NOTE:

このページの操作を実行するには、Control CenterにサインインしているユーザーがNRTADMINグループのメンバーでなければなりません。

オンプレミス環境の場合、リファイルサービスのインストール方法については、iManage Help CenterのiManage Server管理ガイドを参照してください。

リファイルサービスの設定

ライブラリのメタデータとセキュリティのプロパティを更新するようにリファイルサービスを設定するには、以下の手順に従います。

設定 > リファイルを選択すると、リファイル構成に利用できるライブラリのリストが表示されます。
ライブラリにリファイル構成が設定されている場合は、各列にその詳細が表示されます。それ以外の場合は、(--)マークが表示され、そのライブラリに対してリファイルが設定されていないことを示します。
リストから設定したいライブラリを選択します。
リファイルサービスを構成をクリックすると、以下のリファイル設定を初めて行うことができます。すでにライブラリが設定されている場合は、リファイルの概要ページが開きます。

表：リファイルの構成

リファイルの設定	構成詳細
認証	図：認証リファイルサービスがライブラリに接続する際に使用するアカウントを設定し、コンテンツをリファイルします。iManage Workのすべてのコンテンツにアクセスするには、このアカウントがNRTADMINの一部である必要があります。
メタデータ	図：メタデータのセットアップメタデータのリファイリングを有効にするには、リファイルのメタデータをはいに設定します。このオプションは、デフォルトで有効になっています。ドキュメントのリファイルでは、デフォルトで選択されているフィールドは以下の通りです。Custom1、Custom2、クラス、サブクラス。フォルダリファイルの場合、デフォルトで選択されるフィールドは以下の通りです。Custom1、Custom2. デフォルトでは、リファイルサービスは、一貫性を保つため、内部のフォルダとドキュメントにワークススペースメタデータ値を適用します。ワークスペースに値がないフィールドがあるシナリオでは、ワークスペース内のすべてのフォルダとドキュメントが更新されるため、それらの項目にあるメタデータ情報が削除される可能性があります。リファイルサービスがこのシナリオで子項目からメタデータ値を削除しないようにするには、親から空の値を継承をいいえに設定してください。 TIP: 一部の組織では、ドキュメントレベルのメタデータフィールドは、ワークスペースレベルの同じメタデータフィールドとは意図的に異なっています。たとえば、Custom5（ルックアップフィールド）は、管轄の追跡に使用される場合があります。プロジェクトに適用されない場合、ワークスペース管轄は設定されないことがあります。ただし、ドキュメントは特定の管轄に関係しているため、管轄はドキュメントレベルで設定されることがあります。このシナリオでは、リファイルサービスがドキュメント管轄をワークスペースから空の値で上書きしないようにするため、この設定はいいえに設定するべきです。フォルダやドキュメントのリファイルを行うフィールドを選択します。利用可能なフィールドは以下の通りです。クラス-サブクラス、Custom1～30。 NOTE: Custom2およびCustom30フィールドは、その親であるCustom1およびCustom29がそれぞれ選択されている場合にのみ選択できます。サブクラスは、その親クラスが選択されている場合にのみ選択できます。クラスとサブクラス以外のすべてのメタデータフィールドは、ワークスペースからコピーされます。クラスおよびサブクラスは、直接の親フォルダからコピーされます。
