Lier un dossier de boîte électronique partagée avec un dossier iManage Work 10

Lorsque vous liez un dossier dans la boîte électronique partagée, un lien est affiché sur iManage Work Server. Le lien est enregistré pour l’utilisateur principal de la boîte électronique dans la bibliothèque iManage Work, comme le montre la figure suivante.

Figure : Lier un dossier de boîte électronique partagée avec un dossier iManage Work

Par exemple, si utilisateur1 relie un dossier de la boîte électronique partagée à un dossier iManage Work, un lien est affiché dans la bibliothèque iManage Work et est enregistré sous le nom d’utilisateur de l’utilisateur1 comme indiqué dans le tableau suivant. Si utilisateur1 lie un autre dossier, un lien supplémentaire est affiché dans la bibliothèque iManage Work et est également enregistré sous le même nom d’utilisateur.

Tableau : entrées de bibliothèque iManage Work pour les dossiers liés par l’utilisateur1 (exemple)

Pareillement, si utilisateur2 relie un dossier de la boîte électronique partagée, un lien est affiché dans la bibliothèque iManage Work et est enregistré sous le nom d’utilisateur de l’utilisateur2 comme indiqué dans le tableau suivant.

Tableau : entrées de bibliothèque iManage Work pour les dossiers liés par l’utilisateur2 (exemple)

Une fois que vous liez un dossier dans votre boîte électronique partagée, il est accompagné du suffixe, [Work]— Par exemple, Ventes [Work] . Vous pouvez consulter les détails des dossiers liés dans iManage Work Panel. Lorsque vous vous connectez à la boîte électronique partagée, iManage Work Communication Server, qui tourne sur votre machine, traite tous les liens que vous avez créés.

Par exemple, lorsque iManage Work Communication Server tourne sur la machine de l’utilisateur1, tous les liens créés par l’utilisateur1 sont traités (SID 1 et SID 2). De même, lorsque iManage Work Communication Server tourne sur la machine de l’utilisateur2, tous les liens créés par l’utilisateur2 sont traités (SID 3).

Pour savoir comment relier votre dossier de boîte électronique partagée, voir Lier un dossier de boîte électronique partagée à un dossier iManage Work.

Lier un dossier de boîte électronique partagée lié par un autre utilisateur

iManage Work Communication Server qui tourne sur votre machine traite tous les liens que vous avez créés. Il ne traite pas les liens créés par d’autres utilisateurs. Ainsi, lorsqu’un utilisateur copie un e-mail dans un dossier de boîte électronique partagée que vous avez lié, il n’est classé que lorsque vous ouvrez Microsoft Outlook. De même, lorsque vous copiez un e-mail dans un dossier lié par un autre utilisateur, l’e-mail n’est classé que lorsque cet utilisateur ouvre Microsoft Outlook.

Ainsi, tant qu’un utilisateur n’ouvre pas Microsoft Outlook, tous les e-mails dans les dossiers liés par cet utilisateur ne sont pas classés. Dans ce cas, vous devez à nouveau relier ces dossiers de boîte électronique partagée. Lorsque vous liez un dossier lié par un autre utilisateur, le message « Dossier partagé. Vous ne pouvez pas modifier un lien créé par un autre utilisateur.. Voulez-vous créer un nouveau lien vers un dossier iManage ? » apparaît. Sélectionner oui vous permet de lier le dossier partagé à un dossier iManage Work de votre choix. Pour savoir comment lier les dossiers liés par d’autres utilisateurs, voir Lier des dossiers liés par d’autres utilisateurs.

Lorsque vous liez un dossier de boîte électronique partagée déjà lié par un autre utilisateur, un lien supplémentaire est créé et enregistré sous votre nom d’utilisateur dans la bibliothèque iManage Work. Lorsque vous ouvrez Microsoft Outlook, iManage Work Communication Server fonctionnant sur votre machine traite ces liens et :

• ne classe que les e-mails qui ne sont pas classés précédemment, si le dossier iManage Work lié est le même que celui lié par l’utilisateur précédent.

• classe tous les e-mails, si le dossier iManage Work lié est différent de celui lié par l’utilisateur précédent.

Les liens créés par l’autre utilisateur sont conservés dans la bibliothèque iManage Work comme le montre la figure suivante et sont traités lorsque cet utilisateur ouvre Microsoft Outlook.

Figure : Lier un dossier de boîte électronique partagée lié par un autre utilisateur

Par exemple, iManage Work Communication Server qui tourne sur la machine de l’utilisateur1 traite tous les liens créés uniquement par l’utilisateur1. Il ne traite pas les liens créés par l’utilisateur2. De même, iManage Work Communication Server qui tourne sur la machine de l’utilisateur2 traite tous les liens créés uniquement par l’utilisateur2. Il ne traite pas les liens créés par l’utilisateur1. Si l’utilisateur2 copie un e-mail dans un dossier de boîte électronique partagée que l’utilisateur1 a créé, il n’est classé que lorsque l’utilisateur1 ouvre Microsoft Outlook.

Dans le cas où l’utilisateur1 n’ouvrirait pas Microsoft Outlook, l’utilisateur2 devrait alors relier tous les dossiers de la boîte électronique partagée liés par l’utilisateur1 (soit au même dossier lié par l’utilisateur1, soit à un autre dossier). Lorsque l’utilisateur2 relie ces dossiers, des liens supplémentaires sont créés dans la bibliothèque iManage Work et enregistrés au nom d’utilisateur de l’utilisateur2 (voir SID 4 et SID 5 dans le tableau suivant). Les liens créés par l’utilisateur1 sont également conservés (voir SID 1 et SID 2 dans le tableau suivant). iManage Work Communication Server fonctionnant sur la machine de l’utilisateur2 traite ensuite ces liens supplémentaires lorsque l’utilisateur2 ouvre Microsoft Outlook et :

• ne classe que les e-mails qui ne sont pas classés précédemment, si le dossier iManage Work lié par l’utilisateur2 est le même que l’utilisateur1.

• classe tous les e-mails, si le dossier iManage Work lié est différent.

Les liens créés par l’utilisateur1 sont également conservés et sont traités par iManage Work Communication Server qui s’exécute sur la machine de l’utilisateur1 lorsque l’utilisateur1 ouvre Microsoft Outlook.

Tableau : entrées de bibliothèque iManage Work pour les dossiers liés par l’utilisateur1 et l’utilisateur2 (exemple)