Envío seguro de archivos adjuntos

La opción de Envío seguro está disponible en el panel de tareas EM en la ventana de correo electrónico que se abre cuando redacta nuevos correos electrónicos, o responde o reenvía correos electrónicos. Esta opción permite:

• Obtener el enlace del archivo que se puede enviar en lugar de un archivo adjunto a cualquier usuario que tenga una dirección de correo electrónico válida.

• Enviar archivos que superen la capacidad de tamaño de archivo adjunto del servidor como enlaces.

• Controlar el acceso al archivo especificando la duración para la cual el enlace del archivo está activo, y si los destinatarios pueden proporcionar acceso a usuarios adicionales.

• Obtener una vista previa del documento cargado en iManage Share antes de enviarlo.

1. Abra una nueva ventana de correo electrónico, introduzca el ID de correo electrónico de los usuarios a los que desea enviar de manera segura el archivo adjunto y el asunto del correo electrónico.

2. Arrastre el control deslizante Envío seguro hacia la derecha para habilitar la función. El panel de Envío seguro se muestra en la esquina derecha con la pestaña Archivos adjuntos seleccionada por defecto. Se muestra un mensaje en el panel de tareas de EM que le informa que los archivos adjuntos de correo electrónico se cargarán en iManage Share y que puede controlar el acceso a los archivos adjuntos.

   NOTA:

   Si iManage Work Desktop para Windows está instalado en modo compatibilidad con DeskSite o FileSite y está instalado el complemento iManage Share, la opción Enviar con iManage Shareestará disponible. Se recomienda que no seleccione esta opción. Utilice la función de Envío seguro en su lugar.

3. Seleccione Adjuntar archivo, busque el archivo y seleccione Insertar. Se adjunta un enlace HTML al archivo del correo electrónico, el nombre y el tamaño del documento se muestran en la lista Archivos adjuntos. Repita este paso para adjuntar más archivos. Los archivos se cargan en la carpeta Share que creó. Para obtener más información, consulte la sección Crear una nueva carpeta Share en un Asunto en la Ayuda de iManage Work.
   Si el tamaño del archivo excede el límite permitido por el servidor, se le solicitará que lo cargue en iManage Share.

   NOTA:

   La capacidad de tamaño de los archivos adjuntos se puede establecer con Exchange Server e iManage Work Desktop para Windows. Se hace referencia a ambas configuraciones para determinar la capacidad de tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico. El valor en el archivo de configuración normalmente es menor que el valor establecido en el servidor de Exchange. Para obtener más información, consulte la sección imEMM.config en la Guía de personalización de iManage Work Desktop para Windows.

4. (Opcional) Seleccione y luego seleccione Copiar enlace. Usted u otros usuarios con los que comparte este enlace pueden seleccionarlo para solicitar acceso a los archivos.

5. (Opcional) En el panel Envío seguro, seleccione la pestaña Configuración:

   • Seleccione la flecha desplegable Expira el para seleccionar la fecha apropiada.

   • Desactive la casilla de verificación Acceso restringido a destinatarios de correo electrónico para asegurarse de que cualquier usuario al que se reenvía el correo electrónico pueda descargar el enlace (no solo los destinatarios del correo electrónico).

   NOTA:

   Si es compatible y está habilitado en su servidor iManage Share, dispone de una opción para agregar una marca de agua a los documentos que envíe.

6. Seleccione Enviar. Se muestra el cuadro de diálogo Seleccionar ubicación de archivado. Seleccione Enviar solo para enviar el correo electrónico sin archivarlo, o seleccione una ubicación y seleccione Enviar y archivar.
   El correo electrónico con el archivo adjunto HTML para descargar los archivos se envía a los usuarios.

Acceso a archivo adjunto seguro

1. Seleccione el archivo adjunto HTML en el correo electrónico. La página muestra las listas de los archivos adjuntos y muestra el nombre del usuario que se lo compartió.

2. Seleccione Solicitar acceso.

3. Introduzca su ID de correo electrónico y seleccione Obtener acceso. Se enviará un enlace a su correo electrónico.

4. Seleccione Abrir página de descarga. Se mostrará una página que enumera los archivos adjuntos. Seleccione cada archivo adjunto para descargarlos o seleccione Descargar todo.