Tipos de arquivos
O sistema iManage Work pode abrir, ler e modificar muitos tipos de documentos. Isso inclui tipos de arquivo comuns, como documentos docx do Microsoft Word, planilhas xlsx do Excel, juntamente com tipos de documentos menos comuns, e até mesmo tipos de documentos personalizados, como um formato de propriedade da organização.
Para associar um tipo de documento a um aplicativo que possa lê-lo, dois recursos atuam em colaboração: tipos de arquivo e manipuladores de arquivos.
Os tipos de arquivo definem listas de tipos de documentos com base na extensão do aplicativo correspondente. Isso se refere aos sufixos dos documentos, como .docx para os documentos do Microsoft Word, .pdf para os documentos do Adobe Acrobat.
Os manipuladores de arquivos definem listas de aplicativos que podem abrir tipos de arquivo especificados. Isso associa um aplicativo, como o Microsoft Word, a um tipo de arquivo, como .docx.
O exemplo a seguir define um documento .docx do Word como sendo associado ao aplicativo Microsoft Word. A exibição mostra a associação de um tipo de arquivo ao manipulador de arquivos correspondente para um documento .docx do Word.
No recurso “tipo de arquivo”, a extensão do aplicativo, DOCX, na etapa 1, é atribuída ao Alias do WORDX, na etapa 2.
O recurso “manipulador de arquivos” conclui a atribuição ao efetuar a associação do tipo, WORDX, na etapa 3, como sendo a mesma do alias do tipo de arquivo da etapa 2. O aplicativo é especificado no Local, na etapa 4.
Os dois recursos permitem que o aplicativo abra o tipo de documento em questão. Por exemplo, uma vez definidos o tipo de arquivo e o manipulador de arquivos, a seleção de um documento .docx no iManage Work faz com que o documento em questão seja exibido na janela de pré-visualização. Esse sistema não se aplica à edição de documentos com o iManage Work For Windows. Nesse caso, uma vez realizado o check-out do documento, a edição é efetuada no computador com Microsoft Windows do usuário e conforme a governança de manuseio de documentos do Windows.
É possível atribuir mais de um tipo de arquivo para ser aberto pelo Microsoft Word. Cada tipo de arquivo requer duas entradas separadas. Por exemplo, é possível atribuir um alias do Word2007 ao tipo de documento .doc. A um arquivo de texto cujo tipo de documento é .txt pode ser atribuído um alias de TEXT. Em cada caso, é necessário um manipulador de arquivos separado. Os tipos de arquivo também podem ser associados a mais de um aplicativo. Por exemplo, o tipo de arquivo txt pode ser associado ao Microsoft Word e ao Notepad.exe do Windows. No entanto, um desses manipuladores de arquivos deve ser marcado como o aplicativo principal. Para obter mais informações sobre como mapear tipos de documentos para o mesmo aplicativo, veja Mapeando vários tipos de arquivos para um aplicativo.
Na página Tipos de arquivos , você vê uma tabela que exibe informações sobre todos os tipos de arquivos junto com os valores de metadados. Aqui, você pode realizar o seguinte:
Pesquisar pelo tipo de arquivo necessário usando o campo Search.
Filter pelos campos Conformidade com a HIPAA ou Extensão do aplicativo.
Adicione um tipo de arquivo usando o recurso Adicionar um tipo de arquivo.
Edite um valor de metadados do tipo de arquivo específico usando o recurso Editar.
Habilitar ou desabilitar a conformidade com a HIPAA para um ou vários tipos de arquivo usando o recurso Conformidade com a HIPAA.
Exclua tipos de arquivos únicos ou múltiplos usando o recurso Excluir.
Visualize detalhes de um tipo de arquivo usando o recurso Visualizar.
Pesquisar por tipos de arquivo
Na barra de opções, você verá a seguinte opção Pesquisar que pode ser usada para pesquisar por Alias e Descrição.
Figura: Campo de pesquisa
Filtrar tipos de arquivo
|
Opção |
Sub-opção |
Descrição |
|
Conformidade com a HIPAA |
|
Escolha sim para listar os tipos de arquivos com o valor definido para Sim e vice-versa. |
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Extensão do aplicativo |
NA |
Insira o nome Extensão do aplicativo ou qualquer palavra-chave que corresponda ao nome Extensão do aplicativo e clique em Aplicar. Os valores filtrados são exibidos na tela. Por exemplo, para filtrar todas as ocorrências da extensão .DOC, insira esta palavra-chave no campo Extensão do aplicativo e selecione Aplicar. Todos os nomes Extensão do aplicativo começando com a extensão .DOC são listados. |
Adicionar um tipo de arquivo
Selecione
. A caixa de diálogo Adicionar tipo de arquivo é exibida.Insira as seguintes informações e selecione Salvar. Um novo tipo de arquivo é adicionado à biblioteca.
Tabela: Metadados do tipo de arquivo
Campo
Descrição
Alias
Especifica o nome pelo qual os documentos desse tipo são identificados. Esse nome deve corresponder ao valor de Tipo de um manipulador de arquivos.
