元数据
简介
元数据是一个通用术语，指有关对象（如工作区、文件夹或文档）的所有信息。单独的信息片段称为属性。在 iManage Work 中，所有属性的集合称为元数据。 iManage Work 系统提供了大量的属性，因此通过向对象附加足够的属性，您的公司可以创建有关该对象的全面描述。属性有助于处理对象，原因如下。
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特质 |
描述 |
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分类 |
您可以精确地对一个项目进行分类。每个项目可以有一个或多个指定关联的属性。例如，您可以设置属性来指示文档属于特定的客户端、事务、辖区、首席律师和帐单代码。例如，这组属性将使您能够精确地放置和归档文档。 |
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搜索 |
您可以精确地搜索一个项目。您可以使用任意数量的属性来创建搜索，以快速准确地找到一个或多个项目。例如，搜索范围可以很广，仅查找具有指定“客户端”标签的项目，或在不考虑客户端的情况下，查找具有指定首席律师的所有项目。搜索可以更为精确，包括客户端、事务、辖区、文档所有者和/或特定日期后的修改。 例如，一个项目的“客户端”属性可能是 Microsoft，而另一个项目的“客户端”属性可能是 Coca-Cola。这使您可以使用等同于 Microsoft 的客户端进行搜索。 |
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安全性 |
您可以根据指定的属性为各个项目（如文档）分配安全权限。此外，属性也可以自动为整个文件夹、文件夹组和工作区分配安全权限。 |
本部分包含以下主题：
属性
属性是附加到对象上的单个信息片段或字段。例如，有关 Microsoft Word 文档的元数据是一组属性，包括文件名、文档创建日期、上次修改者、文档在计算机或 iManage Work 系统中的位置以及谁有权访问此文档、文档被分配到的客户和事务、帐单代码和负责律师等属性。虽然有些属性可能不太明显（如文档编号），有些属性可能始终对用户不可见，但是 iManage Work 系统内部需要这些属性。 属性具有以下特征：值、类型和标题。
值
值是赋给属性的数据。每个属性只能包含一个值。系统为每个属性分别定义了赋值方法（如何将值赋给属性）和可以赋给属性的值类型（例如，字符串、日期或布尔值）。以下是赋值方法。
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方法 |
描述 |
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用户指定的验证值 |
用户从预定义值列表中选择一个值。 每个列表项先前都已验证为可接受值。例如，属性 custom1（其标题可能为“客户端”）必须有一个先前定义的选项列表，以便用户为该属性赋值。用户可以更改客户端，但它必须出现在该下拉列表中。请参见已验证的列表选项。以下示例显示了可能的客户端值的已验证列表。
选定的用户（主要为 iManage Work 系统管理员）可以向已验证列表添加、删除或修改项目。创建工作区时，用户也可以添加项目。 |
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用户指定的未验证值 |
用户将未验证的值直接指定给属性。 例如，文档的文件名便是字符串类型的用户指定未验证属性。在保存文档时，用户输入一个名称，该名称随后将存储为属性。 |
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系统赋值 |
iManage Work 系统会自动为属性赋值。 系统分配的属性是 iManage 为维护对象的历史和性质而所需的属性。例如，文档具有创建日期和上次编辑日期。这些值将自动分配给其属性，并且无法更改。 用户或 iManage Work 系统管理员无法编辑自动分配的属性。 |
类型
每个属性都有一个数据类型，该类型指定了可以为该属性存储的值的内容。以下是属性类型列表：
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类型 |
描述 |
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未验证的字符串 |
这是一个自由格式的字符串。字符串长度可能因具体属性而异。用户可以在支持的语言字符集中输入任何有效字符。特殊字符，如句号或星号，可能会受到限制 例如，字符串的长度也受到限制，可能短至一个字符，也可能长至 8000 个字符。系统还可能会限制空格或特殊字符的使用。有关更多信息，请参见包含该字段的文档。 |
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已验证的字符串 |
这是一个字符串字段，用户必须从先前提供的有效值查找列表中进行选择。 每个值的实际类型取决于属性，而且对输入值的验证将在输入该值时进行。 |
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布尔 |
此类型属性具有两个可能值之一。通常，布尔值为 true/false 或 yes/no。值对可能显示为不同的标签，如启用/禁用，或显示为复选框选项（选中或未选中）。文档可能会指出，省略一个字段可能具有某种意义。 有关更多信息，请参见包含该字段的文档。 |
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datetime |
这是日期和时间信息。日期通常由系统指定，例如电子邮件的发送日期。它也可以用于搜索（如文档搜索），但如果使用客户端界面，则可能会显示日历选择列表。 iManage Work 系统使用 ISO 8601 日期格式，例如2017-09-18T00:00:00Z。这是 ISO 8601 中的有效格式，但并非所有用户都熟悉。 |
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整型 |
整数的数值。系统将为每个属性显示任何限制和数据范围。 |
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double |
整数和小数的数值。系统将为每个属性显示任何限制和数据范围。 |
标题
标题（也称为标签或名称）提供了一种将有意义的名称应用于属性的机制。所有属性都有一个默认的标题。有些标题是描述性的（如上一个用户或已签出），有些则是在安装后由组织更改的（如 custom1 或 custom2）。这些名称中的任何一个都可以更改为更有意义或更合适的名称。以 custom1 为例。它的内部名称是 custom1 ，但是许多 iManage Work 部署会更改它，因此它的标题是 客户端 。此 标题将始终与该属性相关联，并作为客户端显示在 iManage Work 客户端和搜索面板中。
下表显示了两个行业的自定义字段示例。
表：自定义表的常见示例
