Envoi de pièces jointes sécurisées

L'option Envoi sécurisé est disponible dans le volet de tâches EM de la fenêtre de messagerie qui s'ouvre lorsque vous rédigez de nouveaux emails, ou lorsque vous répondez à des emails ou les transférez. Elle vous permet de:

• Obtenir le lien de fichier qui peut être envoyé à la place d'une pièce jointe à tout utilisateur disposant d'une adresse électronique valide.

• Envoyer les fichiers qui dépassent la limite de taille des pièces jointes du serveur sous forme de liens.

• Contrôler l'accès au fichier en spécifiant la durée d'activation du lien de fichier, et si les destinataires peuvent donner accès à des utilisateurs supplémentaires.

• Prévisualiser le document téléchargé dans iManage Share avant de l'envoyer.

1. Ouvrez une nouvelle fenêtre email, entrez l'identifiant email des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer la pièce jointe sécurisée et l'objet de l'email.

2. Faites glisser le curseur Envoi sécurisé vers la droite pour activer la fonction. Le volet Envoi sécurisé s'affiche dans le coin droit, l'onglet Pièces jointes étant sélectionné par défaut. Un message s'affiche dans le panneau de tâches EM pour vous informer que les pièces jointes aux emails seront téléchargées dans iManage Share, et que vous pouvez contrôler l'accès aux pièces jointes.

   REMARQUE :

   Si iManage Work Desktop pour Windows est installé en mode de compatibilité avec DeskSite ou FileSite et que le plugin iManage Share est installé, l'option Envoyer avec iManage Share est affichée. Il est recommandé de ne pas sélectionner cette option. Utilisez plutôt la fonction Envoi sécurisé.

3. Sélectionnez Joindre un fichier, recherchez le fichier et sélectionnez Insérer. Un lien HTML vers le fichier est joint à l'email, et le nom et la taille du document sont affichés dans la liste des Pièces jointes. Répétez cette étape pour joindre d'autres fichiers. Les fichiers sont téléchargés dans le dossier Partagé que vous avez créé. Pour plus d'informations, voir la section Création d'un nouveau dossier Partagé dans un Objet dans l'aide de iManage Work.
   Si la taille du fichier dépasse la limite autorisée par le serveur, vous êtes invité à le télécharger dans iManage Share.

   REMARQUE :

   Le seuil de taille des pièces jointes peut être défini à l'aide des paramètres de configuration du client Exchange Server et iManage Work Desktop pour Windows. Ces deux paramètres sont utilisés pour déterminer la taille seuil des pièces jointes aux emails. La valeur dans le fichier de configuration est normalement inférieure à la valeur définie dans le Exchange Server. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section imEMM.config du guide de personnalisation de iManage Work Desktop pour Windows.

4. (Facultatif) Sélectionnez et puis sélectionnez Copier le lien. Vous ou les autres utilisateurs avec lesquels vous partagez ce lien pouvez le sélectionner pour demander l'accès aux fichiers.

5. (Facultatif) Dans le volet Envoi sécurisé, sélectionnez l'onglet Paramètres :

   • Sélectionnez la flèche déroulante Expire le pour choisir la date appropriée.

   • Décochez la case Accès réservé aux destinataires de l'email pour vous assurer que tout utilisateur auquel l'email est transmis peut télécharger le lien (et pas seulement les destinataires de l'email).

   REMARQUE :

   Si elle est prise en charge et activée sur votre serveur iManage Share, une option permettant d'ajouter un filigrane aux documents que vous envoyez est disponible.

6. Sélectionnez Envoyer. La boîte de dialogue Sélectionner l'emplacement de classement s'affiche. Sélectionnez Envoyer seulement pour envoyer l'email sans le classer, ou sélectionnez un emplacement et sélectionnez Envoyer et classer.
   L'email avec la pièce jointe HTML pour télécharger les fichiers est envoyé aux utilisateurs.

Accès à la pièce jointe sécurisée

1. Sélectionnez la pièce jointe HTML dans l'email. La page affiche la liste des pièces jointes et mentionne le nom de l'utilisateur qui l'a partagée avec vous.

2. Sélectionnez Demander l'accès.

3. Saisissez votre identifiant email et sélectionnez Obtenir l'accès. Un lien est envoyé à votre adresse email.

4. Sélectionnez Ouvrir la page de téléchargement. Une page qui énumère les pièces jointes s'affiche. Sélectionnez chaque pièce jointe pour la télécharger ou sélectionnez Télécharger tout.