Tipos de arquivos
NOTE:
Para realizar operações nessa página, o usuário deve ser um membro do grupo NRTADMIN, ou estar atribuído a uma função com acesso Nível 2 para o Centro de Controle. Para obter mais informações sobre as operações específicas permitidas, consulte Entender os níveis.
O sistema iManage Work pode abrir, ler e modificar muitos tipos de documentos. Isso inclui tipos de arquivo comuns, como documentos docx do Microsoft Word, planilhas xlsx do Excel, juntamente com tipos de documentos menos comuns, e até mesmo tipos de documentos personalizados, como um formato de propriedade da organização.
Para associar um tipo de documento a um aplicativo que possa lê-lo, dois recursos atuam em colaboração: tipos de arquivo e manipuladores de arquivos.
- Os tipos de arquivo define listas de tipos de documentos baseados na extensão de sua aplicação. Isso se refere a sufixo dos documentos como documentos do Microsoft Word em docx, ou documentos Adobe Acrobat em pdf.
- Os manipuladores de arquivos definem listas de aplicativos que podem abrir tipos de arquivo especificados. Isso associa um aplicativo, como o Microsoft Word, a um tipo de arquivo, como .docx.
O exemplo a seguir define um documento .docx do Word como sendo associado ao aplicativo Microsoft Word. A exibição mostra a associação de um tipo de arquivo ao manipulador de arquivos correspondente para um documento .docx do Word.
No recurso “tipo de arquivo”, a extensão do aplicativo, DOCX, na etapa 1, é atribuída ao Alias do WORDX, na etapa 2.
O recurso “manipulador de arquivos” conclui a atribuição ao efetuar a associação do tipo, WORDX, na etapa 3, como sendo a mesma do alias do tipo de arquivo da etapa 2. O aplicativo é especificado no Local, na etapa 4.
Os dois recursos permitem que o aplicativo abra o tipo de documento em questão. Por exemplo, depois que o tipo de arquivo e manipulador de arquivo é definido, selecionando um documento docx dentro do iManage Work exibe o documento na janela de visualização. Esse sistema não se aplica à edição de documentos com o iManage Work For Windows. Nesse caso, uma vez realizado o check-out do documento, a edição é efetuada no computador com Microsoft Windows do usuário e conforme a governança de manuseio de documentos do Windows.
É possível atribuir mais de um tipo de arquivo para ser aberto pelo Microsoft Word. Cada tipo de arquivo requer duas entradas separadas. Por exemplo, é possível atribuir um alias do Word2007 ao tipo de documento .doc. A um arquivo de texto cujo tipo de documento é .txt pode ser atribuído um alias de TEXT. Em cada caso, é necessário um manipulador de arquivos separado. Os tipos de arquivo também podem ser associados a mais de um aplicativo. Por exemplo, o tipo de arquivo txt pode ser associado ao Microsoft Word e ao Notepad.exe do Windows. No entanto, um desses manipuladores de arquivos deve ser marcado como o aplicativo principal. Para mais informações sobre como mapear tipos de documentos a mesma aplicação, consulte Mapeando diversos tipos de arquivo a uma aplicação.
Na página de tipos de arquivo, você visualizará uma tabela que exibe informações sobre todos os tipos de arquivo junto com seus valores metadados. Aqui, você pode realizar o seguinte:
- Pesquise o tipo de arquivo exigido utilizando o Search campo.
- Filter pelo HIPAA Compatível ou Campos de Extensão do Aplicativo.
- Adicione um tipo de arquivo usando o recurso Adicione o Tipo de Arquivo.
- Edite valores metadados de um tipo de arquivo particular recurso Editar.
- Ativar ou desativar HIPAA compatível para tipos de arquivos únicos ou múltiplos utilizando o recurso HIPAA compatível.
- Delete tipos de arquivos únicos ou múltiplos usando o recurso Deletar.
- Visualize detalhes de um tipo de arquivo utilizando o recurso Visualização.
Pesquisar por tipos de arquivo
Na barra de opções, você verá a seguinte opção Pesquisa que você pode utilizar para pesquisar por Apelido e Descrição.
Figura: Campo de pesquisa
Filtrar tipos de arquivo
Opção | Sub-opção | Descrição |
|---|---|---|
Conformidade com a HIPAA |
| Escolha sim para listar os tipos de arquivos com o valor definido para Sim e vice-versa. |
Extensão do aplicativo | NA | Insira o nome da extensão do Aplicativo ou qualquer palavra-chave que corresponda o nome da extensão do Aplicativo, e clique Aplicar. Os valores filtrados são exibidos na tela. Por exemplo, para filtrar todas as ocorrências da |
Adicionar um tipo de arquivo
- Selecione +Adicionar Tipo de Arquivo. A caixa de diálogo Adicione Tipos de Arquivo aparece.
- Entre com as seguintes informações e selecione Salvar. Um novo tipo de arquivo é adicionado a Biblioteca.
