Comment configurer le service de Reclassement

Pour configurer le Service de reclassement pour mettre à jour des propriétés de métadonnées et de sécurité dans une bibliothèque :

Accédez à Paramètres > Reclassement pour voir la liste des bibliothèques disponibles pour configurer le reclassement .
Si les configurations de reclassement sont définies pour une bibliothèque, les informations sont affichées dans chaque colonne. Sinon, un symbole (--) s'affiche, indiquant que le reclassement n'a pas été configuré pour cette bibliothèque.
Sélectionnez une bibliothèque à partir de la liste à configurer.
Cliquez sur Configurer le reclassement pour configurer pour la première fois les paramètres suivants de reclassement. Si la bibliothèque est déjà configurée, la page récapitulative du reclassement s'ouvre.

Tableau : Configurations de reclassement

Paramètres de reclassement	Détails de configuration
Authentification	Figure : Authentification Configurez le compte que le service de reclassement utilisera pour se connecter à la bibliothèque et reclasser le contenu. Ce compte doit faire partie de NRTADMIN afin d'accéder à tout le contenu d’iManage Work.
Métadonnées	Figure : Configuration des métadonnées Définissez Reclasser les métadonnées sur Oui pour activer le reclassement des métadonnées. Cette option est activée par défaut. Pour le reclassement de documents, les champs sélectionnés par défaut sont : Custom1, Custom2, Classe, et Sous-classe. Pour le reclassement de dossiers, les champs sélectionnés par défaut sont : Custom1 et Custom2. Sélectionner les champs des dossiers et des documents que vous souhaitez reclasser. Les champs disponibles sont : Classe, sous-classe, etCustom1-30. REMARQUE : Vous pouvez sélectionner les champs Custom2 et Custom30 uniquement si leurs parents Custom1 et Custom29 sont respectivement sélectionnés. Vous pouvez sélectionner Sous-classe uniquement si la Classe parente est sélectionnée. À l’exception de la classe et de la sous-classe, tous les champs de métadonnées sont copiés à partir de l’espace de travail. La classe et la sous-classe sont copiées à partir du dossier parent immédiat.
Sécurité	Figure : Configuration de la sécurité Réglez laSécurité de reclassement sur Oui pour activer le reclassement de sécurité. Cette option est activée par défaut. Si vous sélectionnez Oui à l'étape précédente, l'option Reclasser les documents sécurisés s'affiche. Cette option est désactivée par défaut. Sélectionnez Oui pour reclasser des documents sécurisés. Veuillez vous référer à Documents restreints et sécurisés pour obtenir de plus amples informations. MISE EN GARDE : Vous devez examiner le modèle de sécurité de votre organisation avant d'activer le reclassement pour les documents protégés, car cela pourrait potentiellement exposer du contenu sensible.
