Vincular carpetas
Puede vincular carpetas y subcarpetas en su buzón de Microsoft Outlook a una carpeta de iManage Work para que cuando se agreguen mensajes a las carpetas de archivo, se copien o muevan a la carpeta correspondiente de iManage Work automáticamente. Alternativamente, un delegado puede crear carpetas vinculadas en Microsoft Outlook en su nombre. La carpeta vinculada en Outlook que crea su delegado lo tiene a usted (el propietario del buzón) como propietario de la carpeta. Todos los correos electrónicos existentes y subsiguientes en la carpeta vinculada se archivan automáticamente en la carpeta de iManage Work a la que está asignada.
Si la función Carpetas Flexibles está habilitada para un área de trabajo, el botón Seleccionar estará habilitado solo si ha inspeccionado una Carpeta Ad-Hoc existente para la cual tiene permisos de lectura/escritura para crear carpetas. Si la función Carpetas Flexibles no está habilitada, el botón Seleccionar estará habilitado solo si tiene acceso de lectura/escritura a la carpeta y los permisos relevantes para crear carpetas públicas/privadas.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta de correo de Outlook en el árbol de Outlook y seleccione Vincular a iManage. Aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar la ubicación de iManage. Alternativamente, seleccione Sí en el enlace al cuadro de diálogo de confirmación de iManage que aparece cuando cree una carpeta o subcarpeta en Outlook.
Seleccione la carpeta de destino de archivado en iManage Work y elija Seleccionar. Se lo redirigirá al cuadro de diálogo Vincular Carpeta a iManage y la ruta de la carpeta se actualizará en el campo Ubicaciones de Archivado.
(Opcional) Seleccione Examinar para seleccionar otra ubicación.(Opcional) Seleccione o desmarque las siguientes casillas de verificación:
Dejar los mensajes en Outlook después de archivar (seleccionado de forma predeterminada): a menos que se seleccione esta opción, cualquier mensaje de correo electrónico en la carpeta de Outlook vinculada se moverá a iManage Work y se eliminará automáticamente de la carpeta de Outlook una vez archivados.
Archivar mensajes como Privado: De forma predeterminada, los correos electrónicos archivados en iManage Work heredan la política de seguridad de la carpeta principal. Seleccione esta opción para aplicar la política de seguridad privada.
Asignar todas las subcarpetas: todas las subcarpetas en la carpeta de Outlook seleccionada también serán asignadas. Es decir, se creará la misma estructura de subcarpetas en la carpeta iManage y los correos electrónicos se archivan en estas subcarpetas.
Seleccione OK. El icono de iManage
y la palabra [Work] se agregan al nombre de la carpeta que indica que la carpeta está vinculada. El mismo comportamiento también se verá en las subcarpetas si seleccionó la casilla de verificación Asignar Todas las Subcarpetas. Para ver la estructura de asignación de carpetas, seleccione la pestaña Carpetas en el panel de iManage Work. Mostrará las carpetas recientes. Seleccione la carpeta iManage a la que creó el enlace. Recorra la jerarquía de carpetas y encontrará que todas las subcarpetas se crean dentro de la carpeta asignada.
Después de vincular una carpeta, cualquier subcarpetas que cree dentro de esta carpeta no se asignarán automáticamente. Puede vincular estas subcarpetas mientras las crea en cualquier otro momento.