Tabela: Metadados do tipo de Arquivo
Campo | Descrição |
|---|---|
Alias | Especifica o nome pelo qual os documentos desse tipo são identificados. Esse nome deve corresponder ao valor de Tipo de um manipulador de arquivos.
|
Descrição | Especifica a descrição do tipo de arquivo. |
Extensão de DMS | Especifica a extensão do nome de arquivo que o iManage utiliza para armazenar documentos desse tipo. O valor padrão é %V. Caso %V seja inserido como extensão de DMS, o iManage utiliza o número da versão do documento como a extensão do nome do arquivo. Por exemplo, se o número do documento é 157, a versão do documento é 2, iManage armazenará o arquivo como 157.2. Para mais informações, consulte os Tipos de Documento Padrão no Guia de Administração do iManage Work Server. A extensão DMS pode não ser necessária, dependendo do ambiente do iManage Work. Para mais informações, consulte o administrador de sistema do seu iManage Work. |
Extensão do aplicativo | Especifica a extensão que o iManage deve adicionar ao nome do arquivo para o documento em questão quando este é exportado, submetido a check-out, enviado por e-mail ou baixado. O iManage recomenda definir a extensão do aplicativo para um tipo de arquivo como a extensão reconhecida pelo aplicativo atribuído ao documento. Por exemplo, use DOCX para um documento do Word. Você pode usar a mesma extensão para vários tipos de arquivos. |
Conformidade com a HIPAA | Especifica a criptografia do documento desse tipo de arquivo. Se estiver definido como Sim, o documento será criptografado. Se estiver definido como Não, o documento não será criptografado. No entanto, veja abaixo para obter informações adicionais. Este último é o valor padrão. Veja abaixo para obter informações adicionais. Isso é chamado dados com criptografia em repouso e é compatível com o HIPAA e outros estatutos Americanos. Essa criptografia protege informações confidenciais da divulgação acidental ou injustas. Um documento será criptografado se pelo menos um dos seguintes métodos for aplicado.
Se mais de uma condição for aplicável, não haverá efeitos adicionais. |
Editar um tipo de arquivo
Esta opção está disponível em:
- barra de opções (selecione os tipos de arquivo para visualizar essa opção na barra de opções)
- menu de três pontos (clique no
ícone adjacente para cada tipo de arquivo) - menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Utilize uma das opções anteriores e selecione Editar. O diálogo <item-id> Editar aparece. Exibe os detalhes listados na tabela metadados de tipo de Arquivo.
Habilitar/desabilitar a opção de conformidade com a HIPAA
Tipo de arquivo único
Esta opção está disponível em:
- barra de fita (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
- kebab menu (clique no ícone adjacente para cada tipo de arquivo)
- menu de contexto (passe o mouse em um tipo de arquivo, e clique com o botão direito do mouse para visualizar essa opção)
Por exemplo, vamos utilizar a opção do menu de contexto para ativar a opção em conformidade em HIPAA.
Cenário: Uma opção em conformidade com o HIPAA do tipo de arquivo é desativado (o valor é definido como NÃO)
Solução: Clique com o botão direito em um tipo de arquivo e selecione Ativar conformidade com HIPAA. A opção de conformidade com HIPAA para o tipo de arquivo é ativado. O valor atualizado automaticamente reflete na tabela para o tipo de arquivo.
Tipos de arquivos múltiplos
Essa opção está disponível na barra de opções quando você seleciona os tipos de arquivo.
- Selecione tipos de arquivos. Você visualizará a lista drop-down com Conformidade com HIPAA no barra de fita, selecione para listar opções Sim e Não.
- Selecione a opção necessária. Uma mensagem de confirmação é exibida. Leia e confirme a ação. O valor atualizado é refletido na tabela para todos os tipos de arquivo selecionados.
NOTE:
- Para modificar o valor do Conformidade com HIPAA para mais tipos de arquivo, repetir as etapas nessa seção.
- Se você quiser modificar o valor da Conformidade com HIPAA de um único tipo de arquivo, você pode fazer isso seguindo as informações fornecidas na seção anterior.
Exclusão de tipos de arquivos
Tipo de arquivo único
Esta opção está disponível em:
- barra de fita (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
- menu de três pontos (clique no ícone adjacente para cada tipo de arquivo)
- menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Use uma das opções anteriores e selecione Excluir. Confirme a ação para continuar ou abortar.
NOTE:
A falha na transação dos Bancos de dados; consulte o Administrador a mensagem de erro aparece se a classe que você está tentando deletar ainda está em uso por qualquer outro objeto.
Tipos de arquivos múltiplos
Essa opção está disponível na barra de opções quando você seleciona os tipos de arquivo.
- Selecione os tipos de na barra de opções e selecione Deletar.
Confirme a ação para continuar ou abortar.
NOTE:
Em caso de erros, a mensagem de erro é exibida. Você pode visualizar ou baixar as mensagens usando a opção Baixar como CSV.
Visualizar detalhes do tipo de arquivo
Esta opção está disponível em:
- barra de fita (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
- menu de três pontos (clique no ícone adjacente para cada tipo de arquivo)
- menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Utilize uma das opções anteriores e selecione Visualização. A <File_Type_ID> página abre. Detalhes dos tipos de arquivos selecionados são exibidas.
NOTE:
Utilize o botão Editar para editar os valores metadados exceto o Apelido.