Vincular una carpeta del buzón compartido con una carpeta de iManage Work 10

Al vincular una carpeta en el buzón compartido, se publica un enlace en el servidor de iManage Work. El enlace se registra contra el usuario del buzón primario en la biblioteca de iManage Work como se muestra en la siguiente figura.

Figura: Vincular una carpeta del buzón compartido con una carpeta de iManage Work

Por ejemplo, si el usuario1 vincula una carpeta del buzón compartido a una carpeta de iManage Work, se publicará un enlace en la biblioteca de iManage Work y se registrará con el nombre de usuario del usuario1, como se muestra en la siguiente tabla. Si el usuario1 vincula otra carpeta, se publicará un enlace adicional en la biblioteca de iManage Work y también se registrará con el mismo nombre de usuario.

Tabla: entradas de la biblioteca de iManage Work para carpetas vinculadas por el usuario1 (ejemplo)

Del mismo modo, si el usuario2 vincula una carpeta del buzón compartido, se publicará un enlace en la biblioteca de iManage Work y se registrará con el nombre de usuario del usuario2, como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla: entradas de la biblioteca de iManage Work para carpetas vinculadas por el usuario2 (ejemplo)

Cuando se vincula una carpeta del buzón compartido, esta se anexa con el sufijo, [Work]— por ejemplo, Ventas [Work] . Puede ver los detalles de la carpeta vinculada en iManage Work Panel. Cuando se conecte al buzón compartido, iManage Work Communication Server, que se ejecutará en su equipo, procesará todos los enlaces creados por usted.

Por ejemplo, cuando iManage Work Communication Server se ejecute en el equipo del usuario1, se procesarán todos los enlaces creados por el usuario1 (SID 1 y SID 2). Del mismo modo, cuando iManage Work Communication Server se ejecute en la máquina del usuario2, se procesarán todos los enlaces creados por el usuario2 (SID 3).

Para obtener información sobre cómo vincular su carpeta del buzón compartido, consulte Cómo vincular la carpeta del buzón compartido con una carpeta de iManage Work.

Vincular una carpeta del buzón compartido vinculada por otro usuario

iManage Work Communication Server, que se ejecutará en su equipo, procesará los enlaces creados por usted. No procesará los enlaces creados por otros usuarios. Así, cuando un usuario copie un correo electrónico en una carpeta del buzón compartido vinculada por usted, este se archivará solo al abrir Microsoft Outlook. Del mismo modo, cuando se copie un correo electrónico en una carpeta vinculada por otro usuario, el correo se archivará solo cuando ese usuario abra Microsoft Outlook.

Por lo tanto, hasta que un usuario abra Microsoft Outlook, todos los correos electrónicos de las carpetas vinculadas por ese usuario no se archivarán. En estos casos, hay que volver a vincular estas carpetas del buzón compartido. Cuando se vincula una carpeta vinculara por otro usuario, aparecerá el mensaje «Carpeta compartida. No puede editar un enlace creado por otro usuario. ¿Desea crear un nuevo enlace a una carpeta de iManage?». Si selecciona sí podrá vincular la carpeta compartida a una carpeta de iManage Work de su elección. Para obtener información sobre cómo vincular carpetas vinculadas por otros usuarios, consulte Cómo vincular carpetas vinculadas por otros usuarios.

Cuando vincula una carpeta del buzón compartido ya vinculada por otro usuario, se creará un enlace adicional y se registrará con su nombre de usuario en la biblioteca de iManage Work. Cuando abra Microsoft Outlook, iManage Work Communication Server, que se ejecutará en su equipo, procesará estos enlaces y:

• archivará solo los correos electrónicos que no estén archivados previamente, si la carpeta de iManage Work vinculada es la misma que la vinculada por el usuario anterior.

• archivará todos los correos electrónicos, si la carpeta de iManage Work vinculada es diferente de la vinculada por el usuario anterior.

Los enlaces creados por el otro usuario se conservarán en la biblioteca de iManage Work como se muestra en la siguiente figura y se procesarán cuando este usuario abra Microsoft Outlook.

Figura: Vincular una carpeta del buzón compartido vinculada por otro usuario

Por ejemplo, iManage Work Communication Server, que se ejecutará en el equipo del usuario1, procesará los enlaces creados solo por el usuario1. No procesará los enlaces creados por el usuario2. De manera similar, iManage Work Communication Server, que se ejecutará en el equipo del usuario2, procesará los enlaces creados solo por el usuario2. No procesará los enlaces creados por el usuario1. Si el usuario2 copia un correo electrónico en una carpeta del buzón compartido vinculada por el usuario1, se procesará solo cuando el usuario1 abra Microsoft Outlook.

En el caso de que el usuario1 por cualquier razón no abra Microsoft Outlook, entonces el usuario2 deberá vincular todas las carpetas del buzón compartido vinculadas por el usuario1 (ya sea a la misma carpeta vinculada por el usuario1 o a otra carpeta). Cuando el usuario2 vincule estas carpetas, se crearán enlaces adicionales en la biblioteca de iManage Work y se registrarán con el nombre de usuario del usuario2 (consulte SID 4 y SID 5 en la siguiente tabla). Los enlaces creados por el usuario1 también se conservarán (consulte SID 1 y SID 2 en la siguiente tabla). iManage Work Communication Server, que se ejecutará en el equipo del usuario2, procesará entonces estos enlaces adicionales cuando el usuario2 abra Microsoft Outlook y:

• archivará solo los correos electrónicos que no estén archivados previamente, si la carpeta de iManage Work vinculada por el usuario2 es la misma que la del usuario1.

• archivará todos los correos electrónicos, si la carpeta de iManage Work vinculada es diferente.

Los enlaces creados por el usuario1 también se conservarán y serán procesados por iManage Work Communication Server, que se ejecutará en el equipo del usuario1, cuando el usuario1 abra Microsoft Outlook.

Tabla: entradas de la biblioteca de iManage Work para carpetas vinculadas por el usuario1 y el usuario2 (ejemplo)