テンプレート

  • テンプレートとは？
    テンプレートを使用すれば、一貫したフォルダ構造を持つワークスペースをエンドユーザーが作成できるようになります。テンプレートを使用して事前定義済みのフォルダを作成する機能は、フレキシブルフォルダと呼ばれます。
  • どのようなタイプのコンテナをテンプレートから作成できますか？
    ユーザーはテンプレートから、文書フォルダ、検索フォルダおよびタブオブジェクトを作成できます。カレンダー、メモ、リンクリストなどiManage Workでサポートされている他のすべてのオブジェクトタイプは、Control Centerでは考慮されません。
  • テンプレートからiManage Shareフォルダを作成できますか？
    いいえ。iManage Shareの外部コラボレーション機能を必要としないワークスペースもあるため、テンプレートを使用して共有フォルダを自動的に作成することはできません。
    ワークスペースに対する適切なアクセス権限を持つユーザーであれば、ワークスペースのルートレベルでiManage Shareフォルダを手動作成することができます。
  • ユーザーがフォルダを作成する際、どのテンプレートが表示されますか？

    次の図は、テンプレートからフォルダを作成する際のワークフローを示しています。

    図：フレキシブルフォルダルールのワークフロー

    「新規フォルダ」ダイアログでは、システム内の利用できるテンプレートがテンプレート選択メニューにリストアップされます：

推奨テンプレート：次の順序：

1.アイコンで示されている、ワークスペースの作成に使用するテンプレート（該当する場合）、
2.マッチフィールドの値がControl Centerで定義されている値と一致するすべてのテンプレート。
両方のマッチフィールドが一致するテンプレートが最初にリストアップされ、続いて一致しないものがリストアップされます。

他のテンプレート：システム内の他のすべてのテンプレートは、テンプレート名の順序（アルファベット順）でリストアップされます。

任意のテンプレートを選択できるため、例えば税理士が破産の案件についてアドバイスする場合など、部門間で連携しやすくなります。このケースでは、弁護士が代わりのテンプレートを選択し、自身の業務で必要となる専用のフォルダを作成できます。

図：推奨テンプレートおよび他のテンプレートを表示する「新規フォルダ」ダイアログ

推奨項目がない場合は、利用可能なすべてのテンプレートがアルファベット順で表示されます。

図：推奨されるテンプレートなし

  • マッチフィールドとは？
    ユーザーがワークスペースで新規フォルダを作成する際、iManage Workはそのユーザーのためにテンプレートを提案しようと試みます。これらは、図：推奨テンプレートおよび他のテンプレートを表示する「新規フォルダ」ダイアログで示されている通り、推奨テンプレートのところにリストアップされます。

    この提案内容は、Control Centerで定義されているカスタムプロパティのマッチフィールドに基づくものです。iManage Workはこれらのフィールドを使用し、ワークスペースで定義されている実際のカスタムメタデータとテンプレートをマッチさせます。これらのマッチフィールドは、Control Centerの設定 > グローバル > テンプレート > テンプレートフィルタリング用マッチフィールドのところで設定されています。

図：Control Center：テンプレートフィルタリング用マッチフィールドの設定

  • テンプレートのフォルダプロパティをどのように設定すれば、その中のフォルダでワークスペースのプロパティが自動的に補完されるようにすることができますか？
    テンプレートで定義されているプロパティは、テンプレートから作成されたワークスペースおよびフォルダ、およびそれらのフォルダに追加されたすべての文書に自動的に適用されます。

    テンプレートのフォルダ構造を作成する際、Control Centerでフォルダプロパティを構成できます。次のいずれかのオプションを使用してプロパティを定義できます。
    • 値を手動で入力し、それに応じてドロップダウンリストから選択します。
    • Custom1-12、Custom29、またはCustom30を#CXXALIAS#または%CXXALIAS%形式で定義します。例えば、Custom1の値が9999である場合、#C1ALIAS#は対象のフォルダのフォルダプロパティを自動的に9999に設定します。iManage Work Workspace Generatorを使用する場合は、%のみを区切り文字として使用できます。

    • テンプレートで定義されているフォルダの場合、任意で親ワークスペースからプロパティを継承することもできます。このオプションは、Custom1～24およびCustom 29～30フィールドでのみ使用可能です。

  • iManage Control Centerでテンプレートが作成されていない場合はどうなりますか？
    最初にテンプレートを1つ以上作成しなければ、（Work 10 Webや他のiManage Workクライアントで）ワークスペースを手動で作成できません。
    注：iManage Work Universal（REST v2）API またはサードパーティ製のユーティリティを使用している場合、テンプレートなしでワークスペースを作成できます。

