Speichern als PDF

Mit der Option Speichern als PDF können Sie Ihr Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint-, Visio- und MS-Project-Dokument mit Ihren benutzerdefinierten Einstellungen in die PDF-Format konvertieren und mit einem einzigen Vorgang in iManage Work speichern. Wenn Sie die PDF als Version eines in iManage vorhandenen Dokuments speichern, werden Sie darüber informiert, dass beim nächsten Versuch, die Dokument zu öffnen, die neueste PDF-Version verfügbar ist.

So speichern Sie ein Dokument von Ihrem System nach iManage Work als PDF:

1. Wählen Sie die Registerkarte iManage.

2. Wählen Sie in der Gruppe Datei in der Ribbon-Gruppe iManage die Option Speichern als PDF. Das Dialogfeld Optionen für die Speichern als PDF wird angezeigt.

   HINWEIS:

   Um die Dateigröße zu reduzieren, kann die Option Adobeconversion aktiviert werden, um den Adobe-Konverter zum Speichern von Dokumenten als PDFs in iManage Work zu verwenden. Weitere Informationen zur Option Adobeconversion finden Sie unter „Zusätzliche Optionen“ im Abschnitt imWorkOptions.xml im iManage Work Desktop fmr Windows Anpassungsleitfaden.

3. Wählen Sie die PDF-Optionen aus und wählen Sie OK. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

4. Navigieren Sie zu dem iManage-Ordner, in dem Sie die PDF speichern möchten.

5. Geben Sie im Bereich Eigenschaften des neuen Dokuments die Dokumenteigenschaften ein und wählen Sie Speichern.

6. Das PDF-Dokument wird geöffnet. Dem Dokumentnamen wird eine Nummer und Versionsnummer hinzugefügt, die anzeigt, dass die Dokument in iManage Work gespeichert ist.

So speichern Sie ein Dokument in iManage Work als PDF:

1. Wählen Sie die Registerkarte iManage, und wählen Sie in der Ribbon-Gruppe iManage die Gruppe Datei. Dort wählen Sie Öffnen. Alternativ können Sie die iManage-Dokument auch über die Backstage-Menü öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen eines Dokuments.

2. Wählen Sie Speichern als PDF. Das Dialogfeld Optionen für die Speichern als PDF wird angezeigt.

3. Wählen Sie die PDF-Optionen aus. Unter Dokumentoptionen ist standardmäßig die Option Neue Version ausgewählt.
   (Optional) Um die PDF als separates Dokument zu speichern, wählen Sie Neues Dokument. Das Kontrollkästchen Zum Original zugehörig ist aktiviert. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass die beiden Dokumente miteinander verknüpft sind und die verknüpfte Dokument unter Eigenschaften > Verknüpfte Dokumente aufgeführt ist.

4. Wählen Sie OK.

   • Wenn Sie Neue Version ausgewählt haben, wird die Dialogfeld Neue Version angezeigt. Geben Sie die Dokumenteigenschaften ein und wählen Sie Speichern.
     Die Version wird gespeichert, und die PDF wird mit der aktualisierten Versionsnummer geöffnet. Wenn die Nummer des Originaldokuments beispielsweise 245679.1 lautete, ändert sie sich zu 245679.2.
     Wenn Sie oder ein anderer Nutzer die Originaldokument die nächste Mal öffnen, wird ein Dialogfenster angezeigt, die Sie darüber informiert, dass es sich bei der neuesten Version um ein PDF handelt, und Sie werden aufgefordert, es zu öffnen. Wählen Sie Neueste Version, um das PDF zu öffnen. Alternativ können Sie das Dokument in einem iManage-Dialogfeld auswählen, die Registerkarte Versionen auswählen und dann die PDF-Version auswählen, um es zu öffnen.
     Auf der Registerkarte Vorschau wird außerdem eine Meldung angezeigt, dass eine neuere Version gefunden wurde. Wählen Sie Neueste ansehen und dann Ja im Bestätigungsdialogfeld, um die PDF-Version in ihrer ursprünglichen Anwendung zu öffnen.

   • Wenn Sie Neues Dokument ausgewählt haben, wird das Dialogfenster Speichern als angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das Dokument speichern möchten, geben Sie die Details im Bereich Eigenschaften des neuen Dokuments ein und wählen Sie Speichern.
     Das neue PDF wird an dem angegebenen Speicherort gespeichert, eine neue Dokumentnummer wird zugewiesen und die Versionsnummer lautet 1. Das PDF wird geöffnet.