Metadados
Introdução
“Metadados” são um termo geral que se refere a todas as informações sobre um objeto (como um espaço de trabalho, uma pasta ou um documento). Cada informação individual é denominada “propriedade”. No iManage Work, o conjunto coletivo de todas as propriedades é denominado “metadados”. O sistema iManage Work disponibiliza um grande número de propriedades; assim, ao atribuir um número suficiente de propriedades a um objeto, a sua empresa pode criar um quadro abrangente sobre ele. As propriedades ajudam a trabalhar com objetos pelos motivos a seguir.
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Característica |
Descrição |
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Categorização |
É possível categorizar um item com precisão. Cada item pode ter uma ou mais propriedades que especificam associações. Por exemplo, é possível estabelecer propriedades que indicam que um documento pertence a um cliente, assunto, jurisdição, advogado principal e código de faturamento específicos. Esse conjunto de propriedades permite posicionar e arquivar um documento com precisão, por exemplo. |
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Pesquisa |
É possível pesquisar um item com precisão. Você pode usar um número qualquer de propriedades para elaborar uma pesquisa que localize um ou mais itens com rapidez e precisão. Por exemplo, uma pesquisa pode ser ampla, que procure apenas itens com uma tag de cliente específica, ou todos os itens com um advogado principal especificado, independentemente do cliente. A pesquisa pode ser mais precisa e incluir o cliente, o assunto, a jurisdição, o proprietário do documento e/ou o fato de ter sido modificado após uma certa data. Por exemplo, a propriedade Cliente para um item pode ser Microsoft, e para outro pode ser Coca-Cola. Isso permite fazer pesquisas com a Microsoft como cliente. |
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Segurança |
É possível atribuir privilégios de segurança a itens individuais (como um documento) com base em propriedades específicas. Além disso, é possível atribuir automaticamente às propriedades privilégios de segurança a pastas inteiras, grupos de pastas e espaços de trabalho. |
Os seguintes tópicos estão disponíveis:
Propriedades
Uma propriedade é uma informação ou um campo de informação individual anexado a um objeto. Por exemplo, os metadados de um documento do Microsoft Word são o conjunto de propriedades que inclui o nome do arquivo, a data em que o documento foi criado, quem o modificou por último, a sua localização no computador ou no sistema iManage Work, quem tem acesso ao documento, o cliente e o assunto aos quais o documento foi atribuído, o código de faturamento e o advogado responsável, entre outras propriedades. Algumas propriedades podem ser menos óbvias, como o número do documento, e outras podem não ser destinadas a serem vistas pelos usuários mas podem ser necessárias internamente para o sistema iManage Work. A propriedades têm as seguintes características: valor, tipo e legendas.
Valor
O valor é o dado atribuído à propriedade. Cada propriedade pode conter apenas um valor. O método de atribuição de valor (como o valor é atribuído à propriedade) e o tipo de valor (cadeia de caracteres, data ou booliano, por exemplo) que pode ser atribuído à propriedade são definidos individualmente para cada propriedade. Os métodos de atribuição de valores são descritos a seguir.
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Método |
Descrição |
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Valor validado atribuído pelo usuário |
O usuário seleciona um valor de uma lista de valores predefinidos. Cada item da lista foi validado previamente como valor aceitável. Por exemplo, a propriedade custom1, talvez legendada como Cliente, precisa ter uma lista de opções definida previamente para que um usuário atribua um valor a essa propriedade. O usuário pode modificar o cliente, mas ele deve constar na lista suspensa em questão. Consulte Lista de opções validadas. O exemplo a seguir mostra a lista validada dos valores de cliente possíveis.
