フォルダ管理のヒント

ワークスペース用にコンテナ（フォルダ）作成を管理

ワークスペースのデフォルトセキュリティがプライベート、パブリック、ビューのいずれに設定されているかに関わらず、iManageシステム管理者はiManage Control Centerで、任意のワークスペースのトップレベル（ルート）にコンテナを追加できるユーザーを制御できます。

コンテナにはフォルダとテンプレートフォルダ、検索フォルダ、Shareフォルダとタブが含まれます。

管理者はグローバル設定ページでワークスペース配下へのフォルダ作成に必要なアクセス権オプションを使用し、次のいずれかを選択します：

• 完全アクセス：ワークスペースに対して管理者およびオーナーレベルの権限を持つユーザーだけが、ワークスペースのトップレベル（ルート）でコンテナを作成できます。また、他のユーザーが作成したこれらのコンテナを編集および削除することもできます。
• 読み取り/書き込み：ワークスペースに対して読み取り/書き込みまたは完全アクセスの権限を持つユーザーが、ワークスペースのトップレベル（ルート）でコンテナを作成できます。読み取り/書き込み権限を持つユーザーは、自身がオーナーではないコンテナを削除・変更することができません。

この設定の適用対象：

• • すべてのライブラリ。ライブラリ単位で設定することはできません。
  • iManage Cloudのお客様：Cloudのお客様は、個々のアップデートが利用可能になり次第、アップデートを順次ご利用いただけます。この設定がまだ表示されていない場合は、後にCloudがアップデートされてから確認してください。
  • オンプレミスのお客様：iManage Control Center 10.3.1（以降）

レガシーな動作が受ける影響

以前のiManage Control Centerには、ワークスペースのデフォルトセキュリティがパブリックに設定されている状態でワークスペースのルートレベルでコンテナを作成する際、完全アクセスまたは読み取り/書き込みアクセスのどちらの権限をユーザーに求めるのかを指定する、パブリックワークスペースでのフォルダ作成の許可オプションが存在しました。

このレガシーな設定は今後も効力を持ちます。既存の値が、それに対応する新しいオプションの値に自動的に変換されますが、新しい設定では効果が広くなり、プライベートおよびビューのデフォルトセキュリティを持つワークスペースも含まれるようになります。

オンプレミスのiManage Work

ユーザーがパブリックワークスペースのルートレベルでコンテナを作成できるかどうかを指定するために、以前はパブリックワークスペースでのフォルダ作成の許可というレガシーな設定をライブラリ単位で適用していました。このオプションは完全アクセス（「N」）か読み取り/書き込みアクセス（「Y」）のいずれかにすることができました。

オンプレミス環境では、iManage Work Serverで「パブリックワークスペースでのフォルダ作成の許可」レジストリキーを使ってこのレガシーな設定をコントロールしていました。このレジストリキーはバージョン10.3.1で非推奨となり、iManage Control Centerを使用して設定しなければならない新しいグローバル設定に取って代わられました。このレジストリキーに加えた変更は、もう反映されません。

レガシーな設定が存在していることをシステムが検知すると、iManage Control Centerは次のメッセージを表示します：「レガシー設定が検出されました」Control Centerで読み取り/専用または完全アクセスのいずれかを選択するまでの間、このメッセージが表示され続け、レガシーな挙動が引き続き使用されます。

クラシッククライアント

注：これが読み取り/書き込みに設定されている場合、読み取り/書き込みアクセス権限を持つクラシッククライアントのユーザーは、デフォルトセキュリティがパブリックに設定されているワークスペースでしか、コンテナを作成できなくなります。
次のように、デフォルトセキュリティがプライベートまたはビューであるワークスペースについては、コンテナを作成するこのオプションが無効になります：

