概要

iManage Work Desktop for Windows 10.4.0 以降では、共有メールボックスのフォルダと iManage Work のフォルダをリンクすることができます。以下のことが可能です：

• 共有メールボックスフォルダと iManage Work 10 フォルダをリンクする
• 他のユーザーが既にリンクしている共有メールボックスフォルダをリンクする

共有メールボックスフォルダと iManage Work 10 フォルダをリンクする

共有メールボックス内のフォルダをリンクすると、iManage Work server にリンクが表示されます。リンクは、次の図に示すように iManage Work ライブラリ内の、プライマリメールボックスユーザーに対して登録されます。

図：共有メールボックスフォルダと iManage Work フォルダをリンクする

たとえば、ユーザー 1 が共有メールボックス内のフォルダを iManage Work フォルダにリンクしている場合、リンクは iManage Work ライブラリに表示され、次の表に示すように、ユーザー1 のユーザー名に対して登録されます。ユーザー 1 が別のフォルダにリンクした場合は、iManage Work ライブラリに追加リンクが表示され、同じユーザー名にまた登録されます。

表：ユーザー 1 がリンクしたフォルダの iManage Work ライブラリのエントリ (例)

同様に、ユーザー 2 が共有メールボックスのフォルダにリンクしている場合、リンクは iManage Work ライブラリに表示され、次の表に示すように、ユーザー2のユーザー名に対して登録されます。

表：ユーザー 2 がリンクしたフォルダの iManage Work ライブラリのエントリ (例)

共有メールボックスフォルダをリンクすると、 たとえば、セールス [Work] の [Work] のような サフィックスが 追加されます。リンクされたフォルダの詳細は、iManage Work Panel で確認できます。共有メールボックスに接続すると、あなたのマシンで稼働している iManage Work Communication Server は、あなたが作成したリンクをすべて処理します。

たとえば、ユーザー 1 のマシンで iManage Work Communication Server が実行された場合、ユーザー 1 によって作成されたすべてのリンクが処理されます (SID1 および SID2)。同様に、ユーザー 2 のマシンで iManage Work Communication Server が実行された場合、ユーザー 2 によって作成されたすべてのリンクが処理されます (SID3)。

共有メールボックスフォルダをリンクする方法については、 共有メールボックスフォルダを iManage Work フォルダにリンクするをご参照ください。

他のユーザーがリンクした共有メールボックスフォルダをリンクする

あなたのマシンで稼働している iManage Work Communication Server は、あなたが作成したリンクを処理します。他のユーザーが作成したリンクは処理しません。したがって、ユーザーが自分がリンクした共有メールボックスのフォルダにメールをコピーした場合、そのメールは Microsoft Outlook を開いたときにのみ保存されます。同様に、別のユーザーがリンクしたフォルダにメールをコピーする場合、そのユーザーが Microsoft Outlook を開いたときにのみ、メールが保存されます。

したがって、 ユーザーが Microsoft Outlook を開くまでは、そのユーザーがリンクしているフォルダ内のすべての電子メールは保存されません。このような場合は、これらの共有メールボックスのフォルダを再度リンクする必要があります。他のユーザーによってリンクされたフォルダをリンクすると、次のメッセージが表示されます。「これは共有フォルダです。他のユーザーが作成したリンクを編集することはできません。iManage フォルダへのリンクを新規に作成しますか？」はいを選択すると、共有フォルダを任意の iManage Work フォルダにリンクできます。他のユーザーがリンクしたフォルダをリンクする方法については、 他のユーザーがリンクしたフォルダをリンクするを参照してください。

他のユーザーが既にリンクしている共有メールボックスフォルダをリンクすると、追加リンクが作成され、iManage Work ライブラリのユーザー名に対して登録されます。Microsoft Outlook を開くと、あなたのマシンで実行中の iManage Work Communication Server は、これらのリンクと以下を処理します：

• リンク先の iManage Work フォルダが、前のユーザーがリンクしたフォルダと同じ場合は、以前に保存されていないメールのみが保存されます。
• リンク先の iManage Work フォルダが、前のユーザーによってリンクされているものと異なる場合は、すべてのメールを保存します。

他のユーザーが作成したリンクは、次の図のように iManage Work ライブラリに保存され、このユーザーが Microsoft Outlook を開いたときに処理されます。

図：他のユーザーがリンクした共有メールボックスフォルダをリンクする

たとえば、ユーザー 1 のマシンで実行されている iManage Work Communication Server は、ユーザー 1 によって作成されたリンクのみを処理します。ユーザー 2 が作成したリンクは処理しません。同様に、ユーザー 2 のマシンで実行されている iManage Work Communication Server は、ユーザー 2 によって作成されたリンクのみを処理します。ユーザー 1 が作成したリンクは処理しません。ユーザー 2 が、ユーザー 1 がリンクした共有メールボックスフォルダにメールをコピーした場合、ユーザー 1 が Microsoft Outlook を開いたときにのみ処理されます。

ユーザー 1 が Microsoft Outlook を開いていない場合、ユーザー 2 は、ユーザー 1 にリンクされているすべての共有メールボックスのフォルダをリンクする必要があります （ユーザー 1 がリンクしたフォルダと同じフォルダか、または別のフォルダのいずれか）。ユーザー 2 がこれらのフォルダにリンクすると、iManage Work ライブラリに追加リンクが作成され、ユーザー 2 のユーザー名に登録されます (次の表の SID4 および SID5 を参照してください)。ユーザー 1 によって作成されたリンクもまた保持されます (次の表の SID1 および SID2 を参照してください)。ユーザー 2 のマシンで動作するiManage Work Communication Server は、ユーザー 2 が Microsoft Outlook を開いたときに、これらの追加リンクを処理します：

• ユーザー 2 がリンクした iManage Work フォルダが ユーザー 1 と同じ場合は、以前に保存されていないメールのみが保存されます。
• リンクされている iManage Work フォルダが異なる場合は、すべてのメールを保存します。

ユーザー 1 によって作成されたリンクも保持され、ユーザー 1 が Microsoft Outlook を開くと、ユーザー 1 のマシンで動作する iManage Work Communication Server によって処理されます。

表：ユーザー 1 と ユーザー 2 でリンクされたフォルダの iManage Work ライブラリエントリ (例)