Ablage einer E-Mail

Wählen Sie eine E-Mail, eine Besprechungsanfrage oder eine zugewiesene Aufgabe in Microsoft Outlook aus und wählen Sie Datei > Durchsuchen und Ablegen in der iManage Work-Gruppe oder im Rechtsklickmenü E-Mail. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Durchsuchen und Ablegen im Aufgabenfenster E-Mail-Verwaltung wählen.

Wählen Sie einen Speicherort auf dem Server, mit dem Sie aktuell verbunden sind, oder auf den iManage Work Servern, mit denen Sie sich zuletzt verbunden haben, aus der Liste der Vorgeschlagenen Speicherorte oder der Letzten Speicherorte aus und wählen Sie Ablegen. Die E-Mail wird an der ausgewählten Stelle abgelegt.

Suche nach dem gewünschten Ablageort:

• Geben Sie den Namen eines Arbeitsbereichs in die Suchleiste ein, um nach einem Zielarbeitsbereich zu suchen, und drücken Sie die Eingabetaste.

  HINWEIS:

  Das Suchfeld bleibt aktiviert und aktiv, wenn Sie nach Speicherorten in den Dialogfeldern Ablageort auswählen (wenn Sie E-Mails ablegen und senden) oder Speicherort(e) auswählen (wenn Sie nach dem Speicherort suchen) suchen.
  

  Der Standardwert für die Option SearchInterval, mit dem das Intervall (in Millisekunden) für die automatische Suche in den Arbeitsbereichen eingestellt wird, ist nun auf 1000 Millisekunden gesetzt. Das bedeutet, dass eine Suche durchgeführt wird, sobald eine Sekunde verstrichen ist, nachdem Sie die Eingabe beendet haben. Weitere Informationen finden Sie unter der Option SearchInterval in der Dialogfeldtabelle Optionen für die Auswahl des Ablageorts im Abschnitt imEmm.config im iManage Work Desktop für Windows Anpassungs-Handbuch.

  Wählen Sie einen Arbeitsbereich in den Suchergebnissen aus, erweitern Sie den Knotenpunkt und wählen Sie einen Ordner im Arbeitsbereich aus. Alternativ können Sie auch Nach Arbeitsbereichen suchen und dort Suche nach Ordnern wählen. Geben Sie den Namen eines Ordners in die Suchleiste ein und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.

• Um nach Arbeitsbereichen und Ordnern in einer bestimmten Datenbank oder allen in Ihrem Unternehmen verfügbaren Datenbanken zu suchen, wählen Sie Nach Ordnern suchen oder Nach Arbeitsbereichen suchen , gehen Sie auf die Option Datenbanken und wählen Sie die gewünschte Datenbank.

• Sie können nach Arbeitsbereichen und Ordnern in einer bestimmten Datenbank oder in allen in Ihrem Unternehmen verfügbaren Datenbanken suchen, um E-Mails an Ihrem gewünschten Speicherort abzulegen. Diese gezielte Suche kann nützlich sein, wenn ein Suchbegriff eine große Anzahl von Ergebnissen liefern kann und Sie daher die Suche und die Zeit für die Suche einschränken oder auf einen bestimmten Bereich konzentrieren möchten. Wählen Sie das Suchsymbol in den Dialogfeldern Durchsuchen und Ablegen oder Ablageorte auswählen, gehen Sie auf die Option Datenbanken und wählen Sie die gewünschte Datenbank aus.

  HINWEIS:

  Ab 10.2.1 aufwärts:

  • Verwenden Sie in den Dialogfeldern Ablageort auswählen und Durchsuchen und Ablegen die Tastenkombination CTRL+A, um den gesamten Text in den Suchergebnissen auszuwählen, wenn sich der Mauszeiger in der Suchliste befindet.

  • Die Suchergebnisse sind nach Relevanz sortiert. Sie können die Ergebnisse in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge des Namens des Speicherorts oder des Client-Betreffs weiter sortieren, indem Sie die Überschriften für diese Spalten auswählen.

