简介

数据加密是一种安全措施，可防止在未经授权的访问或盗窃的情况下查看文档。它也称为静态数据加密，指数据文件在不使用时进行加密。此加密方式符合 HIPAA 和其他保护敏感信息免受意外或错误披露的美国法规。 如果文件被泄露，例如被盗窃或未经授权的访问（包括内部未经授权的访问），文件将被加密，因此无法读取。当授权用户访问文档时（例如通过在客户端应用程序中编辑或查看），文档将被解密，然后就能够正常读取或编辑。当用户处理完文档后，它将返回至加密状态。

加密的实施因 iManage Work 环境而异。 在某些环境中，加密是自动的，且无法关闭。 在其他环境中，加密是可选的，默认情况下不启用。 在这种情况下，所有库都必须显式启用以进行加密。有关具体信息，请与 iManage Work 系统管理员联系。 如果环境不支持静态数据自动加密，或者未启用基于库的显式加密，则仍可以通过以下方法对文档和电子邮件进行单独加密。 当多个条件适用时，并不会带来任何额外效果。

• 文档类将 HIPAA 兼容的加密设置为是。有关更多详细信息，请参见 类/子类。

• 自定义字段（如 custom1 或 custom3）指定文档加密。有关更多详细信息，请参见自定义字段。

• 文件类型指定文档加密。有关更多详细信息，请参见 文件类型。

但是，此页面上的操作不包括从上述三种方法启用的加密。这些操作仅用于静态数据加密。

加密概述

加密使用称为加密密钥的电子密码。加密密钥通过以下两种方式之一实现：系统管理的密钥或客户管理的加密密钥 (CMEK)（可选）。

系统管理的密钥是由 iManage Work 系统提供的内置加密密钥。此密钥为默认密钥，无需任何步骤进行管理。如果启用了加密，则会自动激活此密钥。请参见使用 iManage 系统密钥一节。

客户管理的加密密钥允许客户管理自己的加密密钥。客户控制其整个过程，包括从生成客户提供的加密密钥（源密钥），到将密钥加载到 iManage Work，再到决定何时使用每个密钥，以及何时撤消或替换密钥。 为提高安全性，此过程使用需要两个独立密钥库的双方 CMEK。双方 CMEK 要求两位客户团队成员（称为密钥持有者），每个成员在 Microsoft Azure 密钥保管库帐户中独立存储同一主密钥的副本。这两个密钥库随后由 iManage Work 进行以下验证：

• iManage Work 可以访问这两个 Azure 密钥保管库帐户，且

• 两个 Azure 密钥保管库中的密钥完全相同。

一经验证，该密钥就可以被激活进行加密。但如果两个密钥都已被撤销，则加密和解密将会停止。

在 iManage Work 中实施双方 CMEK 须遵循以下流程（由客户完成每个步骤）：

1. 创建客户提供的加密密钥。这是源加密密钥，它是该过程其余部分的基础。 请参见创建客户提供的加密密钥。

2. 客户提供的加密密钥副本应由公司代管。如果此密钥丢失或密码丢失，则使用此密钥加密的所有文档都将无法恢复。同样地，如果密钥被泄露，则使用此密钥加密的所有文档都可能被泄露。

3. 客户提供的加密密钥将被复制两次。两个密钥持有者各自收到一份副本。

4. 每个密钥持有者各自创建一个单独的 Azure 密钥保管库，然后向其中导入客户提供的加密密钥副本。这就是所谓的密钥库。

5. 每个密钥持有者向 iManage 提供其 Azure 密钥保管库域名系统 (DNS) 名称。 这允许客户预先授权允许使用的密钥保管库。请参见向 iManage 注册 Azure 密钥保管库域名。

6. 然后，每个密钥持有者将其密钥库值提供给授权的 iManage Control Center 系统管理员。此管理员必须是 NRTADMIN，且具有全局密钥管理权限。 iManage Control Center 系统管理员将基于这两个密钥库创建主密钥。请参见添加密钥。

7. 客户在 iManage Control Center 中激活此主密钥，然后应用于选定的库。请参见激活密钥。激活后，库将立即使用该主密钥对所有文档进行加密和解密。文档始终通过当前的活动密钥来解密。
   

本部分包含以下主题：

• 创建客户提供的加密密钥

• 向 iManage 注册 Azure 密钥保管库域名

• 添加全局密钥管理权限

• 注册密钥

• 使用 iManage 系统密钥

• 激活密钥

• 编辑密钥名称

• 查看密钥详细信息

• 术语

创建客户提供的加密密钥

使用以下方法创建客户提供的加密密钥。

创建客户提供的加密密钥和密钥保管库的过程在 iManage Work 之外完成。作为最佳实践和理解此过程重要方面的一部分，iManage 推荐了一些指南。有关更多信息，请参见 Azure 密钥保管库。

