Modelos

  • O que é um modelo?
    Os modelos permitem que os seus usuários finais criem espaços de trabalho com uma estrutura de pastas consistente. Esse recurso de criar pastas predefinidas usando um modelo é denominado Pastas flexíveis.
  • Qual são os diferentes tipos de contêineres que podem ser criados de um modelo?
    Usuários podem criar Pastas de Documento, Pesquisar Pastas e Objetos de registro de um modelo. Todos os outros tipos de objetos que são compatíveis com o iManage Work, como Calendário, Notas, Lista de links, etc., não são considerados no Control Center.
  • É possível criar pastas do iManage Share a partir de um modelo?
    Não. Dado que não todos os espaços de trabalho precisam dos recursos de colaboração externa do iManage Share, as pastas do Share não podem ser criadas automaticamente por meio de um modelo.
    Se um usuário tem as permissões de acesso adequadas para o espaço de trabalho, ele pode criar uma pasta do iManage Share manualmente no nível raiz do espaço de trabalho.
  • Quais modelos são exibidos quando os usuários criam uma pasta?

    A figura a seguir mostra o fluxo de trabalho utilizado ao se criar pastas a partir de modelos.

    Figura: Fluxo de trabalho das regras de Pastas flexíveis

    Na caixa de diálogo Nova pasta, o menu de seleção de Modelos lista os modelos disponíveis no sistema.

Modelos sugeridos: na ordem seguinte:

1. O modelo usado para criar o espaço de trabalho (caso aplicável), indicado pelo ícone,
2. Todos os modelos que correspondem aos valores dos Campos de correspondência conforme definidos no Control Center.
Modelos que correspondem ambos os campos são listados primeiro, seguido por aqueles que correspondem apenas um.

Outros modelos: todos os outros modelos no sistema são listados em ordem alfabética por nome do modelo.

A possibilidade de selecionar quaisquer modelos facilita a colaboração entre departamentos, por exemplo quando um advogado tributarista fornece aconselhamento sobre um assunto de falência. Nesse contexto, o advogado pode selecionar um modelo alternativo para criar as pastas necessárias específicas do seu trabalho.

Caixa de diálogo Nova pasta mostrando modelos sugeridos e outros

Se não forem encontradas sugestões, todos os modelos disponíveis serão exibidos em ordem alfabética.

Figura: Nenhum modelo sugerido

  • O que são os Campos de correspondência?
    Quando os usuários criam uma nova pasta em um espaço de trabalho, o iManage Work tenta sugerir um ou mais modelos ao usuário. Eles são listados em Modelos sugeridos, conforme mostrado na Figura: Caixa de diálogo Nova pasta mostrando modelos sugeridos e outros.

    Essas sugestões são baseadas nos campos de correspondência das propriedades personalizadas, definidos no Control Center. O iManage Work usa esses campos para fazer corresponder os modelos com os metadados personalizados efetivos definidos no espaço de trabalho. Esses campos de correspondência são configurados no Control Center, em Configurações > Globais > Modelos > Campos de correspondência para filtrar modelos.

Figura: Control Center: Configurações de campos de correspondência para filtrar modelos

  • Como eu configuro as propriedades de pasta para os modelos para que as propriedades de espaço de trabalho estejam propagadas para as pastas dentro dela?
    As propriedades definidas nos modelos são automaticamente aplicadas ao espaço de trabalho e pastas criadas do modelo, assim como qualquer documento adicionada a essas pastas.

    As propriedades da pasta podem ser configuradas no Centro de Controle ao criar a estrutura da pasta para um template. Você pode definir as propriedades usando qualquer umas das opções a seguir:
    • Insira os valores manualmente e selecione de acordo com a lista drop-down.
    • Defina Custom1-12, Custom29, ou Custom30 no formato #CXXALIAS# ou %CXXALIAS%. Por exemplo, se o valor Custom1 é 9999, #C1ALIAS# defina automaticamente a propriedade da pasta como 9999 para a pasta. Você pode utilizar apenas % como um delimitador para trabalhar com o iManage Work Workspace Generator.

    • Para pastas definidas em um template, você tem a opção de herdar as propriedades do espaço trabalho principal. Essa opção está disponível para os campos Custom1-24 e Custom 29-30.