  HINWEIS:

  Die Optionen ShowClientMatter und ShowClientMatterDescription sind ab 10.2.6 veraltet. Stattdessen wird die Option WorkspaceView eingeführt.

  Mit der Option WorkspaceView können Administratoren festlegen, welche der folgenden Spaltenüberschriften standardmäßig im Dialogfeld Senden und Ablegen, im Dialogfeld Durchsuchen und Ablegen und im Dialogfeld Ablegen in der Symbolleiste von iManage Work angezeigt werden sollen:

  • Benutzerdefiniert 1–12 Alias

  • Benutzerdefiniert 1–12 Beschreibung

  • Benutzerdefiniert 29/30 Alias und Beschreibung

  • Benutzerdefinierte String-Felder: 13–16

  • Benutzerdefinierte lange Felder: 17–20

  • Benutzerdefinierte Datumsfelder: 21–24

  • Benutzerdefinierte Boolesche Felder: 25–29

  • Unterklasse – Beschreibung und Wert

  • Standardsicherheit

  Weitere Informationen zum Festlegen von Standard-Spaltenüberschriften finden Sie im Abschnitt imEMM.config im iManage Work Desktop für Windows Anpassungs-Handbuch.

  HINWEIS:

  Ab 10.2.6 können Sie die folgenden Aktionen im Dialogfeld Senden und Ablegen, im Dialogfeld Durchsuchen und Ablegen sowie im Dialogfeld Ablegen in der Symbolleiste von iManage Work ausführen:

  • Hinzufügen oder Entfernen von Spaltenüberschriften mit dem Zahnrad-Symbol ( ).

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige vorhandene Spalte, um die von Ihrem Administrator konfigurierten Standard-Spaltenüberschriften hinzuzufügen oder zu entfernen.

  • Ordnen Sie Spalten per Drag & Drop neu an.

  • Sortieren Sie die Suchergebnisse in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge, indem Sie die Spaltenüberschriften auswählen.

  Standardmäßig sehen Sie die folgenden Felder in Ihrem Arbeitsbereichsvorschlag:

  • Benutzerdefiniert 1 Alias

  • Benutzerdefiniert 2 Alias

  Darüber hinaus können Sie Ihrem Arbeitsbereichsvorschlag die folgenden Felder hinzufügen:

  • Benutzerdefiniert 1 Beschreibung

  • Benutzerdefiniert 2 Beschreibung

  Die vorgenommenen Änderungen werden auf Ihrem Rechner gespeichert und erscheinen in allen drei Ablage-Dialogfeldern und auch bei der Offline-Ablage von E-Mails.
  

• An mehreren Speicherorten ablegen:
  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ablegen an mehreren Speicherorten. Doppelklicken Sie auf den/die gewünschten Speicherort(e), oder wählen Sie jeden Speicherort aus und wählen Sie dann Zu Ablageorten Hinzufügen, um den/die Speicherort(e) zur Liste der Speicherorte hinzuzufügen. Wählen Sie Datei.
  Die E-Mail wird an den ausgewählten Speicherorten abgelegt. Für weitere Informationen schauen SieAblegen einer E-Mail an mehreren Speicherorten.

Um einen oder mehrere Speicherort(e) auf dem Server auszuwählen, mit dem Sie gerade verbunden sind, wählen Sie Durchsuchen. Sie gelangen zum Dialogfeld Auswählen. Es ist in zwei Fenster unterteilt:

• Linkes Fenster: Zeigt die Optionen Zuletzt verwendete Ordner, Betreffs, Zuletzt verwendete Kunden, und Meine Favoriten an.

  HINWEIS:

  Zusätzlich zu den drei Optionen wird die Option Letzte Dokumente im linken Fenster der Dialogfelder Speichern und Öffnen angezeigt, wenn Sie:

  • Anhänge speichern wählen, einen Anhang auswählen und neue Version auswählen.

  • Im Fenster Neue E-Mail iManage Anhang einfügen auswählen.

