Cómo acceder a los archivos de iManage usando una carpeta asignada

Mientras ejecuta el asistente de configuración de iManage Drive y los espacios de trabajo seleccionados en iManage Work se sincronizan con la carpeta iManage Drive de su Mac, seleccione Abrir iManage Drive en la última pantalla para acceder a la carpeta asignada y realizar las actividades de archivo descritas en la sección Cómo trabajar con archivos en su unidad local: Sección de casos de uso clave. O bien, diríjase a la carpeta asignada manualmente o seleccione el icono Abrir carpeta de Drive en la aplicación iManage Drive.

La siguiente figura mostrará la carpeta asignada que se agregó a Favoritos (en la parte superior de la barra lateral) y el contenido dentro de uno de los espacios de trabajo (Asuntos) que fue seleccionado para la sincronización.

Figura: Espacios de trabajo y contenido en la carpeta asignada

Se mostrará un icono de la nube en los espacios de trabajo, carpetas y archivos para indicar que el contenido solo está disponible en el modo en línea, ya que solo los metadatos y no los archivos reales están sincronizados con su Mac. Los archivos de las carpetas estarán disponibles en la carpeta asignada cuando haga doble clic para abrirlos o haga clic con el botón derecho y seleccione Descargar (mantener siempre activo en este dispositivo). Para más información, consulte Cómo usar las opciones del menú del botón derecho.

El icono se muestra para las carpetas Mis asuntos y Asuntos recientes que se crean en la unidad asignada por defecto cuando se conecta a un iManage Work Server. Puede hacer doble clic en cualquier espacio de trabajo con el icono , y luego hacer doble clic en cuando necesite trabajar en los archivos del espacio de trabajo. Para más información, consulte Cómo acceder a Mis asuntos y a Asuntos recientes.

Archivos extraídos

Los siguientes iconos superpuestos indican archivos extraídos por usted u otro usuario mediante iManage Work, iManage Drive o cualquier otra aplicación de iManage/integrada:

• : Nodo para el archivo extraído.

• : Archivo extraído descargado en su carpeta asignada.

El icono cambia a cuando selecciona Descargar (mantener siempre activo en este dispositivo) y vuelve a cambiar a cuando selecciona Acceder solo en línea. Aunque todos los archivos extraídos tienen cualquiera de los iconos de bloqueo, los archivos extraídos por otros usuarios se abren en modo de solo lectura y puede guardarlos como una copia en la misma carpeta o en otra ubicación de su unidad asignada e iManage Drive los sincronizará con iManage Work. Esta función reduce las posibilidades de que surjan conflictos en situaciones en las que dos usuarios editen un documento simultáneamente y cuando otro usuario ya haya extraído un documento. Para más información, consulte Resolución de conflictos.

Conflictos

El icono se muestra en la carpeta asignada para los espacios de trabajo y los archivos que no se están sincronizando o tienen un conflicto. El siguiente texto describe los escenarios en los que verá este icono y proporciona información sobre cómo resolver los problemas de sincronización:

• Espacios de trabajo creados en la carpeta asignada y el contenido añadido a ellos: No se permite la creación de espacios de trabajo a nivel local. Cualquier carpeta creada en el directorio raíz de iManage Drive y el contenido que los usuarios añaden a ella no se sincroniza. Los usuarios deben eliminar manualmente estas carpetas.

• Archivos con conflictos: Los usuarios pueden resolver los conflictos de archivos mediante Notificaciones > Resolver conflicto. Para más información, consulte Resolución de conflictos.

Como puede ver, el contenido de los espacios de trabajo en la carpeta asignada de su Mac es idéntico al de iManage Work.

Figura: Contenidos en la carpeta de iManage Work

Si añade (pega, descarga o arrastra) o modifica los archivos de su carpeta asignada, los mismos cambios se reflejarán en iManage Work. Del mismo modo, los cambios que otros usuarios realicen en los archivos de iManage Work se reflejarán en los archivos de su carpeta asignada.

Si cambia el nombre de una carpeta o un archivo de su carpeta asignada, iManage Drive sincronizará los cambios y los mismos se reflejarán en iManage Work.

Creación, eliminación y renombrado de espacios de trabajo

• Los espacios de trabajo solo pueden crearse en iManage Work y no en su carpeta asignada.

• Los espacios de trabajo no se pueden renombrar desde su carpeta asignada y se mostrará un mensaje de error si lo intenta.

• No podrá eliminar desde su carpeta asignada los espacios de trabajo. Si intenta eliminar un espacio de trabajo, se volverá a añadir y todo el contenido sincronizado en él se eliminará de su carpeta asignada. Para eliminar espacios de trabajo, utilice el cliente iManage Work Web.

• Si intenta eliminar las carpetas cuando la opción Permitir eliminación de carpeta está desactivada, aparecerá una notificación que indica que la eliminación de carpetas no está activada. La carpeta se restaurará y se mostrarán otras notificaciones indicando que la carpeta se ha restaurado.

Comportamiento fuera de línea

• Solo los archivos que ha descargado estarán disponibles fuera de línea en su carpeta asignada. Si selecciona la opción Descargar (mantener siempre activo este dispositivo) para un archivo mientras está fuera de línea, el icono de sincronización se mostrará para el archivo y se descargará cuando iManage Drive se conecte a Internet la próxima vez y sincronice el contenido. Si intenta abrir un archivo que no se ha descargado en su unidad, aparecerá un mensaje de error.

• El icono de la aplicación en la barra de tareas se volverá de color blanco indicando que la conexión a Internet no está disponible.