この回避策として、クラシッククライアントのユーザーは次の方法でコンテナを作成できます：

• Work 10 Webを使用
  
• iManage Work 10 Add-Ons for Classic Clientsをインストールしてフレキシブルフォルダを使用
• 次のように、compatibility modeを有効化してiManage Workパネルでコンテナを作成：

デフォルトセキュリティがプライベートまたはビューに設定されているワークスペースでクラシッククライアントがコンテナを作成する機能は、今後リリースする予定です。

よくある質問：

Q：この新しい機能が有効になるのはいつですか？
A：新しいグローバルオプションがControl Centerで設定されるまでの間、レガシーな挙動が継続して使用されます。
Control Centerでこの設定を変更すると、通常、それが反映されるのに最大1時間かかりますが、お使いのiManage Work環境に応じて、この変更がすべてのリージョンに複製されるまで最大8時間かかる可能性があります。エンドユーザーが再起動したり、サインインし直したりする必要はありません。オンプレミス環境の場合、Work Serverを再起動する必要はありません。

Q：ライブラリ単位でこの設定をコントロールできますか？
A：いいえ、この設定はすべてのライブラリにかけて、すべてのワークスペースに適用されます。

Q：ユーザーが読み取り/書き込み権限を使ってパブリックワークスペースにルートレベルでコンテナを作成することを許可しつつ、他のすべてのワークスペースについては完全アクセス権限を求めることはできますか？
A:今後、セキュリティ（パブリック、プライベート、ビュー）に関わらず「あらゆる」ワークスペースでコンテナを作成するために、完全アクセスと読み取り/書き込みアクセスのどちらを求めるのか決定しなければならなくなります。
新しいお客様の場合、ワークスペースに対して読み取り/書き込みアクセス権限を持つすべてのユーザーが、そのワークスペースのルートレベルでフォルダを作成できます。

Q：Shareフォルダについてはどうですか？
A：この設定に関して言うと、Shareフォルダは他のすべてのフォルダと同じように動作します。ワークスペースに対して読み取り/書き込みアクセス権限を持つユーザーがそのワークスペースのトップレベル（ルート）でShareフォルダを作成できるようにする場合、ワークスペース配下へのフォルダ作成に必要なアクセス権を読み取り/書き込みに設定する必要があります。

Q：タブについてはどうですか？
A：タブは、フォルダを整理するためのコンテナです。ワークスペースのルートレベルに表示されます。ワークスペースのルートレベルでタブを作成する際も、この新しい設定が適用されます。

Q：フレキシブルフォルダについてはどうですか？
A：フレキシブルフォルダ（テンプレートを使って作成したフォルダ）やカスタムフォルダ（テンプレートを使わずに手動で作成したフォルダ）の挙動は変わりません。このワークスペース配下へのフォルダ作成に必要なアクセス権グローバル設定の選択内容に基づき、ワークスペースに適用されるデフォルトセキュリティ（プライベート、パブリック、ビュー）に関わらず、トップレベル（ルート）でフォルダを作成するためには、あらゆるワークスペースに対して完全アクセスまたは読み取り/書き込みアクセス権限がユーザーに求められます。

注：ワークスペースがフレキシブルフォルダのテンプレートを使用している場合でも、ワークスペースのトップレベル（ルート）でiManage Shareフォルダを作成できます。

フレキシブルフォルダおよびテンプレートの使用に関する詳細については、テンプレートを参照してください。

Q：この設定が適用されるのは新しいワークスペースだけですか？それとも既存のワークスペースも含まれますか？
A：この設定は新しいワークスペースおよび既存のワークスペースの両方に適用されます。

Q：当社の既存のiManage Workデプロイメントでは「パブリックワークスペースでのフォルダ作成の許可」設定が有効になっています。どのような挙動になりますか？
A：レガシーな動作が受ける影響を参照してください。

Q：この設定の影響を受けるのはどのiManageアプリケーションですか？
A：フォルダの作成を許可するすべてのiManage Workアプリケーションがこの設定の影響を受けます。