Einen freigegebenen Postfachordner mit einem iManage Work 10-Ordner verknüpfen

Wenn Sie einen Ordner im gemeinsamen Postfach verknüpfen, wird ein Link auf dem iManage Work-Server veröffentlicht. Die Verknüpfung wird für den primären Postfachbenutzer in der iManage Work-Bibliothek registriert, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Abbildung: Einen freigegebenen Postfachordner mit einem iManage Work-Ordner verknüpfen

Wenn z. B. Benutzer1 einen Ordner im freigegebenen Postfach mit einem iManage Work-Ordner verknüpft, wird ein Link in der iManage Work-Bibliothek veröffentlicht und unter dem Benutzernamen von Benutzer1 registriert, wie in der folgenden Tabelle gezeigt. Wenn Benutzer1 einen weiteren Ordner verlinkt, wird ein weiterer Link in der iManage Work-Bibliothek veröffentlicht und ebenfalls auf diesen Benutzernamen registriert.

Tabelle: iManage Work-Bibliothekseinträge für von Benutzer1 verknüpfte Ordner (Beispiel)

Ähnlich wird eine Verknüpfung in der iManage Work-Bibliothek erstellt, wenn Benutzer2 einen freigegebenen Postfachordner verknüpft und auf den Benutzernamen von Benutzer2 registriert. Siehe folgende Tabelle.

Tabelle: iManage Work-Bibliothekseinträge für von Benutzer2 verknüpfte Ordner (Beispiel)

Wenn Sie einen Ordner in Ihrem freigegebenen Postfach verknüpfen, wird er mit dem Suffix [Work]— versehen - zum Beispiel Sales [Work] . Sie können die Details des verknüpften Ordners im iManage- Work Panel einsehen. Wenn Sie eine Verbindung zum freigegebenen Postfach herstellen, verarbeitet der auf Ihrem Rechner laufende iManage Work Communication Server alle von Ihnen erstellten Verknüpfungen.

Wenn B. iManage Work Communication Server z.B. auf dem Rechner von Benutzer1 ausgeführt wird, verarbeitet er alle von Benutzer1 erstellten Verknüpfungen (SID 1 und SID 2). Ähnlich verarbeitet iManage Work Communication Server, wenn er auf dem Rechner von Benutzer2 ausgeführt wird, alle von Benutzer2 erstellten Verknüpfungen (SID 3).

Informationen zum Verknüpfen Ihres freigegebenen Postfachordners finden Sie unter Verknüpfung eines freigegebenen Postfachordners mit einem iManage Work-Ordner.

Einen von einem anderen Benutzer verknüpften gemeinsamen Postfachordner verknüpfen

Wenn iManage Work Communication Server auf Ihrem Rechner läuft, verarbeitet er die von Ihnen erstellten Verknüpfungen. Er verarbeitet keine von anderen Benutzern erstellten Verknüpfungen. Wenn ein Benutzer also eine E-Mail in einen von Ihnen verknüpften gemeinsamen Postfachordner kopiert, wird sie erst abgelegt, wenn Sie Microsoft Outlook öffnen. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie eine E-Mail in einen von einem anderen Benutzer verknüpften Ordner kopieren: Die E-Mail wird dort erst abgelegt, wenn dieser Benutzer Microsoft Outlook öffnet.

D.h., die E-Mails werden erst in den von diesem Benutzer verknüpften Ordnern abgelegt, wenn er Microsoft Outlook öffnet. In diesen Fällen müssen Sie diese freigegebenen Postfachordner erneut verknüpfen. Wenn Sie einen von einem anderen Benutzer verknüpften Ordner verknüpfen, wird die Meldung "Freigegebener Ordner. Sie können eine von einem anderen Benutzer erstellte Verknüpfung nicht bearbeiten. Möchten Sie eine neue Verknüpfung zu einem iManage-Ordner erstellen?" angezeigt. Wenn Sie dann Ja wählen, können Sie den gemeinsamen Ordner mit einem iManage Work-Ordner Ihrer Wahl verknüpfen Informationen über das Verknüpfen von schon von anderen Benutzern verknüpften Ordnern finden Sie unter Verknüpfen von schon von anderen Benutzern verknüpften Ordnern.

Wenn Sie einen freigegebenen Postfachordner verknüpfen, der bereits von einem anderen Benutzer verknüpft wurde, wird eine zusätzliche Verknüpfung erstellt und unter Ihrem Benutzernamen in der iManage Work-Bibliothek registriert. Wenn Sie Microsoft Outlook öffnen, verarbeitet iManage Work Communication Server, wenn er auf Ihrem Rechner läuft, diese Links und:

• Legt nur die E-Mails ab, die noch nicht abgelegt sind, wenn der verknüpfte iManage Work-Ordner mit dem vom vorherigen Benutzer verknüpften Ordner übereinstimmt.

• Legt alle E-Mails ab, wenn der verknüpfte iManage Work-Ordner ein anderer ist als der, den der vorherige Benutzer verknüpft hat.

Die vom anderen Benutzer erstellten Verknüpfungen werden in der iManage Work-Bibliothek beibehalten, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, und werden verarbeitet, sobald dieser Benutzer Microsoft Outlook öffnet.

Abbildung: Einen von einem anderen Benutzer verknüpften gemeinsamen Postfachordner verknüpfen

Der iManage Work Communication Server verarbeitet zum Beispiel, wenn er auf dem Rechner von Benutzer1 läuft, nur von Benutzer1 erstellte Verknüpfungen. Er verarbeitet keine von Benutzer2 erstellten Verknüpfungen. Ähnlich verarbeitet der auf dem Rechner von Benutzer2 ausgeführte iManage Work Communication Server nur die von Benutzer2 erstellten Verknüpfungen. Er verarbeitet keine von Benutzer1 erstellten Verknüpfungen. Wenn Benutzer2 eine E-Mail in einen von Benutzer1 verknüpften gemeinsamen Postfachordner kopiert, wird sie nur verarbeitet, wenn Benutzer1 Microsoft Outlook öffnet.

Für den Fall, dass Benutzer1 aus jeglichem Grund Microsoft Outlook nicht öffnet, sollte Benutzer2 selbst alle von Benutzer1 verknüpften freigegebenen Postfachordner verknüpfen (entweder mit demselben von Benutzer1 verknüpften Ordner oder mit einem anderen Ordner). Wenn Benutzer2 diese Ordner verknüpft, werden zusätzliche Verknüpfungen in der iManage Work-Bibliothek erstellt und unter dem Benutzernamen von Benutzer2 registriert (siehe SID 4 und SID 5 in folgender Tabelle). Die von Benutzer1 erstellten Verknüpfungen werden ebenfalls beibehalten (siehe SID 1 und SID 2 in folgender Tabelle). Der auf dem Rechner von Benutzer2 ausgeführte iManage Work Communication Server verarbeitet dann diese zusätzlichen Verknüpfungen, wenn Benutzer2 Microsoft Outlook öffnet und:

• Legt nur die noch nicht abgelegten E-Mails ab, wenn der von Benutzer2 verknüpfte iManage Work-Ordner dem von Benutzer1 entspricht.

• Legt alle E-Mails ab, wenn der verknüpfte iManage Work-Ordner ein anderer ist.

Die von Benutzer1 erstellten Verknüpfungen bleiben ebenfalls erhalten und werden vom auf dem Rechner von Benutzer1 laufenden iManage Work Communication Server verarbeitet, sobald Benutzer1 Microsoft Outlook öffnet.

Tabelle: iManage Work-Bibliothekseinträge für von Benutzer1 und Benutzer2 verknüpfte Ordner (Beispiel)