セキュリティ	図：セキュリティの設定リファイルセキュリティをはいに設定すると、セキュリティのリファイリングが有効になります。このオプションは、デフォルトで有効になっています。前のステップではいを選択した場合、保護されたドキュメントのリファイルオプションが表示されます。このオプションは、デフォルトでは無効になっています。保護されたドキュメントをリファイルする場合は、はいを選択します。詳細については、制限され保護されたドキュメントを参照してください。 CAUTION: セキュリティで保護されたドキュメントのリファイルを有効にする前に、組織のセキュリティモデルを確認する必要があります。これにより、機密性の高いコンテンツが漏洩する可能性があります。
ワークスペース	図：ワークスペースリファイルサービスでは、サブクラスに基づいて特定のワークスペースを除外するように設定できます。 Important セキュリティACLで壁を強化するサードパーティ製の倫理的なウォールツールで管理されているワークスペースは除外する必要があります。これは、リファイルサービスと倫理的なウォールツールの両方でセキュリティの変更を行うと、パフォーマンスに問題が生じる可能性があるため、推奨されています。iManage Security Policy Manager（SPM）を使用している場合は、ACLを直接操作してポリシーを実施しないため、除外項目を追加する必要はありません。特定のワークスペースをリファイリングから除外するには、ワークスペースを除外するをはいに設定します。このオプションは、デフォルトでは無効になっています。除外する1つまたは複数のサブクラスを入力します。リファイルは、これらのサブクラスに関連するすべてのワークスペースをスキップします。
ドキュメント	図：ドキュメントドキュメントの除外を有効化リファイルサービスでは、特定の条件に基づいて、特定のドキュメントをリファイルの対象から除外するように設定できます。ドキュメントをスキップするには、すべての条件を満たす必要があります。 IMPORTANT: セキュリティACLによってウォールを強制するサードパーティ製の倫理的なウォールツールで管理されているドキュメントは除外する必要があります。これは、リファイルサービスと倫理的なウォールツールの両方でセキュリティの変更を行うと、パフォーマンスに問題が生じる可能性があるため、推奨されています。iManage Security Policy Manager（SPM）を使用している場合は、ACLを直接操作してポリシーを実施しないため、除外項目を追加する必要はありません。ドキュメントを除外をはいに設定すると、特定のドキュメントをリファイリングから除外することができます。このオプションは、デフォルトでは無効になっています。条件を追加を選択して、除外するドキュメントを定義します。多参照ドキュメントをリファイルまた、iManage Work内の複数の場所で参照されているドキュメントに遭遇した場合のリファイルサービスの動作を設定することもできます。詳細については、多参照ドキュメントをご覧ください。多参照ドキュメントのリファイリングを完全に防ぐには、いいえを選択します。複数の場所で参照されているドキュメントは、リファイルサービスによってスキップされます。多参照ドキュメントのリファイリングを有効にするには、はいを選択し、利用可能なオプションを選択してください。最終更新場所：（デフォルト）多参照のドキュメントは、セキュリティまたはメタデータのプロパティが最も最近更新された場所のプロパティを使用してリファイルされます。最も古い場所：多参照されたドキュメントは、そのドキュメントが参照された最も古い場所に基づいてリファイルされます。最も新しい場所：多参照されたドキュメントは、そのドキュメントが参照された最も新しい場所に基づいてリファイルされます。完了をクリックすると、ライブラリのリファイル設定が完了します。