• Rechtes Fenster: Zeigt den Inhalt der im linken Fenster ausgewählten Option an. Er ist in zwei weitere Fenster unterteilt: das Inhaltsverzeichnis und die Details des ausgewählten Elements. Halten Sie die Maus gedrückt und ziehen Sie sie nach links oder rechts , um die relative Breite der beiden Fenster anzupassen.

Über den beiden Fenstern wird ein Suchfeld angezeigt. Für weitere Informationen schaue Sie unterSuche nach iManage Work-Einträgen.

Wählen Sie im linken Fenster die gewünschte Option aus. Die Elemente im Container werden im rechten Fenster angezeigt.

Wählen Sie ein beliebiges Element im rechten Fenster aus, um seine Eigenschaften anzuzeigen, oder doppelklicken Sie auf das Element, um eine Vorschau seines Inhalts anzuzeigen. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie den gewünschten Ordner gefunden haben.

(Optional) Verwenden Sie die folgenden Optionen, um die gewünschten iManage Work Elemente in der Inhaltsliste im rechten Fenster anzuzeigen/zu finden:

• Wählen Sie im linken Fenster Letzte Betreffs aus. Wählen Sie die Registerkarte Aktuelle Betreffs, um die zuletzt aktualisierten Betreffs anzuzeigen. Wählen Sie die Registerkarte My Work, um auf Betreffs zuzugreifen, die Sie zu iManage Work hinzugefügt haben.

• Suchen Sie in iManage Work nach den gewünschten Dokumenten, Ordnern, Betreffs oder Clients. Für weitere Informationen schauen SieSuche nach iManage Work-Einträgen.

• Wählen Sie Zurück , Vorwärts und eine Ebene nach oben , um durch die Inhaltsliste zu navigieren.

• Wählen Sie , um den Pfad des ausgewählten Elements in iManage Work anzuzeigen. Beispielsweise werden der Name der Datenbank, des Kunden, des Betreffs und des Ordners als Links angezeigt, wenn Sie einen Ordner auswählen. Wählen Sie einen beliebigen Link, um zur gewünschten Position zu navigieren.

• Wählen Sie die Umschalttaste (Standardeinstellung), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen. Die Taste wechselt zu .

• Zeigen Sie die Inhaltsliste mit den Auf/Ab-Tasten und der Bildlaufleiste an. Die Gesamtzahl der Elemente wird oben in der Liste angezeigt.

• Wählen Sie das Symbol für Zurück und Weiter am Ende der Inhaltsliste, um zur gewünschten Seite zu gelangen. Alternativ können Sie auch die gewünschte Seitenzahl auswählen. Außerdem wird die Anzahl der Elemente aus der Gesamtzahl der Elemente angezeigt, die auf der aktuellen Seite aufgeführt sind. Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise, dass von den insgesamt 99 Elementen in der Inhaltsliste auf Seite 2 die Elemente 51 bis 99 aufgelistet sind.
  Abbildung: Seitenumbruch

  

• Wählen Sie Filter , um die Inhaltsliste nach der gewünschten Anzahl von Tagen einzugrenzen. Die verfügbaren Optionen sind Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Letzte 6 Monate, Datumsbereich und Alle. Wählen Sie Fertig, um den Filter anzuwenden und den Filterbereich zu schließen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Filtern.

• Wählen Sie Details ausblenden , um das Fenster zu schließen, das die Registerkarten Eigenschaften, Vorschau, Versionen (nur für Dokumente angezeigt) und Anhänge (nur für E-Mails mit Anhängen) enthält, die Informationen über das in der Inhaltsliste ausgewählte Element anzeigen (Standardeinstellung). Die Schaltfläche ändert sich in Details anzeigen .

Wählen Sie Auswählen. Die E-Mail wird in iManage Work in den ausgewählten Ordner abgelegt und das Symbol zum Ablegen wird angezeigt. Für weitere Informationen schauen Sie Symbole für den Archivierungsstatus.
Sie können die Ablagedetails über den Bereich Ablagedetails oder die Spalten Ablagedetails im E-Mail-Gitter anzeigen.