Sichere Anhänge senden

Die Option Sicheres Senden ist im EM-Aufgabenbereich im E-Mail-Fenster verfügbar, das beim Verfassen neuer E-Mails oder beim Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails geöffnet wird. Sie ermöglicht Ihnen:

• Den Empfang eines Dateilinks, der anstelle eines Anhangs an jeden Benutzer, der eine gültige E-Mail-Adresse hat, gesendet werden kann.

• Das Versenden von Dateien, die das Limit des Servers für die Anhangsgröße überschreiten, als Links.

• Den Zugriff auf die Datei zu kontrollieren, indem Sie angeben, für welche Dauer der Dateilink aktiv ist und ob Empfänger weiteren Benutzern Zugriff gewähren können.

• Die Anzeige einer Vorschau des hochgeladenen Dokuments in iManage Share vor dem Senden.

1. Öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster, geben Sie die E-Mail-ID der Benutzer, an die Sie die sichere Anlage senden möchten, und den Betreff der E-Mail ein.

2. Ziehen Sie den Schieberegler Sicheres Senden nach rechts, um die Funktion zu aktivieren. Der Bereich Sicheres Senden wird in der rechten Ecke angezeigt, wobei die Registerkarte Anhänge standardmäßig ausgewählt ist. Im EM-Aufgabenbereich wird eine Nachricht angezeigt, die Sie darüber informiert, dass E-Mail-Anhänge in iManage Share hochgeladen werden und dass Sie den Zugriff auf die Anhänge steuern können.

   HINWEIS:

   Wenn iManage Work Desktop für Windows im Kompatibilitätsmodus mit DeskSite oder FileSite installiert ist und das Plugin iManage Share installiert ist, wird die Option Mit iManage Share senden angezeigt. Es wird empfohlen, diese Option nicht auszuwählen. Verwenden Sie stattdessen die Funktion Sicheres Senden.

3. Wählen Sie Datei anhängen, suchen Sie nach der Datei und wählen Sie Einfügen. Ein HTML-Link zu der Datei wird an die E-Mail angehängt. Name und Größe des Dokuments werden in der Liste Anhängeangezeigt. Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Dateien anzuhängen. Die Dateien werden in den von Ihnen erstellten Freigabeordner hochgeladen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Neuen Freigabeordner für einen Betreff anlegen in der Hilfe zu iManage Work.
   Wenn die Dateigröße das vom Server erlaubte Limit überschreitet, werden Sie aufgefordert, die Datei in iManage Share hochzuladen.

   HINWEIS:

   Das Größenlimit für Anhänge kann über die Client-Konfigurationseinstellungen des Exchange Servers und des iManage Work Desktops für Windows festgelegt werden. Beide Einstellungen werden zur Bestimmung der maximalen Größe von E-Mail-Anhängen herangezogen. Der Wert in der Konfigurationsdatei ist normalerweise kleiner als der im Exchange Server eingestellte Wert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt imEMM.config im iManage Work Desktop für Windows Anpassungs-Handbuch.

4. (Optional) Markieren Sie und wählen Sie dann Link kopieren. Sie oder andere Benutzer, für die Sie diesen Link freigeben, können ihn auswählen, um Zugriff auf die Dateien anzufordern.

5. (Optional) Wählen Sie im Bereich Sicheres Senden die Registerkarte Einstellungen:

   • Wählen Sie den Dropdown-Pfeil Ablaufdatum, um das entsprechende Datum auszuwählen.

   • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff auf E-Mail-Empfänger beschränkt, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer, an den die E-Mail weitergeleitet wird, den Link herunterladen kann (nicht nur die Empfänger der E-Mail).

   HINWEIS:

   Falls auf Ihrem iManage Share-Server unterstützt und aktiviert, steht eine Option zum Hinzufügen eines Wasserzeichens zu den von Ihnen gesendeten Dokumenten zur Verfügung.

6. Wählen Sie Senden. Das Dialogfenster Ablageort auswählen wird angezeigt. Wählen Sie Nur senden, um die E-Mail zu senden, ohne sie abzulegen, oder wählen Sie einen Ort und wählen Sie Senden und Ablegen.
   Die E-Mail mit dem HTML-Anhang zum Herunterladen der Dateien wird an die Benutzer gesendet.

Zugriff auf die sichere Anlage

1. Wählen Sie den HTML-Anhang in der E-Mail aus. Die Seite zeigt die Listen der Anhänge an und enthält den Namen des Benutzers, der sie für Sie freigegeben hat.

2. Wählen Sie Zugriff anfordern.

3. Geben Sie Ihre E-Mail-ID ein und wählen Sie Zugriff erhalten. Ein Link wird an Ihre E-Mail gesendet.

4. Wählen Sie Download-Seite öffnen. Eine Seite mit einer Liste der Anlagen wird angezeigt. Wählen Sie jeden Anhang aus, um ihn herunterzuladen, oder wählen Sie Alle herunterladen.