  • テンプレートに関連付けられない独自のフォルダを作成するには？
    カスタムフォルダは、テンプレートに事前定義されたフォルダが他にないレベルに作成できます。このような場合、ユーザーには以下の新規フォルダダイアログが表示されます。

    事前定義されたフォルダがない一般テンプレートを作成することもできます。ユーザーがこのテンプレートに切り替えて新規フォルダを作成すると、同じ新規フォルダ作成ダイアログが表示されます。
    注：新しいフォルダを作成する際、ユーザーが誤ってフォルダが定義されていないテンプレートに切り替えた場合、テンプレート選択メニューが画面から削除され、ユーザーは別のテンプレートを選択できなくなります。

    この回避策としては、ユーザーはダイアログを閉じてから、再度新規フォルダダイアログを開き、適切なテンプレートを選択する必要があります。


    図：カスタム新規フォルダダイアログ


  • ユーザがサブフォルダレベルで独自のカスタムフォルダを作成する方法を教えてください。
    テンプレート内でサブフォルダが定義されていない場合、これが発生します。たとえば、ワークスペースレベルにテンプレートフォルダしかない場合、ユーザーはワークスペースレベルのフォルダに独自のサブフォルダを作成できます。
  • テンプレートが削除されたらどうなりますか？
    そのテンプレートを使って作成されたワークスペースやフォルダはすべて、影響を受けません。
    対象のテンプレートを使用したワークスペース内に新規フォルダを作成する際、次のメッセージが表示されます：以前使用されていたテンプレートは使用できなくなりました。別のテンプレートを選択してください。
    その後、別のテンプレートを選択してフォルダを作成する必要があります。

  • テンプレートから作成されたフォルダが、その後で削除されたらどうなりますか？フォルダが再度作成された後はどうなりますか？
    フォルダは引き続き、作成元であるテンプレートフォルダのキー値を有します。そのフォルダをもう一度作成すると、そのフォルダには別のフォルダテンプレートIDが割り当てられます。対象となる場所のフォルダ名でマッチングが実行されますが、その場所に既にフォルダがあれば、そのテンプレートフォルダはリストには表示されません。

  • テンプレートでドキュメントフォルダを追加する際、メールプロパティが表示されないのはなぜですか？
    iManage Work環境でメールドメイン設定が構成されている場合のみ、フォルダのメールプロパティが表示されます。オンプレミス環境の場合、iManage Work Server管理ガイドのiManage Work Serverサービスプロパティの構成セクションを参照してください。

ワークスペース

  • セキュリティはどこが提供していますか？
    デフォルトセキュリティおよびユーザ/グループのアクセス権は、Control Centerのテンプレートに対して定義されています。デフォルトでは、こうした設定はワークスペースに適用されます。ただし、ユーザはワークスペースの作成中にクライアントアプリケーションのテンプレートのセキュリティ設定を上書きできます。

  • ワークスペースの名前や説明に「%C1ALIAS%」のようなキーワードを手動で入力して解決できますか？
    はい、Custom1-12、Custom29、またはCustom30フィールドの作成で#CXXALIAS#または%CXXALIAS%形式で投入して定義することにより 説明プロパティを設定することができます。例えば、Custom1の値が9999である場合、%C1ALIAS%によりフォルダの説明が9999と設定されます。

  • ワークスペース、フォルダ、検索フォルダ、およびタブで使用できるプロパティをどのように設定するのですか？
    • ワークスペース:iManage Dialog Editorの新規ワークスペースプロファイルダイアログを編集します。
    • フォルダ:iManage Dialog Editorの新規プロファイルダイアログを編集します。
    • 検索フォルダ:iManage Dialog Editorの検索ダイアログを編集します。
    • タブ:タブに独自のプロパティはないため、構成は不要です。

  • ワークスペース作成用に設定されている新規テンプレートフォルダを追加するとどうなりますか？
    • ワークスペースが既に作成されている場合、この新規フォルダは必須フォルダとしてとして扱われます。次回ユーザーがワークスペースにフォルダを作成しようとすると、自動的に作成されます。
    • iManage Work Workspace Generatorを使用している場合、そのテンプレートを使用するワークスペースをWorkspace Generatorが次回更新する際、新規フォルダが追加されます。詳細については､iManageヘルプセンターのiManage Work Workspace Generator管理ガイドを参照してください。

