Administração da criação de contêineres (pastas) para espaços de trabalho

O iManage Control Center permite que um administrador de sistemas do iManage controle quem pode adicionar contêineres no nível superior (raiz) de qualquer espaço de trabalho, independentemente de a segurança padrão do espaço de trabalho estar configurada como Privada, Pública ou Visualização.

Os contêineres incluem pastas e pastas de modelos, pastas de pesquisa, pastas do Share e guias.

Usando a opção Direitos de acesso necessários para a criação de pastas em espaços de trabalho na página Configurações globais, os administradores selecionam uma das seguintes opções:

• Acesso Completo: somente usuários com permissões de administrador ou de nível de proprietário de um espaço de trabalho podem criar contêineres no nível superior (raiz) do espaço de trabalho. Eles também podem editar e excluir esses contêineres criados por outros usuários.

• Leitura/gravação: os usuários com acesso de leitura/gravação ou acesso completo a um espaço de trabalho podem criar contêineres no nível superior (raiz) do espaço de trabalho. Os usuários com permissões de leitura/gravação não terão permissão para excluir ou alterar quaisquer contêineres dos quais não sejam proprietários.

Essa configuração se aplica a:

• Todas as bibliotecas. Ela não pode ser estabelecida para separadamente para cada biblioteca.

• Clientes do iManage Cloud: Os clientes do Cloud recebem atualizações de forma contínua. Se você ainda não vê essa configuração, procure-a em uma atualização futura do Cloud.

• Clientes no local: iManage Control Center 10.3.1 (ou posterior)

Impactos no comportamento herdado

Anteriormente, o iManage Control Center incluía a configuração Permitir a criação de pastas em espaços de trabalho públicos, que controlava se usuário precisava ter acesso completo ou acesso de leitura/gravação para criar contêineres no nível raiz de um espaço de trabalho quando a segurança padrão do espaço de trabalho estava configurada como Pública.

Essa configuração herdada continuará a ser aplicada: o valor existente é automaticamente traduzido para o valor correspondente da nova opção. Porém, a nova configuração amplia a capacidade de incluir espaços de trabalho com segurança padrão Privada e Visualização.

Perguntas frequentes:

P: Quando entrará em vigor essa nova funcionalidade?
R: O comportamento herdado continuará a ser usado até que a nova opção global no Control Center seja configurada.
A modificação dessa configuração no Control Center geralmente leva no máximo 1 hora para entrar em vigor, mas pode levar até 8 horas para que a alteração seja replicada para todas as regiões, dependendo do seu ambiente do iManage Work . Os usuários finais não precisam reiniciar nem fazer login novamente. Para ambientes de implementação no local, o serviço do Work Server não precisa ser reiniciado.

P: Essa configuração pode ser controlada para cada biblioteca separadamente?
R: Não, essa configuração se aplica a todos os espaços de trabalho de todas as bibliotecas.

P: Posso permitir que os usuários criem contêineres no nível raiz com permissão de leitura/gravação em espaços de trabalho públicos, mas exigir permissão de acesso completo em todos os outros espaços de trabalho?
R: Daqui em diante, você deverá decidir entre exigir acesso completo ou acesso de leitura/gravação para criar contêineres em QUALQUER espaço de trabalho, independente do respectivo tipo de segurança (Pública, Privada ou Visualização).
Se você é um novo cliente, qualquer usuário com acesso de leitura/gravação pode criar pastas no nível raiz do espaço de trabalho em questão.

P: O que acontece com as pastas do Share?
R: As pastas do Share se comportam da mesma forma que todas as outras pastas com relação a essa configuração. Se você quer que os usuários com acesso de leitura/gravação em espaços de trabalho possam criar pastas do Share no nível superior (raiz) desses espaços de trabalho, você deve configurar os Direitos de acesso necessários para a criação de pastas em espaços de trabalho como Leitura/gravação.

P: O que acontece com as guias?
R: As guias são contêineres organizacionais para pastas. Elas aparecem no nível raiz de um espaço de trabalho. Essa nova configuração se aplica à criação de guias no nível raiz do espaço de trabalho.

P: O que acontece com as pastas flexíveis?
R: Não há nenhuma alteração no comportamento das pastas flexíveis (pastas criadas mediante um modelo) e das pastas personalizadas (pastas criadas manualmente sem o uso de um modelo). Dependendo da sua seleção para a configuração global de Direitos de acesso necessários para a criação de pastas em espaços de trabalho, os usuários deverão ter acesso completo ou acesso de leitura/gravação em qualquer espaço de trabalho para poder criar pastas no nível superior (raiz), independentemente da segurança padrão aplicada ao espaço de trabalho (Privada, Pública ou Visualização).

OBSERVAÇÃO: é possível criar pastas do iManage Share no nível superior (raiz) de um espaço de trabalho mesmo se o espaço de trabalho estiver usando um modelo com Pastas flexíveis.

Para obter mais informações sobre as pastas flexíveis e o uso de modelos, consulte Modelos.

P: Essa configuração se aplica somente a novos espaços de trabalho, ou também aos espaços de trabalho existentes?
R: Essa configuração se aplica tanto aos novos espaços de trabalho quanto aos espaços de trabalho existentes.

P: A nossa implementação existente do iManage Work tem a configuração “Permitir a criação de pastas em espaços de trabalho públicos” habilitada. Qual é o novo comportamento?
R: Consulte Impactos no comportamento herdado.

P: Quais aplicativos do iManage são afetados por essa configuração?
R: Essa configuração afeta todos os aplicativos do iManage Work que permitem a criação de pastas.