  • O que acontece se nenhum modelo tiver sido criado no iManage Control Center?
    Não é possível criar espaços de trabalho manualmente (com o Work 10 Web ou outros clientes do iManage Work) sem primeiro criar pelo menos um modelo.
    OBSERVAÇÃO: É possível criar espaços de trabalho sem um modelo por meio da Universal API (REST v2) do iManage Work ou outros utilitários de terceiros.

  • Como eu crio minha própria pasta que não está vinculada a um modelo?
    pastas personalizadas podem ser criadas em um nível onde os modelos não têm nenhuma outra pasta predefinida. Nesses casos, usuários serão apresentados com o seguinte diálogo da Nova Pasta.

    Um modelo genérico também pode ser criado onde não possui pastas predefinidas. Quando um usuário muda para esse modelo, e depois cria uma nova pasta, eles são apresentados com a mesmo diálogo da Nova Pasta.
    OBSERVAÇÃO: Ao criar uma nova pasta, se por engano o usuário muda para um modelo que não tem nenhuma pasta definida, o menu de seleção do Modelo é removido da tela e o usuário perde a capacidade de selecionar um modelo diferente.

    Como uma solução alternativa, o usuário deve encerrar o diálogo, depois reabrir o diálogo da Nova Pasta novamente e escolher o modelo adequado.


    Figura: Personalize o diálogo da Nova Pasta


  • Como permitimos que os usuários criem suas próprias pastas personalizadas em um nível de subpasta?
    Isso ocorre se nenhuma subpasta estão definidas no template. Por exemplo, se você apenas tem pastas de modelo no nível de espaço de trabalho, usuários conseguem criar suas próprias subpastas dentro das pastas do nível de espaço de trabalho.
  • O que acontece quando um modelo é excluído?
    Os espaços de trabalho e as pastas criados com o modelo não serão afetados.
    Ao criar uma nova pasta em um espaço de trabalho que utilizou o modelo, você receberá esta mensagem: O modelo usado anteriormente não está mais disponível. Escolha outro modelo.
    Você deverá então selecionar um modelo alternativo para criar a sua pasta.

  • O que acontece quando uma pasta é criada a partir de um modelo, e em seguida é excluída? O que acontece depois que a pasta for criada de novo?
    A pasta continua tendo o valor da chave da pasta de modelo da qual ela foi criada. Quando a pasta é criada novamente, um ID de modelo da pasta diferente é atribuída. No entanto, a correspondência é realizada para os nomes da pasta do local de destino e a pasta de modelo não aparece na lista se a pasta já existe no local de destino.

  • Por que eu não consigo ver a propriedade de e-mail ao adicionar Pasta de Documento em um modelo?
    A propriedade de e-mail para uma pasta é exibida apenas se a configuração de Domínioe-mail é configurado no ambiente do seu iManage Work. Por um ambiente local, consulte a seção de Propriedades de Serviço de Configuração do iManage Work Server na Guia de Administração do iManage Work Server.

Espaços de trabalho

  • De onde vem a segurança?
    A segurança do padrão e direitos de acesso em grupo/usuário são definidas ao modelo no Centro de Controle. Por padrão, essas configurações são aplicadas ao espaço de trabalho. Entretanto, usuários podem anular as seguranças de segurança do modelo nas aplicações do cliente ao criar espaços de trabalho.

  • Eu posso de forma manual em palavras-chaves como %C1ALIAS% no nome do meu espaço de trabalho ou descrição e resolvê-los?
    Sim, você pode configurar a propriedade da descrição definindo-a no formato #CXXALIAS# ou %CXXALIAS% para preencher os campos Custom1-12, Custom29, ou Custom30. Por exemplo, se o valor Custom1 is 9999, %C1ALIAS% defina a descrição como 9999 para a pasta.

  • Como configuramos as Propriedades que estão disponíveis para o Espaço de Trabalho, Pasta, Pasta de Pesquisa e Guia?
    • Espaço de trabalho: Edite o Novo Diálogo de Perfil do Espaço de Trabalho no Editor de Diálogo do iManage.
    • Pasta: Edite o Novo Diálogo de Perfil no Editor de Diálogo do iManage.
    • Pasta de pesquisa: Edite o Diálogo de Pesquisa no Editor de Diálogo do iManage.
    • Guia: Nenhuma configuração exigida, poias as guias não tem propriedades.