这些程序使用一个名为 Azure 信息工作表的工作表，为了方便起见，您可以使用它来记录所需的信息，以供以后在这些过程中使用。

向 iManage 注册 Azure 密钥保管库域名

在 iManage Control Center 中管理加密密钥之前，必须向 iManage Work 系统注册客户的Azure 密钥保管库域名。

1. 两个密钥持有者均须联系其指定的客户服务经理 (CSM) 或其实施合作伙伴 ，并提供 Azure 密钥保管库域名（也称为 DNS 名称）。使用 Azure 信息工作表第 1 行中记录的值。这两个域名必须不同。例如，密钥持有者 1 可以为 azurevault1.vault.azure.net，密钥持有者 2 可以为 azurevault2.vault.azure.net。

2. 在继续操作之前，密钥持有者将收到 iManage Support 的验证，确认密钥保管库 DNS 名称已成功注册到 iManage Work系统。

添加全局密钥管理权限

NRTADMIN 激活并管理密钥。NRTADMIN 需要 全局 密钥管理权限才能查看 iManage Control Center 中的加密密钥菜单选项。

如要在 iManage Control Center 中分配全局密钥管理权限，请执行以下操作：

1. 创建启用此密钥管理权限的全局角色。请参见 角色。

2. 将此角色分配给特定用户。请参见将角色分配给用户。

注册密钥

使用以下方法注册（添加）新的主密钥。主密钥是在库上激活的密钥。

在激活前，必须注册（添加）主密钥。在 iManage Control Center 中，导航到加密密钥页面（设置 > 加密密钥）：

1. 选择添加加密密钥。此时将显示添加加密密钥对话框。

   图：添加加密密钥页面

   

2. 输入密钥名称。这是一个用于方便识别密钥的描述性名称。此名称将显示在密钥列表中。它不能与另一个现有密钥相同，但可以稍后更改。

3. 第一个密钥持有者输入以下内容：

   1. 密钥标识符。也称为 Azure 密钥版本密钥标识符，这是用于创建 Azure 密钥保管库的 URI 和密钥标识符的组合。使用 Azure 信息工作表第 2 行记录的值作为Azure 密钥版本密钥标识符。例如：https://azurevault1.vault.azure.net/keys/ajubalaw-2/7668e37b63f6433fa285434f23a58b1b

   2. 应用程序（客户端）ID。这是应用程序在 Azure Active Directory 中注册期间提供的字符串标识符。使用 Azure 信息工作表第 3 行中记录的值作为应用程序 ID。例如：https://azurevault1.vault.azure.net/keys/ajubalaw-2/7668e37b63f6433fa285434f23a58b1b

   3. 客户端秘钥。这是应用程序在 Azure Active Directory 中注册期间提供的客户端秘钥。使用 Azure 信息工作表第 4 行中记录的值作为客户端秘钥。例如：xCGRvvvQmKfqwTw[@a@qovRN_Nn72K46

   所有这些值均须与第二个密钥持有者的值不同。

4. 第二个密钥持有者以相同的方式输入其信息。所有这些值均须与第一个密钥持有者的值不同。

5. 选择添加。此操作将创建主密钥。新添加的密钥将被标记为就绪。

使用 iManage 系统密钥

iManage Work 系统提供了一个名为 iManage 系统密钥的内置密钥。在某些 iManage Work 环境中，要求加密，此密钥为加密的默认密钥。 对于不想使用和管理自己密钥的客户，使用 iManage 系统密钥将无需额外操作。此密钥始终可用。正在使用自己的密钥但不想再管理密钥的客户可以激活iManage 系统密钥。

激活密钥

使用以下方法激活主密钥。

将主密钥应用于库来激活主密钥。可以根据需要在库上激活主密钥。先前的主密钥将被停用。iManage 建议不要重复使用以前用过的主密钥。例外情况：即使之前已被替换，内置的 iManage 系统密钥始终可以激活。

在 iManage Control Center 中，导航到加密密钥页面（设置 > 加密密钥）：

1. 右击主密钥（包括 iManage 系统密钥）），然后 选择激活。此时将显示激活对话框。

2. 选择需要应用此主密钥的一个库或多个库。可应用主密钥的库将在激活对话框中供您选择。

3. 选择激活。此时将显示加密密钥页面。这个新激活的主密钥将用于之后的所有加密。当主密钥在库中处于活动状态时，它称为库密钥。文档将始终使用库密钥进行加密和解密。

无法取消选择或停用库密钥。只有在该库中激活了新的主密钥时，库密钥才会转变为取消选择或停用状态（实质上是替换库密钥）。

编辑密钥名称

使用以下方法编辑主密钥名称。编辑密钥名称不会更改主密钥的状态。

在 iManage Control Center 中，导航到加密密钥页面（设置 > 加密密钥）：

1. 右击需要编辑的主密钥名称。

2. 选择编辑。此时将显示“编辑”对话框。

3. 输入新的主密钥名称。密钥名称不能与另一个主密钥名称相同。

4. 选择保存。

查看密钥详细信息

使用以下方法查看主密钥详细信息。它提供了有关密钥及其激活库的详细信息。

在 iManage Control Center 中，导航到加密密钥页面（设置 > 加密密钥），然后选择要查看的主密钥名称。此时将显示详细信息屏幕。

术语

在加密密钥过程中将使用以下术语。