O comprimento da cadeia de caracteres do Alias é limitado a 32 caracteres.
Não é permitido nenhum espaço ou caractere especial.
Descrição
Especifica a descrição do tipo de arquivo.
Extensão de DMS
Especifica a extensão do nome de arquivo que o iManage utiliza para armazenar documentos desse tipo.
O valor padrão é %V. Caso %V seja inserido como extensão de DMS, o iManage utiliza o número da versão do documento como a extensão do nome do arquivo. Por exemplo, se o número do documento for 157, a versão do documento for 2 e %V for a extensão de DMS, o iManage armazenará o arquivo como 157.2. Para obter mais informações, consulte os Tipos de documentos padrão no Guia de administração do iManage Work Server.
A extensão DMS pode não ser necessária, dependendo do ambiente do iManage Work. Para obter mais informações, consulte o administrador do seu sistema iManage Work.
Extensão do aplicativo
Especifica a extensão que o iManage deve adicionar ao nome do arquivo para o documento em questão quando este é exportado, submetido a check-out, enviado por e-mail ou baixado.
O iManage recomenda definir a extensão do aplicativo para um tipo de arquivo como a extensão reconhecida pelo aplicativo atribuído ao documento. Por exemplo, use DOCX para um documento do Word. Você pode usar a mesma extensão para vários tipos de arquivos.
Conformidade com a HIPAA
Estabelece que o documento seja criptografado.
Se estiver definido como Sim, o documento será criptografado.
Se estiver definido como Não, o documento não será criptografado. No entanto, veja abaixo para obter informações adicionais. Este último é o valor padrão.
This is called data at rest encryption and is compliant to HIPAA and other American statutes. This encryption protects sensitive information from accidental or wrongful disclosure. A document will be encrypted if at least one of the following methods is apply.
The iManage Work environment has data at rest encryption enabled.
The document class sets HIPAA-compliant encryption to Yes. See Classes / Subclasses for additional details.
A custom field (such as custom1 or custom3) specifies document encryption.
The file type specifies document encryption. See Tipos de arquivos for additional details.
There is no additional effect if more than one condition applies.
Editar um tipo de arquivo
Esta opção está disponível em:
barra de opções (selecione tipos de arquivos para ver esta opção na barra de opções)
menu de três pontos (clique no ícone
adjacente a cada tipo de arquivo)
menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Use uma das opções anteriores e selecione Editar. A caixa de diálogo Editar <item-id> é exibida. Exibe os detalhes listados na Tabela: Metadados do tipo de arquivo.
Habilitar/desabilitar a opção de conformidade com a HIPAA
Tipo de arquivo único
Esta opção está disponível em:
barra de opções (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
menu de três pontos (clique no ícone
adjacente a cada tipo de arquivo)
menu de contexto (passe o mouse sobre um tipo de arquivo e clique com o botão direito para ver esta opção)
Por exemplo, vamos usar a opção do menu de contexto para habilitar a opção Conformidade com a HIPAA.
Cenário: A opção Conformidade com a HIPAA de um tipo de arquivo está desabilitada (o valor é definido para NÃO)
Solução: Clique com o botão direito em um tipo de arquivo e selecione Habilitar conformidade com a HIPAA . A opção Conformidade com a HIPAA para o tipo de arquivo é habilitada. O valor atualizado automaticamente reflete na tabela para o tipo de arquivo.
Tipos de arquivos múltiplos
Esta opção está disponível na barra de opções quando você seleciona tipos de arquivos.
Selecione tipos de arquivos. Há uma lista suspensa de Conformidade com a HIPAA na barra de opções. Selecione-a para listar as opções Sim e Não .
Selecione a opção necessária. Uma mensagem de confirmação é exibida. Leia e confirme a ação. O valor atualizado é refletido na tabela para todos os tipos de arquivos selecionados.
Exclusão de tipos de arquivos
Tipo de arquivo único
Esta opção está disponível em:
barra de opções (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
menu de três pontos (clique no ícone
adjacente a cada tipo de arquivo)
menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Use uma das opções anteriores e selecione Excluir. Confirme a ação para continuar ou abortar .
Tipos de arquivos múltiplos
Esta opção está disponível na barra de opções quando você seleciona tipos de arquivos .
Selecione tipos de arquivos n a barra de opções e selecione Excluir.
Confirme a ação para continuar ou abortar .
Visualizar detalhes do tipo de arquivo
Esta opção está disponível em:
barra de opções (selecione um tipo de arquivo para ver esta opção na barra de opções)
menu de três pontos (clique no ícone
adjacente a cada tipo de arquivo)
menu de contexto (clique com o botão direito em um tipo de arquivo para ver esta opção)
Use uma das opções anteriores e selecione Visualizar. A página <File_Type_ID> é aberta. Detalhes dos tipos de arquivos selecionados são exibidos .
OBSERVAÇÃO:
Use o botão 
para editar os valores de metadados, exceto o Alias.