Usuários selecionados, na maioria das vezes administradores do sistema iManage Work, podem adicionar, excluir ou modificar itens de uma lista validada. Também é possível adicionar itens ao se criar um espaço de trabalho. |
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Valor não validado atribuído pelo usuário |
O usuário atribui um valor não validado diretamente a uma propriedade. Um exemplo de propriedade de tipo cadeia de caracteres com propriedade não validada atribuída pelo usuário é o nome de arquivo de um documento. Ao salvar um documento, o usuário insere um nome, e esse nome é armazenado como uma propriedade. |
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Atribuído pelo sistema |
O sistema iManage Work atribui automaticamente um valor a uma propriedade. As propriedades atribuídas pelo sistema são aquelas de que o iManage precisa para manter o histórico e a natureza do objeto. Por exemplo, os documentos têm uma data de criação e uma data da última modificação. Esses valores são atribuídos automaticamente às suas propriedades, e não podem ser alterados. As propriedades atribuídas automaticamente não podem ser modificadas nem pelos usuários, nem pelos administradores do sistema iManage Work. |
Tipo
Cada propriedade tem um tipo de dado que determina o conteúdo do valor que pode ser armazenado para a propriedade em questão. Eis a seguir uma lista de tipos de propriedades:
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Tipo |
Descrição |
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Cadeia de caracteres não validada |
Trata-se de uma cadeia de caracteres de forma livre. O comprimento pode variar com base na propriedade específica. Os usuários podem inserir quaisquer caracteres válidos do conjunto de caracteres do idioma compatível. Caracteres especiais, como ponto ou asterisco, podem não ser admissíveis. Por exemplo, as cadeias de caracteres têm comprimento limitado; o limite pode variar entre um único caractere e 8000 caracteres. Também pode haver restrições quanto ao uso de espaços ou caracteres especiais. Para obter mais informações, consulte a documentação fornecida com o campo. |
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Cadeia de caracteres validada |
Trata-se de um campo de cadeia de caracteres em que o usuário deve escolher um item em uma lista de valores válidos fornecidos previamente. O tipo efetivo de cada valor depende da propriedade, e a validação do valor é efetuada no momento em que o valor é inserido. |
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booliano |
Esse tipo pode ter dois valores possíveis. Em geral, esses valores são verdadeiro/falso ou sim/não. Os pares de valores podem ser exibidos com etiquetas diferentes, como habilitado/desabilitado, ou como uma opção de caixa de seleção, marcada ou desmarcada. A documentação poderá indicar que a omissão de um campo pode ter um significado. Para obter mais informações, consulte a documentação fornecida com o campo. |
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datetime |
Trata-se de uma informação de data e hora. Geralmente as datas são atribuídas pelo sistema, como a data de envio de um e-mail. Esse tipo de informação também pode ser usado para uma pesquisa, por exemplo ao se pesquisar documentos. Entretanto, se for usada uma interface cliente, poderá ser exibida uma lista de seleção em calendário. O sistema iManage Work usa o formato de data ISO 8601, do tipo2017-09-18T00:00:00Z. Esse é um formato válido conforme a norma ISO 8601, mas pode não resultar familiar para todos os usuários. |
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int |
Valor numérico para números inteiros. Eventuais restrições e intervalos de dados são exibidos para cada propriedade. |
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double |
Valor numérico para números inteiros e números decimais. Eventuais restrições e intervalos de dados são exibidos para cada propriedade. |
Legendas
A legenda (denominada também etiqueta ou nome) fornece um mecanismo para aplicar um nome significativo às propriedades. Toda propriedade tem uma legenda padrão. Algumas são descritivas (como último_usuário ou em check out) e outras são destinadas a serem alteradas pela organização após a instalação (é o caso de custom1 ou custom2). Todos esses nomes podem ser alterados para nomes mais significativos ou pertinentes. Consideremos, por exemplo, c ustom1. O seu nome interno é, obviamente, custom1 , mas muitas implementações do iManage Work o alteram para que fique legendado como Cliente . Essa legenda seria então sempre associada à propriedade em questão, e seria exibida nos clientes e nos painéis de pesquisa do iManage Work como Cliente.
A tabela a seguir mostra exemplos de campos personalizados para dois setores.
Tabela: Exemplos comuns para tabelas personalizadas
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Propriedade |
Uso por firmas que não sejam de advocacia/uso não jurídico |
Uso por firmas de advocacia/uso jurídico |
Notas |
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Custom1 |
Cliente ou unidade de negócios |
Cliente |
Esses são exemplos comuns para custom1. |
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custom2 |
Projeto ou compromisso |
Assunto |
Esses são exemplos comuns para custom2. |
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Custom3 – Custom12 |
Advogado de faturamento. Departamento corporativo, setor, jurisdição, departamento jurídico, tipo de assunto, escritório, consultoria externa, parte, código de retenção, política de retenção, status |
Considerando que cada empresa tem diferentes formas de organizar seus dados, existem alguns casos típicos para custom3 até custom12. Os exemplos incluídos aqui são legendas comuns, mas a sua atribuição a uma propriedade é decidida por cada empresa individualmente. |
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Custom29 |
Prática |
Prática |
Esses são exemplos comuns para custom29. |
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Custom30 |
Subprática |
Área jurídica |
Esses são exemplos comuns para custom30. |
As legendas mais importantes são para as propriedades custom1 a custom30, e seguem estas diretrizes.