Espaces detravail	Figure : Espaces de travail Il est possible de configurer le service de reclassement pour exclure certains espaces de travail, en fonction de leur sous-classe. Important Il faut exclure les espaces de travail l’outil de responsabilité éthique de tiers qui impose des restrictions via la sécurité d’ACL. Cela est recommandé car les modifications de sécurité de l’outil de responsabilité é éthique peuvent créer des problèmes de rendement, lorsque le Service de reclassement et l’outil de responsabilité éthique apportent tous les deux des modifications. Il ne faut pas ajouter d’exclusions si vous utilisez iManage Security Policy Manager (SPM), car il n’applique pas les politiques à l’aide d’une manipulation directe des ACL. Réglez Exclure espace de travail sur Oui pour exclure certains espaces de travail du reclassement. Cette option est désactivée par défaut. Entrez un ou plusieurs sous-catégories à exclure. Le Reclassement passe tous les espaces de travail associés à ces sous-catégories.
Documents	Figure : Documents Activer les exclusions de documents Il peut configurer le Service de reclassement pour exclure certains documents à reclasser en fonction des critères spécifiques. Les documents doivent satisfaire tous les critères pour pouvoir être passés. IMPORTANT : Il faut exclure les documents gérés à l’aide de l’outil de responsabilité éthique de tiers qui impose des restrictions via la sécurité d’ACL. Cela est recommandé car les modifications de sécurité de l’outil de responsabilité é éthique peuvent créer des problèmes de rendement, lorsque le Service de reclassement et l’outil de responsabilité éthique apportent tous les deux des modifications. Il ne faut pas ajouter d’exclusions si vous utilisez iManage Security Policy Manager (SPM), car il n’applique pas les politiques à l’aide d’une manipulation directe des ACL. Réglez Exclure documents sur Oui pour exclure certains documents du reclassement. Cette option est désactivée par défaut. Sélectionnez Ajouter des critères pour définir les documents à exclure. Reclasser les documents multi-références Vous pouvez également configurer le comportement du service de reclassement lorsqu'il rencontre un document référencé à plusieurs emplacements d’iManage Work. Pour en savoir plus, reportez-vous à Documents multi-références. Pour éviter que des documents multi-références soit intégralement reclassés, sélectionnez NON. Le Service de reclassement passe les documents référencés dans plus d’un emplacement. Pour pouvoir reclasser des documents multi-références, sélectionnez OUI puis choisissez l’une des options disponibles : Dernier emplacement mis à jour : (Par défaut) Les documents multi-références sont reclassés à l’aide des propriétés de l’emplacement dans lequel les propriétés de sécurité ou de métadonnées ont été récemment mises à jour. Emplacement le plus ancien : Les documents multi-références sont reclassés en fonction de l’emplacement le plus ancien , dans lequel se trouvait la référence du document. Emplacement le plus récent : Les documents multi-références sont reclassés en fonction de l’emplacement le plus récent , dans lequel se trouvait la référence du document. Cliquez sur Terminer pour compléter la configuration de reclassement de la bibliothèque.