キーコンセプト

バージョン：項目がリファイルされると、最新バージョンだけでなく、すべてのバージョンの項目がリファイルされます。
デフォルトのセキュリティ：これは、ワークスペース、フォルダ、ドキュメントなどの各項目に定義されたセキュリティ設定（公開、非公開、表示）のセットです。デフォルトのセキュリティ設定は、項目ごとに手動で設定することもできますが、ベストプラクティスとして、ワークスペースなどの上位コンテナで設定することもできます。上位のコンテナで設定した内容は、子コンテナやドキュメントに伝搬していきます。
ドキュメントのセキュリティやメタデータの変更による影響：ドキュメントのデフォルトセキュリティ、ACL、またはメタデータを変更しても、リファイルイベントは発生しません。ドキュメントの移動やコピーは、ドキュメントのアクションによってリファイルイベントが発生した場合のみです。
しかし、セキュリティが設定されていないドキュメントは、その後のリファイルイベントによってデフォルトのセキュリティ、ACL、またはメタデータが変更され、ドキュメントのセキュリティに対する変更が上書きされてしまう可能性があります。例えば、ドキュメントのデフォルトのセキュリティを[表示]に設定したとします。その後、別のユーザーが親コンテナのデフォルトセキュリティをパブリックに変更します。親コンテナが変更されると、セキュリティの再設定が行われ、その結果、セキュリティの再設定イベントがドキュメントのデフォルトセキュリティをパブリックに上書きします。
保護されたドキュメントの移動またはコピー：セキュリティで保護されたドキュメントを移動またはコピーすると、それが単体であっても他のコンテナに含まれていても、デフォルトのセキュリティが変更される可能性があります。詳細については、コンテナやドキュメントをコピーまたは移動するためのリファイルルールを参照してください。コピーや移動の後もドキュメントのセキュリティを維持したり、ユーザーのアクセス制限を維持することが意図されている場合は、その条件をドキュメントレベルではなく、ワークスペースレベルなど、より高いレベルでマークすることがベストプラクティスとして推奨されています。例えば、ユーザーのUSER1がドキュメントに常にアクセスできないようにする場合、ユーザーのUSER1をワークスペースの現在の場所とターゲットの場所の両方にアクセス不可として追加します。コピーまたは移動後、ドキュメントはUSER1のワークスペースからアクセス不可を継承します。
デフォルトのセキュリティとACLの再設定：セキュリティの再ファイル中に項目のデフォルトのセキュリティまたはACLを変更できる3つの条件は、項目の移動またはコピー、またはセキュリティで保護されたドキュメントの再ファイルの有効化です。このような場合、項目のデフォルトのセキュリティとACLは以下のように変化します。
1. 既存のデフォルトのセキュリティが削除されます。
2. ACLがクリアされます。
3. デフォルトのセキュリティは、親コンテナから設定されます。
4. ACLは親コンテナから設定されます。
例えば、デフォルトのセキュリティが[表示]で、ACLに[読み込み/書き込み]権限を持つユーザーのジョンのみが含まれるドキュメントが、デフォルトのセキュリティが[パブリック]で、ACLにフルアクセス権限を持つユーザーのクリスのみが含まれるコンテナに移動されたとします。その結果、ドキュメントのデフォルトのセキュリティとACLがクリアされます（そのため、ユーザーのジョンはACLに含まれなくなります）。その新しいデフォルトのセキュリティはパブリックに設定され、ユーザーのクリスはACLに追加され、フルアクセスが許可されます。ジョンはパブリックのアクセス権を持っていますが、ACLを介した明示的なものではなく、パブリックのアクセス権を持つ他のユーザーとしてのものです。この場合、既存のユーザーとそのアクセス権が削除または変更されたり、親コンテナのユーザーが項目に追加される可能性があるため、注意が必要です。これは、アクセス無しのユーザーがリファイルイベントによって昇格することはないというルールの例外です。リファイルのルールページのユーザーアクセスレベルなし昇格なしのルールを参照してください。
スキップされた項目：リファイルがコンテナをスキップすると判断すると、その項目内ではそれ以上の処理は行われません。つまり、あるコンテナがスキップされると判断された場合、そのコンテナの中にある他のコンテナやドキュメントを含むすべての項目もスキップされます。

多参照ドキュメント

概要

ユーザーがiManage Workでドキュメントを複数の場所に追加すると（フォルダに追加メニューオプションを使用するか、Shiftキーを押しながらドキュメントをドラッグ＆ドロップする）、ドキュメントとこの新しい場所の間に参照が作成されますが、iManage Workはドキュメントの物理的なコピーを新たに作成しません。ユーザーは、同じドキュメントにアクセスするための2つの方法を持つことになります。

次の図は、単一のドキュメントが2つの場所で参照されていることを示しています。これは、多参照ドキュメントです。

図：1つのドキュメントを2つの場所で参照

ユーザーは、iManage Workのプロパティパネルで使用場所またはファイル場所オプションをそれぞれ使用して、ドキュメントまたはEメールが参照されているすべての場所を表示できます。