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Propriedade |
Tipo de dado |
Comprimento |
Descrição/notas |
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custom1 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Custom1 e custom2 têm relacionamento pai/filho; consulte Relacionamento pai/filho. Consulte Campos personalizados validados. |
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custom2 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Custom1 e custom2 têm relacionamento pai/filho; consulte Relacionamento pai/filho. Consulte Campos personalizados validados. |
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custom3 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom4 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom5 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom6 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom7 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom8 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom9 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom10 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom11 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom12 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom13 |
cadeia de caracteres |
96. Alfanumérico. Caracteres especiais padrão. Espaços permitidos. Unicode permitido. |
Caso se trate de um e-mail, esse é o nome do remetente De. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom14 |
cadeia de caracteres |
96. Alfanumérico. Caracteres especiais padrão. Espaços permitidos. Unicode permitido. |
Caso se trate de um e-mail, esse é o nome do destinatário Para. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom15 |
cadeia de caracteres |
96. Alfanumérico. Caracteres especiais padrão. Espaços permitidos. Unicode permitido. |
Caso se trate de um e-mail, esse é o nome do destinatário CC. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom16 |
cadeia de caracteres |
96. Alfanumérico. Caracteres especiais padrão. Espaços permitidos. Unicode permitido. |
Caso se trate de um e-mail, esse é o nome do destinatário Cco. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom17 |
double |
0 – 1059 |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom18 |
double |
0 – 1059 |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom19 |
double |
0 – 1059 |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom20 |
double |
0 – 1059 |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom21 |
datetime |
Formato ISO 8601. Deve estar em um destes dois formatos: 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
Caso se trate de um e-mail, essa é a data que aparece em Enviado. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom22 |
datetime |
Formato ISO 8601. Deve estar em um destes dois formatos: 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
Caso se trate de um e-mail, essa é a data que aparece em Enviado. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom23 |
datetime |
Formato ISO 8601. Deve estar em um destes dois formatos: 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
Caso se trate de um e-mail, essa é a data que aparece em Enviado. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom24 |
datetime |
Formato ISO 8601. Deve estar em um destes dois formatos: 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
Caso se trate de um e-mail, essa é a data que aparece em Enviado. Caso se trate de um documento ou uma pasta, isso pode ser usado para suas necessidades personalizadas. |
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custom25 |
booliano |
verdadeiro|falso |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom26 |
booliano |
verdadeiro|falso |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom27 |
booliano |
verdadeiro|falso |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom28 |
booliano |
verdadeiro|falso |
Esse campo pode ser usado para as suas necessidades personalizadas. |
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custom29 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
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custom30 |
Cadeia de caracteres validada |
32. Alfanumérico: a–z, A–Z, 0–9. Caracteres especiais permitidos: *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaços permitidos: Não. Unicode permitido: Sim. |
Consulte Campos personalizados validados. |
Perfis
Um perfil é um subconjunto definido de propriedades associadas a um objeto. Cada organização pode decidir o conjunto de propriedades de que precisa para seus perfis.
Veja as propriedades associadas a um item das maneiras a seguir.
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Em um cliente iManage Work, como o iManage Work for Web ou o iManage Work Desktop for Windows, selecionando documento, e em seguida selecione Propriedades. Cada um dos itens do painel Propriedades (como título, autor, comentários) é uma propriedade individual. |
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No iManage Control Center, selecione Conteúdos > Documentos no painel de comando. É exibida a tela de documentos. Cada um dos critérios de pesquisa é uma propriedade associada a documentos. Após fazer uma pesquisa por um documento, selecione um documento individual e será exibida a sua página de propriedades. Selecione o cabeçalho de uma guia para exibir essas propriedades. |
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Você pode alterar o perfil de um item por meio do iManage Control Center adicionando ou removendo propriedades.
Classe e subclasse
A classe e a subclasse são duas propriedades relacionadas que definem tipos de documentos e pastas (mas não espaços de trabalho e assuntos). Nenhuma das duas propriedades pode ser renomeada. Todos os documentos e pastas devem ter obrigatoriamente uma propriedade de classe, enquanto a subclasse é opcional.
A classe define o tipo ou o uso do objeto. Por exemplo, uma classe pode ser denominada Contratos. Para diferenciar ainda entre tipos de contratos, essa classe pode ter duas subclasses, Memorando de Acordo e Contrato de Serviço Principal.
Campos personalizados validados
O termo campos personalizados validados, comumente denominados campos personalizados, se refere a qualquer propriedade que exija uma lista predefinida de opções na qual seja feita a seleção de um valor. Geralmente, isso se refere especificamente a 14 propriedades denominadas por padrão como segue: Custom1, custom2, custom3, custom4, custom5, custom6, custom7, custom8, custom9, custom10, custom11, custom12, custom29 e custom30. Dois pares de propriedades, custom1/custom2 e custom29/custom30, têm relacionamentos pai-filho; consulte Relacionamentos pai-filho.
