归档电子邮件

在 Microsoft Outlook 中选择电子邮件、会议请求或分配任务，然后在 iManage Work 组或电子邮件中选择“文件”>“浏览和文件”或电子邮件右键菜单。或者，选择电子邮件管理任务窗格上的“浏览和文件”按钮。
从“建议的位置”或“最近的位置”列表中选择您当前连接的服务器或最近连接的 iManage Work Server 位置，然后选择“文件”。电子邮件将归档到选定位置。

搜索所需的归档位置：
- 在搜索栏中输入工作区名称以搜索目标工作区，然后按下 Enter 键。
  
  注意：
  
  当您在“选择归档位置”（归档和发送电子邮件时）或“选择位置”（浏览归档位置时）对话框中搜索归档位置时，搜索字段保持启用和激活状态。
  
  “搜索间隔”选项默认值，即用于设置自动搜索工作区的间隔（以毫秒为单位）现在设置为 1000 毫秒。这意味着在您停止输入后一秒钟后就会立即执行搜索。更多信息请参阅 iManage Work Desktop for Windows 自定义指南 imEmm.config 一节“选择归档位置”对话框选项表中的“搜索间隔”选项。
  
  要提高电子邮件建议的准确性，自版本 10.6.0 起，在您选择归档电子邮件的归档位置时，界面上会显示一个建议图标和工具提示，表示有备选的归档建议。
  
  图：建议图标和工具提示
  
  从搜索结果中选择一个工作区，展开节点，在工作区中选择一个文件夹。或者，选择“搜索工作区” ，然后选择“搜索文件夹”。在搜索栏中输入文件夹名称，然后选择所需文件夹。
- 要在组织特定数据库或所有可用数据库中搜索工作区和文件夹，请选择“搜索文件夹” 或“搜索工作区” ，点击“数据库”选项，然后选择所需数据库。
- 您可以在组织的特定数据库或所有可用数据库中搜索工作区和文件夹，以将电子邮件归档到所需位置。当搜索词语可能会产生大量结果，因而您想要限制搜索范围、节省搜索时间时，这种颇具针对性的搜索方式会非常有用。选择“浏览和文件”上的搜索图标或“选择归档位置”对话框，点击“数据库”选项，然后选择所需数据库。
  注意：
  自版本 10.2.1 起：
  - 在“选择归档位置”和“浏览和文件”对话框中，当焦点位于搜索列表中时，使用 CTRL+A 键盘快捷键选择搜索结果中的所有文本。
  - 搜索结果按相关性排序。您可以选择这些列的标题，按位置名称或客户事务的升序或降序对结果进一步排序。
  注意：
  自版本 10.2.6 起，弃用“显示客户事务”和“显示客户事务描述”选项，引入“工作区视图”选项。
  
  使用“工作区视图”选项，管理员可以定义默认情况下应在 iManage Work 工具栏中的“发送和文件”对话框、“浏览和文件”对话框以及归档对话框中显示以下哪些列标题：
  - 自定义 1-12 别名
  - 自定义 1-12 描述
  - 自定义 29/30 别名和描述
  - 自定义字符串字段：13-16
  - 自定义长字段：17-20
  - 自定义日期字段：21-24
  - 自定义布尔字段：25-29
  - 子类 - 描述和值
  - 默认安全性
  如需了解如何设置默认列标题的更多信息，请参阅 iManage Work Desktop for Windows 自定义指南的 imEMM.config 一节。
  注意：
  自版本 10.2.6 起，您可以在“iManage Work”工具栏中的“发送和文件”对话框、“浏览和文件”对话框以及归档对话框中执行以下操作：
  - 使用齿轮图标添加或删除列标题（）。
  - 右键单击任何现有列以添加或删除管理员配置的默认列标题。
  - 通过拖放重新排列各列。
  - 选择列标题以升序或降序对搜索结果进行排序。
  默认设置下，您会在工作区建议中看到以下字段：
  - 自定义 1 别名
  - 自定义 2 别名
  此外，您可以将以下字段添加至您的工作区建议：
  - 自定义 1 描述
  - 自定义 2 描述
  所做的更改将保存在您的计算机上，且所有三个归档对话框或在离线归档电子邮件时都会出现相关更改。
- 归档到多个位置：
  选择“归档到多个位置”复选框。双击所需位置，或选择每个位置，然后选择“添加到归档位置”将位置添加到“归档位置”列表。选择“文件”。
  电子邮件将归档到选定位置。如需了解更多信息，请参阅将电子邮件归档到多个位置。
要选择您当前连接到的服务器位置，请选择“浏览”。此时将会显示“选择”对话框。分为两个窗格：
- 左窗格：显示“最近的文件夹”、“事务”、“最近的客户”、和“我的收藏夹”选项。
  注意：
  除了这三个选项外，当您执行以下操作时，“最近的文档”选项会出现在“保存”和“打开”对话框左窗格中：
  - 选择“保存附件”，选择一个附件，然后选择“新版本“。
  - 在新的电子邮件窗口中选择”插入 iManage 附件“。
- 右窗格：显示左窗格选择的选项内容。进一步细分为两个窗格：内容列表和所选项目的详细信息。按住鼠标并沿向左或向右拖动可调整两个窗格的相对宽度。
搜索框显示在两个窗格上方。如需了解更多信息，请参阅搜索 iManage Work 项。
在左窗格中选择所需选项。右窗格显示容器中的项目。
在右窗格中选择任何项目查看其属性，或双击该项目预览其内容。重复该过程，直到您找到所需文件夹。
（可选）使用以下选项在右窗格显示的内容列表中查看/定位所需的 iManage Work 项目：
- 在左窗格中选择”最近事务“。选择”最近事务“选项卡查看最近更新的事务。选择”我的工作“选项卡访问您已添加到 iManage Work 的事务。
- 在 iManage Work 中搜索所需的文档、文件夹、事务或客户。如需了解更多信息，请参阅搜索 iManage Work 项。
- 选择后退，前进，上一级浏览内容列表。
- 选择查看 iManage Work 中所选项目路径。例如，选择文件夹时，数据库、客户、事务和文件夹的名称显示为链接。选择链接导航到所需位置。
- 选择切换按钮（默认设置）查看文件夹内容。按钮变为。
- 使用向上/向下按钮和滚动条查看内容列表。项目总数显示于列表顶部。
- 选择内容列表末尾的上一个和下一个图标导航到所需页面。或者选择所需页码。还会显示当前页面上列出的总项目数中的项目数。例如，下图显示第 2 页列出了内容列表中总数为 99 个项目中的 51 到 99 个项目。
  图：页码标注
- 选择“筛选器” 根据所需的天数缩小内容列表范围。可用选项包括“今天”、“昨天”、“过去 7 天”、“过去 30 天”、“过去 6 个月”、“日期范围”和“全部”。选择“完成”应用筛选器并关闭窗格。如需了解更多信息，请参阅使用筛选器。
- 选择“隐藏详细信息” 关闭包含“属性”、“预览”、“版本”（仅针对文档显示）和“附件”（仅针对带有附件的电子邮件显示）选项卡的窗格，这些选项卡显示内容列表中已选项目的相关信息（默认设置）。按钮更改为“显示详细信息” 。
选择“选择”。电子邮件将归档到 iManage Work 中的选定文件夹，并显示归档图标。如需了解更多信息，请参阅归档状态图标。
您可以使用“归档详细信息”窗格或电子邮件网格中的归档详细信息列查看归档详细信息。