図：iManage Workでの使用場所

注：この時間ベースの順序付けは、ドキュメントが直接の親の場所に追加された場合にのみ適用されます。例えば、フォルダにドキュメントを追加した後、後日そのフォルダを別のワークスペースに移動しても、使用場所に表示される順番は変わりません。

リファイルの構成の設定

iManage Work内の複数の場所で参照されているドキュメント（多参照ドキュメント）は、リファイルサービスがドキュメントのプロパティを更新する必要がある場合、独特の課題があります。Control Center 10.3.3以前のバージョンでは、リファイルサービスが適用するメタデータやセキュリティプロパティは、ドキュメントが参照されるさまざまな場所から取得することができました。これらの場所のいずれかでメタデータやセキュリティのプロパティが更新されると、リファイルサービスは最後に更新された場所のプロパティを自動的に適用します。

iManage Control Centerでは、多参照ドキュメントをリファイリングする際のリファイルサービスの動作を設定することができます。

デフォルトの動作：最終更新場所

最後に更新された場所に設定されている場合、リファイルサービスは、参照されている場所のセキュリティやメタデータのプロパティの変更を自動的に検出し、最後に更新された場所からの変更を、階層内のすべての多参照ドキュメントに伝搬します。

以下のシナリオでは、フォルダBのセキュリティやメタデータのプロパティが更新されると、リファイルサービスはその変更をドキュメントに適用します。後日、フォルダAのセキュリティやメタデータのプロパティが更新されると、リファイルサービスはその変更を後から適用します。

これはデフォルトの動作で、iManage Control Center 10.3.3以前では設定できませんでした。

最も古いロケーション

このオプションでは、ドキュメントが場所に追加（参照）された時系列の順序が考慮されます。リファイルサービスは、最も古い場所からのみ変更を検出して適用します。一般的には、ドキュメントがiManage Workに最初に追加された場所です。ドキュメントの参照先が最も古い場所から削除された場合、リファイルサービスは自動的に次の最も古い場所を使用するように調整します。

このオプションは、iManage Workの特定の場所で追加され、他の国の特定の場所で参照される特許文書など、組織がドキュメントのマスターワークスペースを使用している場合に便利です。

最も新しい場所

このオプションでは、ドキュメントが場所に参照された順序も考慮されます。リファイルサービスは、最も古い場所からのみ変更を検出して適用します。ドキュメントの参照先が最新の場所から削除された場合、リファイルサービスは自動的に次の最新の場所を使用するように調整します。

TIP:

ドキュメントが参照された場所の順番を確認するには、iManage Workのプロパティパネルで使用場所またはファイルの場所を表示します。表示される場所は、ドキュメントがこの場所に追加された時間に基づいて、古いものから新しいものへとリストアップされます。

図： 使用場所を使って、ドキュメントの参照順を表示します。

NOTE:

最も古い場所と最も新しい場所のオプションでは、ドキュメントが直接の親の場所に追加された時間に基づいて年代順に並べられます。例えば、フォルダにドキュメントを追加した後、後日そのフォルダを別のワークスペースに移動しても、使用場所に表示される順番は変わりません。

多参照のドキュメントを除外する

また、リファイルサービスを設定して、多参照ドキュメントをリファイルの対象から除外、またはスキップすることもできます（多参照ドキュメントをリファイルするをいいえに設定）。

親となる場所のセキュリティやメタデータのプロパティに変更を加えても、リファイルサービスでは多参照ドキュメントには適用されません。

このオプションは、ドキュメントが多くの場所で参照されており、デフォルトの最終更新場所を使用すると、ドキュメントのリファイリングが頻繁に繰り返されたり、不必要になる場合に便利です。また、ユーザーが多参照ドキュメントに手動でプロパティを適用する場合にも便利です。