Concepts clés

Versions : Lors du reclassement d’un élément, toutes les versions de cet élément sont reclassées, et non simplement la dernière version.
Sécurité par défaut : Il s’agit d’un ensemble de paramètres de sécurité (Public, privée et Vu) définie pour chaque élément, comme un espace de travail, un dossier, ou un document. Les paramètres de sécurité par défaut peuvent être définis de façon manuelle pour chaque élément, ou comme meilleure pratique, définis au niveau d’un conteneur supérieur, comme espace de travail. Les paramètres d’un conteneur de niveau supérieur tenteront se propager vers le bas, dans les conteneurs et les documents secondaires.
Effet apporté à la sécurité du document ou des métadonnées modifiées: Le fait de modifier la sécurité par défaut du document, l’ACL, ou les métadonnées ne déclenche pas un reclassement. Un document n’est déplacé ou copié que lorsque l’action d’un document déclenche un reclassement.

Toutefois, un document non protégé peut avoir une sécurité par défaut, une ACL, ou des métadonnées modifiées par un nouveau reclassement. Les modifications apportées à la sécurité de votre document sont alors écrasées. Par exemple, lorsque la sécurité par défaut d’un document est réglée sur Vue. Après cela, un autre utilisateur modifie la sécurité par défaut du conteneur parent sur Public. La modification du conteneur parent déclenche un reclassement protégé et l'événement de reclassement de sécurité résultant remplacera la sécurité par défaut du document par Public.
Déplacer ou copier un document protégé : Si vous déplacez ou copiez un document protégé, qu'il soit seul ou inclus dans un autre conteneur, il est possible que la sécurité par défaut change. Pour plus de détails, reportez-vous à Règle de reclassement pour copier ou déplacer un conteneur ou un document. S'il est prévu que le document reste sécurisé ou conserve une limitation d'accès utilisateur après une copie ou un déplacement, nous recommandons d’utiliser la meilleure pratique, consistant à marquer cette condition à un niveau supérieur, comme au niveau de l'espace de travail, plutôt qu'au niveau du document. Par exemple, si l'utilisateur USER1 ne doit pas avoir accès à un document à tout moment, ajoutez l'utilisateur USER1 comme Aucun accès dans l'espace de travail, à la fois avec son emplacement actuel et pour l'emplacement cible. Après la copie ou le déplacement, le document héritera de Aucun accès depuis l'espace de travail de USER1.
Comment réattribuer la sécurité par défaut et l’ACL: les trois conditions qui peuvent modifier la sécurité par défaut d'un élément ou ses ACL lors d'un reclassement de sécurité sont le déplacement ou la copie de l'élément ou l'activation du reclassement des documents sécurisés. Dans ces cas, la sécurité par défaut d’un élément et de sa ACL est modifiée de la manière suivante :
1. La sécurité par défaut existante est supprimée.
2. L’ACL est supprimée.
3. La sécurité par défaut est définie à partir du conteneur parent.
4. L’ACL est définie à partir du conteneur parent.
Par exemple, un document dont la sécurité par défaut est Afficher et dont l'ACL inclut uniquement l'utilisateur John avec un accès en lecture/écriture est déplacé vers un conteneur dont la sécurité par défaut est Public et l'ACL inclut uniquement l'utilisateur Chris avec un accès complet. Le résultat du déplacement est que la sécurité par défaut du document et l'ACL sont effacées (et donc l'utilisateur John n'est plus inclus dans l'ACL). Sa nouvelle sécurité par défaut est définie sur Public, et l'utilisateur Chris est ajouté à la liste de contrôle d'accès et bénéficie d'un accès complet. John a un accès public, mais pas explicitement via la liste de contrôle d'accès, mais comme tout utilisateur ayant un accès public. Des précautions doivent être prises car cela peut signifier que des utilisateurs existants et leur accès peuvent être supprimés ou modifiés, et/ou des utilisateurs du conteneur parent peuvent être ajoutés à l'élément. Il s'agit d'une exception à la règle selon laquelle un utilisateur sans accès ne sera jamais élevé en raison d'un événement de reclassement. Voir la règle Utilisateur sans niveau d'accès jamais élevé sur la Règles de reclassement page.
Éléments passés: Une fois que le reclassement détermine qu'un conteneur doit être ignoré, aucun autre traitement n'a lieu dans cet élément. Cela signifie que s'il est déterminé qu'un conteneur est ignoré, tous les éléments à l'intérieur de ce conteneur, y compris les autres conteneurs et documents, sont également ignorés.

Documents multi-références

Aperçu
Configuration de reclassement

Aperçu

Lorsque les utilisateurs ajoutent un document à plusieurs emplacements dans iManage Work (soit à l'aide de l'option de menu Ajouter au dossier, soit en glissant et déposant le document tout en maintenant la touche Maj enfoncée), une référence est créée entre le document et ce nouvel emplacement. iManage Work ne crée pas de nouvelle copie physique du document. L'utilisateur dispose maintenant de deux façons de naviguer vers le même document.

La figure suivante montre un document unique référencé à deux emplacements distincts. Voici un document multi-références.

Figure : Un document référencé à deux emplacements

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Les utilisateurs peuvent afficher tous les emplacements où un document ou un e-mail est référencé à l'aide des options Emplacement d’utilisation ou Emplacement de reclassement respectivement dans le panneau Propriétés d'iManage Work.

Figure : Emplacement d’utilisation dans iManage Work

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REMARQUE : Cet ordre basé sur le temps s'applique uniquement au moment où le document a été ajouté à l'emplacement parent immédiat. Par exemple, si un document est ajouté à un dossier et que le dossier est ensuite déplacé vers un autre espace de travail à une date ultérieure, l'ordre indiqué dans Emplacement utilisé ne change pas.