  • O que acontece se eu adicionar uma nova pasta de modelo configurada para criação do espaço de trabalho?
    • Se o espaço de trabalho já está criado, a nova pasta é tratada como uma pasta obrigatória. Na próxima vez que um usuário tentar criar uma pasta no espaço de trabalho, ela será criada automaticamente.
    • Caso utilize o iManage Work Workspace Generator, a nova pasta é adicionada na próxima vez que o Gerador de Espaço de Trabalho atualiza os espaços de trabalho que usa o modelo. Para mais informações, consulte o Guia de Administração do iManage Work Workspace Generator no Centro de Ajuda do iManage.

  • Como faço para determinar qual modelo foi utilizado para criar um espaço de trabalho?
    Para identificar o modelo utilizado para criar um espaço de trabalho, abra o diálogo Nova pasta. O modelo usado para criar o espaço de trabalho é indicado pelo o ícone, e está listado primeiro na lista de Modelos Sugeridos.

Figura: Determinar o modelo utilizado para criar o espaço de trabalho

Você também pode determinar o modelo utilizado para criar o espaço de trabalho emitindo as seguintes chamadas à API:

Localizar a TemplateID no espaço de trabalho nas propriedades de pares nome-valor:

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/workspaces/{workspaceId}/name-value-pairs

Por exemplo:

"data": {

"TemplateId": "active!179427"

}

Em seguida, emita a seguinte chamada à API para obter a lista de todos os modelos:

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/templates

Na lista de modelos retornada, localize o modelo com base na TemplateID.

iManage Work Workspace Generator

  • Os modelos são criados por outras aplicações suportadas pelo iManage Control Center?
    O Centro de Controle suporta modelos que existem em sua biblioteca, porém foram criadas usando outras aplicações.

  • Há limites de usar os modelos de iManage Work Workspace Generator
    Os modelos XML criadas pelo Gerador do Espaço de Trabalho Work atualmente não são suportados pelo Centro de Controle.
  • Eu posso usar os modelos do iManage Control Center do iManage no iManage Work Workspace Generator para criar espaços de trabalho e estrutura de pasta?
    Yes. No entanto, o iManage Work Workspace Generator cria apenas aquelas pastas que são marcadas como Criação do Tipo Espaço de Trabalho nos modelos do Centro de Controle. As pastas restantes podem ser criadas pelos usuários quando são necessárias.
  • Por que os metadados da pasta prefixo/sufixo não configurados para as pastas criadas usando iManage Work Workspace Generator?
    • Verifique os nomes da pasta para garantir que você usou metadados nos nomes da pasta, você não pode usar o campo Prefixo/Sufixo pasta definido de forma global no nível de modelo.
    • Verifique que você está usando o delimitador correto para atributo nos nomes da pasta. iManage apoia delimitadores "%" e "#", porém recomenda "%".

Espaço de trabalho de terceiros e ferramentas de criação de pasta

  • Eu posso usar modelos com espaços de trabalho que foram criados usando ferramentas de terceiro?
    Sim. Os usuários poderão selecionar qualquer modelo disponível para criar pastas dentro de um espaço de trabalho desse tipo.

  • Quais os cuidados que devem ser tomados se um cliente estiver usando uma ferramenta de terceiros para criação de pastas?
    Para cada pasta criada usando um modelo, umapropriedade FolderTemplateId é criada. É armazenado na tabela PROJECT_NVPS na biblioteca. A propriedade FolderTemplateId é marcado com o ID da pasta da pasta do modelo usado para criar a pasta. Se um cliente estiver usando uma ferramenta de criação de pasta que também cria outra propriedade FolderTemplateId com seu próprio valor do modelo, uma colisão de nomes podem ocorrer e causar resultados imprevisíveis em ferramentas de terceiros ou Pastas Flexíveis.
    Por exemplo, quando um usuário tenta criar uma nova sub pasta usando o Centro de Controle, um erro pode ocorrer ou o modelo pode não ser exibido corretamente. Para evitar esse problema, bibliotecas devem ser atualizados adequadamente.