Relacionamento pai-filhoLista de opções validada
O valor atribuído a um campo personalizado é escolhido a partir de uma lista de valores predefinida. O usuário faz uma seleção em uma lista suspensa para escolher o valor, e os administradores do sistema iManage podem adicionar e excluir opções. A restrição disso a uma lista garante que o valor esteja formatado e escrito corretamente e que seja uma opção aprovada ou validada.
Há dois pares de campos personalizados que têm relacionamento pai-filho: Custom1/custom2 e custom29/custom30. Os quatro campos personalizados são propriedades de lista de opções validadas. Ou seja, o usuário faz uma seleção em uma lista suspensa no cliente para escolher o valor, e os administradores do sistema iManage podem adicionar e excluir opções. No entanto, o valor filho é ele mesmo também uma propriedade de lista de opções validada. Essa propriedade está relacionada com o valor pai, e é utilizada em associação com a respectiva propriedade pai. Por exemplo, se custom1 é Cliente e lhe é atribuído um valor de eDiscovery, então custom2, talvez denominada Assunto, pode ter várias opções, como Contrato de compra e Direitos de mineração. Essa relação é semelhante à de outros campos personalizados e classes/subclasses; a única diferença é que custom2 e custom30 são propriedades. É possível atribuir a um objeto um valor custom1, mas não necessariamente um valor custom2. Nunca é possível atribuir a um objeto um valor custom2 sem também um valor custom1.
O iManage Control Center não mostra diretamente entradas de custom2 ou custom30. Para ver essas entradas, faça uma seleção entre as entradas para custom1 ou custom29.
Atributos das propriedades
As propriedades têm atributos. Trata-se de informações adicionais que definem o comportamento da propriedade. Por exemplo, todas as propriedades têm um atributo relacionado com a denominação, como nome ou alias. Outras propriedades podem ter atributos adicionais. Por exemplo, uma propriedade custom1 tem também um status de Habilitada (Sim/Não) e um status de Em conformidade com a HIPAA (Sim/Não). Ela tem uma Descrição (uma explicação simples da finalidade da propriedade), mas essa descrição é ela mesma uma propriedade.
Figura: atributos de custom1.
Não é possível usar atributos em pesquisas. Por exemplo, não é possível pesquisar objetos Em conformidade com a HIPAA. No entanto, alguns atributos podem ser usados para filtrar os resultados de uma pesquisa. Na página de resultados de uma pesquisa, uma opção pode ser filtrar a lista com base em um atributo. Por exemplo, no iManage Control Center é possível filtrar os resultados com base no status de Em conformidade com a HIPAA.
Exemplo abrangente
O exemplo abrangente a seguir mostra o uso de uma propriedade, desde a sua inicialização até uso que um cliente faz da propriedade em questão.
Inicialmente, todos os campos da propriedade têm nomes predefinidos. O administrador do sistema iManage Work pode alterar os nomes das propriedades, denominados “legendas”, para atender aos requisitos da organização. No exemplo abaixo, a propriedade custom1 foi alterada para Cliente, e a propriedade custom2 foi alterada para Projeto/Assunto. Nos aplicativos cliente do iManage, essas propriedades são exibidas automaticamente como Cliente e Projeto/Assunto.
Figura: Painel de legendas no iManage Control Center
A lista da propriedade Cliente foi preenchida com valores. No caso de Cliente, cada valor é também uma propriedade, como Projeto/Assunto.
Figura: Lista de propriedades custom1 no iManage Control Center
Ao se selecionar um Cliente, por exemplo Enron Corporation, alias 1000, no exemplo anterior, são mostrados os valores disponíveis.
Figura: Lista de propriedades custom2 a partir de custom1 (Enron) no iManage Control Center
Esses valores são exibidos nos clientes do iManage Work; neste caso, no Work Web.
Figura: Seleção de propriedades em um formulário de pesquisa em um cliente do iManage Work Web
Por exemplo, durante a pesquisa por um documento, o usuário pode selecionar o Cliente e o Projeto/Assunto como critérios de pesquisa. O item 1 mostra que a Enron Corporation foi selecionada como o valor de Cliente, e o item 2 mostra a lista disponível de valores (conforme mostrado na Figura Seleção de propriedades em um formulário de pesquisa em um cliente do iManage Work Web). O usuário pode fazer uma seleção nessa lista.