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属性 |
非律师事务所/非法律用途 |
律师事务所/法律用途 |
注意 |
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Custom1 |
客户端或业务部门 |
客户端 |
这些是 custom1 的常见示例。 |
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Custom2 |
项目或约定 |
事务 |
这些是 custom2 的常见示例。 |
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Custom3 - Custom12 |
计费律师。公司部门、行业、司法辖区、法律部门、事务类型、办公室、外部律师、当事人、保留代码、保留政策、状态 |
由于每家公司都有不同的数据组织方式，所以 custom3 至 custom12 的典型案例很少。此处包含的示例为常见标题，但属性赋值由每个公司单独决定。 |
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Custom29 |
惯例 |
惯例 |
这些是 custom29 的常见示例。 |
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Custom30 |
子惯例 |
法律领域 |
这些是 custom30 的常见示例。 |
最重要的标题用于属性 custom1 至 custom30，并遵循以下准则。
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属性 |
数据类型 |
长度 |
描述/注释 |
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custom1 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
Custom1 和 Custom2 具有父/子关系；请参见父/子关系。 请参见已验证的自定义字段。 |
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custom2 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
Custom1 和 Custom2 具有父/子关系；请参见父/子关系。 请参见已验证的自定义字段。 |
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custom3 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom4 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom5 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom6 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom7 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom8 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom9 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom10 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom11 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom12 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom13 |
string |
96。 字母数字。标准特殊字符。允许使用空格。允许使用 Unicode。 |
对于电子邮件，这是发件人的姓名。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom14 |
string |
96。 字母数字。标准特殊字符。允许使用空格。允许使用 Unicode。 |
对于电子邮件，这是收件人的姓名。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom15 |
string |
96。 字母数字。标准特殊字符。允许使用空格。允许使用 Unicode。 |
对于电子邮件，这是抄送收件人的姓名。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom16 |
string |
96。 字母数字。标准特殊字符。允许使用空格。允许使用 Unicode。 |
对于电子邮件，这是密件抄送收件人的姓名。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom17 |
double |
0 - 1059 |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom18 |
double |
0 - 1059 |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom19 |
double |
0 - 1059 |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom20 |
double |
0 - 1059 |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom21 |
datetime |
ISO 8601 格式。它必须采用以下两种格式之一： 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
对于电子邮件，这是发送日期。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom22 |
datetime |
ISO 8601 格式。它必须采用以下两种格式之一： 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
对于电子邮件，这是发送日期。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom23 |
datetime |
ISO 8601 格式。它必须采用以下两种格式之一： 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
对于电子邮件，这是发送日期。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom24 |
datetime |
ISO 8601 格式。它必须采用以下两种格式之一： 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
