULLNAME% também são suportadas, para preencher o ID do usuário atual, endereço de e-mail e nome completo respectivamente. | |
Procurar | Lista suspensa de Local | Pesquise conteúdo no local escolhido. |
Lista suspensa de Idioma | Pesquise conteúdo no idioma escolhido. | |
Segurança | Descrição | |
Segurança padrão | Segurança padrão a ser aplicada na pasta.
Para mais informações, consulte a Segurança padrão. | |
Acesso explícito | Pesquise ou insira o nome do usuário ou do grupo para fornecer acesso explícito. |
Tabela: Guia: Insira os seguinte detalhes da guia e selecione Salvar.
Propriedade | Sub-propriedade | Descrição |
|---|---|---|
Nome da guia* (Campo obrigatório) | Nome da guia. | |
Lista suspensa de Tipo de pasta | Escolha uma das opções a seguir.
| |
Descrição | Informações adicionais sobre a pasta. Defina a propriedade de descrição inserindo o valor, ou preencha usando | |
Permitir que o usuário renomeie esta pasta | OBSERVAÇÃO: Essa configuração está disponível somente para guias definidas como Opcional ou Obrigatória. Se uma guia for configurada para ser criada no momento de criação do espaço de trabalho (usando-se a opção Criação do espaço de trabalho acima), os usuários nunca poderão alterar o nome da guia. Permitir que os usuários alterem o nome desta guia após ela ter sido criada. Padrão: Desabilitada (NÃO) OBSERVAÇÃO: A opção herdada de Reter o prefixo/sufixo do modelo não é mais oferecida. | |
Segurança | Descrição | |
Segurança padrão |
Para mais informações, consulte a segurança Padrão. | |
Acesso explícito | Ofereça acesso explícito para determinados usuários ou grupos. |
A pasta e suas propriedades são adicionadas ao modelo. De forma semelhante, você pode adicionar mais pastas e/ou subpastas ao modelo e criar uma estrutura de pasta segundo suas necessidades de negócios.