  • ワークスペースを作成する際に使用されたテンプレートを確認する方法は？
    ワークスペースを作成する際に使用されたテンプレートを確認するには、「新規フォルダ」ダイアログを開きます。ワークスペースを作成する際に使用されたテンプレートがアイコンで示され、推奨テンプレートリストの最初にリストアップされます。

図：ワークスペースを作成する際に使用されたテンプレートを確認

また、次のAPI呼び出しを行うことで、ワークスペースを作成する際に使用されたテンプレートを確認することもできます。

name-value-pairsのプロパティでワークスペースのTemplateIDを探します：

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/workspaces/{workspaceId}/name-value-pairs

例：

"data": {

"TemplateId": "active!179427"

}

その後、次のAPI呼び出しを行ってすべてのテンプレートのリストを取得します：

GET /customers/{customerId}/libraries/{libraryId}/templates

返されたテンプレートリストの中から、TemplateIDをもとにしてテンプレートを探します。

iManage Work Workspace Generator

  • iManage Control Centerは、他のアプリケーションが作成したテンプレートをサポートしていますか？
    Control Centerは、お客様のライブラリ内に存在しつつも、他のアプリケーションを使って作成されたテンプレートをサポートしています。

  • iManage Work Workspace Generatorテンプレートの使用に制限はありますか？
    Control Centerは現在、Work Workspace Generatorが作成したXMLテンプレートをサポートしていません。
  • iManage Work Workspace Generatorで iManage Control Centerテンプレートを使用してワークスペースとフォルダ構造を作成できますか？
    はい。ただし、iManage Work Workspace GeneratorはControl Centerテンプレートでワークスペース作成用にマークされたフォルダのみを作成します。残りのフォルダは必要に応じてユーザが作成することができます。
  • iManage Work Workspace Generatorを使用して作成したフォルダに、フォルダの接頭辞/接尾辞メタデータが設定されないのは、なぜですか？
    • フォルダ名にメタデータが使用されていることを確認するためにフォルダ名をチェックしてください。テンプレートレベルでグローバルに定義されたフォルダの接頭辞/接尾辞フィールドは使用できません。
    • フォルダ名に属性の正しい区切り文字を使用していることを確認してください。iManageは"%"と"#"の区切り文字をサポートしていますが、"%"を推奨します。

iManage Work Web（クラシック）

iManage Control Centerでテンプレートを編集した後にWork Web Classicを使用してテンプレートを変更することはできますか？
テンプレートをControl Centerで編集した後でそれを変更するためにiManage Work Web クラシック（Work 10より前）を使用してはいけません。iManage Work Webにより主要プロパティが削除されてしまうため、Control Centerで主要プロパティを使用して、オプションフォルダをフレキシブルフォルダのワークスペースにリンクさせることができなくなります。

iManage Work Web（Classic） - Control CenterはWork 10より前のiManage Work Webを使って作成されたテンプレートをサポートしていますが、文書フォルダ、検索フォルダおよびタブオブジェクトしか認識されないという制限があります。カレンダー、メモ、リンクリストなど、他のすべてのオブジェクトタイプは考慮されません。そのため、これらのテンプレートを使って文書フォルダ、検索フォルダ、およびタブオブジェクトを作成できます。Control Centerは%workspace_value%もサポートしています。

サードパーティ製のワークスペースおよびフォルダ作成ツール

  • サードパーティ製ツールを使用して作成されたワークスペースでテンプレートを使用できますか？
    はい。ユーザーは利用可能なテンプレートを自由に選択し、そのようなワークスペース内でフォルダを作成できます。

  • 顧客がサードパーティ製フォルダ作成ツールを使用している場合、どのようなことに気を付ければよいですか？
    テンプレートを使用して作成された各フォルダに対して、FolderTemplateIdプロパティが作成されます。これは、ライブラリのPROJECT_NVPSテーブルに保存されます。FolderTemplateId（フォルダテンプレートID）プロパティには、フォルダの作成に使用されたテンプレートフォルダのフォルダIDがスタンプされます。顧客が独自のテンプレート値を持つ別のFolderTemplateIdプロパティも作成するサードパーティ製のフォルダツールを使用している場合、ネーミングの衝突が発生し、サードパーティツールまたはフレキシブルフォルダで予期しない結果が発生する可能性があります。
    たとえば、Control Centerを使用して新しいサブフォルダを作成しようとすると、エラーが発生するか、テンプレートが正しく表示されないことがあります。この問題を回避するには、ライブラリを適宜更新する必要があります。