对于电子邮件，这是发送日期。对于文档或文件夹，这可以用于您的自定义要求。 |
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custom25 |
布尔 |
true|false |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom26 |
布尔 |
true|false |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom27 |
布尔 |
true|false |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom28 |
布尔 |
true|false |
此字段可以用于您的自定义要求。 |
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custom29 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
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custom30 |
已验证的字符串 |
32. 字母数字：a-z、A-Z、0-9。 允许使用标准特殊字符：*().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"== 允许使用空格：否。 允许使用 Unicode：是。 |
请参见已验证的自定义字段。 |
配置文件
配置文件是为对象关联的属性的已定义子集。每个组织都可以决定其配置文件所需的属性集。
请按以下方式查看与项目关联的属性。
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在 iManage Work 客户端（如 iManage Work for Web 或 iManage Work Desktop for Windows）中，选择一个文档，然后选择属性。“属性”窗格中的每个项目（如标题、作者、注释）都是一个单独的属性。 |
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在 iManage Control Center 中，在命令窗格中选择内容 > 文档。系统将显示文档屏幕。每个搜索条件都是与文档关联的属性。搜索文档后，选择单个文档，示其属性页面随即显示。选择选项卡标题以显示这些属性。 |
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通过添加或删除属性 ，您可以通过 iManage Control Center 更改项目的配置文件。
类和子类
类和子类是两个相关的属性，它们定义文档和文件夹（而不是工作区和事务）的类型。这两个属性均不能重命名。尽管子类为可选属性，但所有文档和文件夹都必须具有类属性。
类定义对象的类型或用途。例如，某个类可以命名为协议。为进一步区分协议类型，该类可以有两个子类，谅解备忘录和主服务协议。
已验证的自定义字段
已验证的自定义字段（通常称为自定义字段）这一术语是指任何需要预定义的选项列表才能进行值选择的属性。通常，这指的是 特定的 14 个属性，默认命名为：Custom1、Custom2、Custom3、 Custom4、Custom5、 Custom6、 Custom7、 Custom8、 Custom9、 Custom10、 Custom11、 Custom12、 Custom29 和 Custom30。其中 Custom1/Custom2 和Custom29/Custom30 两个属性对具有 父子关系；请参见父子关系。
父子关系已验证列表选项
指定给自定义字段的值是从预定义的值列表中选择的。用户从下拉列表中选择值，iManage 系统管理员可以添加和删除选项。通过将其限制在一个列表中，可以确保值的格式正确、拼写正确，且为已批准或已验证的选项。
以下两对自定义字段具有父子关系：Custom1/Custom2 和 Custom29/Custom30。这四个自定义字段均为已验证的列表选项属性。即，用户从客户端的下拉列表中选择值，iManage 系统管理员可以添加和删除选项。但是，子值本身是一个已验证的列表选项属性，它与父值相关，并与父属性关联使用。例如，如果 custom1 为客户端，且被赋值为 eDiscovery，那么 custom2（可能称为事务）可能有多个选择，如购买协议和采矿权。这种关系类似于其他自定义字段和类/子类，只是 custom2 和 custom30 为属性。您可以为对象分配 custom1 值，但不一定需要分配 custom2 值。如果没有 custom1 值，则您无法为对象分配 custom2 值。
iManage Control Center 不直接显示 custom2 或 custom30 条目。如要查看这些内容，请从 custom1 或 custom29 的条目中进行选择。
属性性质
属性均有性质。它们是定义属性行为的附加信息。例如，所有属性都具有与名称相关的性质，例如名称或别名。部分属性可能具有其他性质。例如，custom1 属性还具有启用状态 (Yes/No) 和 HIPAA 兼容状态 (Yes/No) 的性质。它还具有一个描述（对属性用途的友好解释），但该描述本身就是一个属性。
图：Custom1 的性质。
性质不能用于搜索。例如，您无法搜索与 HIPAA 兼容的对象。但是，一些性质可以用来筛选搜索结果。在搜索结果页面中，有一个选项可能是根据性质筛选列表。例如，在 iManage Control Center 中，您可以根据 HIPAA 兼容状态筛选结果。
综合示例
以下综合示例显示了一个属性从首次初始化到客户端使用它的使用过程。
最初，所有属性字段均将具有默认名称。为满足组织的要求，iManage Work 系统管理员可以更改属性名称（称为标题）。在以下示例中，属性 custom1 已更改为客户端，属性 custom2 已更改为项目/事务。在 iManage 客户端应用程序中，这些属性自动显示为客户端和项目/事务。
图：iManage Control Center 中的标题面板
客户端属性列表已填充值。就客户端而言，每个值本身就是另一个属性，如项目/事务。
图：iManage Control Center 中的 Custom1 属性列表
从上述示例中选择一个客户端（例如 Enron Corporation，别名 1000），系统将显示可用值。
图：iManage Control Center 中 Custom1 (Enron) 属性列表中的 Custom2
这些值显示在 iManage Work 客户端中，此处为 Work for Web。
图：从 iManage Work Web 客户端中的搜索窗体中选择属性
例如，在搜索文档时，用户可以选择客户端和项目/事务作为搜索条件。项目 1 显示已选择 Enron Corporation 作为客户端值，项目 2 显示了可用值列表（如图“从 iManage Work Web 客户端的搜索窗体中选择属性”所列）。用户可以从该列表中选择。