Configuration de reclassement

Les documents référencés à plusieurs endroits dans iManage Work (documents multi-références) présentent un défi unique lorsque le service de reclassement doit mettre à jour les propriétés du document. Avant Control Center 10.3.3, les métadonnées ou les propriétés de sécurité appliquées par le Service de reclassement pouvaient provenir de nombreux emplacements différents où le document était référencé. Lorsque les métadonnées ou les propriétés de sécurité étaient mises à jour dans l'un de ces emplacements, le service de reclassement appliquait automatiquement les propriétés à partir de l'emplacement mis à jour pour la dernière fois.

iManage Control Center vous permet de paramétrer le comportement du service de reclassement lors du reclassement de documents multi-références :

Comportement par défaut : Dernier emplacement mis à jour
Emplacement le plus ancien
Emplacement le plus récent
Exclure les documents multi-références

Comportement par défaut : Dernier emplacement mis à jour

Lorsqu'il est configuré sur Dernier emplacement mis à jour, le service de reclassement détecte automatiquement les modifications de propriétés de sécurité ou de métadonnées, dans l'un des emplacements référencés et propage les modifications depuis le dernier emplacement mis à jour vers tous les documents multi-références de la hiérarchie.

Dans le scénario suivant, si les propriétés de sécurité ou de métadonnées du dossier sont mises à jour, le Service de reclassement applique ces modifications au document. À un stade ultérieur, si les propriétés de sécurité ou de métadonnées du dossier A sont mises à jour, le service de reclassement appliquera par la suite ces modifications.

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ll s'agit du comportement par défaut et il n'était pas configurable avant iManage Control Center 10.3.3.

Emplacement le plus ancien

Cette option prend en considération l'ordre chronologique dans lequel le document a été ajouté (référencé) à un emplacement. Le service de reclassement détectera et appliquera les modifications uniquement à partir de l'emplacement le plus ancien. En général, il s'agit de l'emplacement où le document a été ajouté pour la première fois à iManage Work. Si la référence du document est supprimée de l'emplacement le plus ancien, le service de reclassement s'ajuste automatiquement pour utiliser l'emplacement suivant le plus ancien.

Cette option est utile lorsque votre organisation utilise un espace de travail principal de documents, tels que des documents de brevet qui sont ajoutés à un emplacement spécifique dans iManage Work, puis référencés dans d'autres emplacements spécifiques à un pays.

Emplacement le plus récent

Cette option prend également en considération l'ordre dans lequel le document a été référencé à un emplacement. Le service de reclassement détectera et propagera les modifications uniquement à partir de l'emplacement le plus récent. Si la référence du document est supprimée de l'emplacement le plus récent, le service de reclassement s'ajuste automatiquement pour utiliser l'emplacement suivant le plus récent.

CONSEIL :

Pour déterminer l'ordre dans lequel un document a été référencé à ses emplacements, affichez Emplacement d’utilisation ou Emplacement de reclassementdans le panneau Propriétés d’iManage Work. Les emplacements affichés sont répertoriés du plus ancien au plus récent, en fonction de l'heure à laquelle le document a été ajouté à cet emplacement.

Figure : Utilisation de Emplacement d’utilisation pour afficher l'ordre dans lequel les documents ont été référencés

REMARQUE :

Pour les options Emplacement le plus ancien et Emplacement le plus récent, l'ordre chronologique est basé sur l'heure à laquelle le document a été ajouté à l'emplacement parent immédiat. Par exemple, si un document est ajouté à un dossier et que le dossier est ensuite déplacé vers un autre espace de travail à une date ultérieure, l'ordre indiqué dans Emplacement utilisé ne change pas.

Exclure les documents multi-références

Vous pouvez également configurer le service de reclassement pour exclure ou ignorer tout document à références multiples du reclassement en réglant le reclassement des documents à références multiples sur Non.

Toute modification apportée aux propriétés de sécurité ou de métadonnées sur un emplacement parent ne sera pas appliquée aux documents à références multiples par le service de reclassement.

Cette option est utile lorsque les documents sont référencés dans de nombreux emplacements, ce qui peut entraîner un reclassement fréquent, répétitif ou inutile des documents si le comportement par défaut de Dernière mise à jour est utilisé. Cette option est également utile lorsque les utilisateurs doivent appliquer des propriétés manuellement à des documents multi-référencés.