Administration de la création de conteneurs (dossiers) pour les espaces de travail

iManage Control Center permet à un administrateur système d’iManage de contrôler qui peut ajouter des conteneurs au niveau supérieur (racine) de tout espace de travail, que la sécurité par défaut de l'espace de travail soit définie sur Privé, Public ou Vue.

Les conteneurs comprennent des dossiers, des dossiers de modèles, des dossiers de recherche, des dossiers de partage et des onglets.

À l'aide de l'option Droits d'accès requis pour créer des dossiers sous les espaces de travail de la page des paramètres Généraux, les administrateurs sélectionnent soit :

• Accès complet : seuls les utilisateurs disposant d'autorisations administrateur et de niveau propriétaire sur un espace de travail peuvent créer des conteneurs au niveau supérieur (racine) de l'espace de travail. Ils peuvent également modifier et supprimer ces conteneurs créés par d'autres utilisateurs.

• Lecture/Écriture : les utilisateurs disposant d'un accès en lecture/écriture ou d’un accès complet à un espace de travail peuvent créer des conteneurs au niveau supérieur (racine) de l'espace de travail. Les utilisateurs disposant d’un accès en lecture/écriture n'ont pas l'autorisation de supprimer ni de modifier les conteneurs dont ils ne sont pas propriétaires.

Ce paramètre s'applique à :

• Toutes les bibliothèques. Cela ne peut pas être défini par bibliothèque.

• Clients d’iManage Cloud : Les clients du Cloud reçoivent des mises à jour sur une base continue. Si vous ne voyez pas encore ce paramètre, recherchez-le dans une future mise à jour du Cloud.

• Clients sur site : iManage Control Center 10.3.1 (ou version ultérieure)

Impacts sur le comportement hérité

Auparavant, iManage Control Center incluait un paramètre Autoriser la création de dossiers dans les espaces de travail publics qui permettait de contrôler si un utilisateur devait avoir un accès complet ou un accès en lecture/écriture pour créer des conteneurs au niveau racine d'un espace de travail lorsque la sécurité par défaut de l'espace de travail a été défini sur Public.

Ce paramètre hérité continuera d'être disponible : la valeur existante est automatiquement traduite en valeur correspondante de la nouvelle option, mais le nouveau paramètre élargit la capacité d'inclure les espaces de travail avec la sécurité par défaut Privé et Afficher.

Foire aux questions :

Q: Quand cette nouvelle fonctionnalité sera-t-elle disponible ?
R : Le comportement hérité continue d'être utilisé jusqu'à ce que la nouvelle option générale dans le Centre de contrôle soit définie.
La modification de ce paramètre dans le Centre de contrôle prend généralement jusqu'à 1 heure pour prendre effet, mais peut prendre jusqu'à 8 heures pour que la modification soit répliquée dans toutes les régions, en fonction de l’environnement iManage Work utilisé . Les utilisateurs finaux n'ont pas besoin de redémarrer leur ordinateur ni de se reconnecter. Le service Work Server n'a pas besoin d'être redémarré pour les environnements sur site.

Q: Ce paramètre peut-il être contrôlé par bibliothèque ?
R: Non, ce paramètre s'applique à tous les espaces de travail de toutes les bibliothèques.

Q: Puis-je autoriser les utilisateurs à créer des conteneurs de niveau racine avec un accès en lecture/écriture sur les espaces de travail publics, mais exiger un accès complet dans tous les autres espaces de travail ?
R: À l'avenir, vous devrez choisir entre exiger un accès complet ou un accès en lecture/écriture afin de créer des conteneurs dans N'IMPORTE QUEL espace de travail quelle que soit sa sécurité (publique, privée ou afficher).
Si vous êtes un nouveau client, tout utilisateur disposant d'un accès en lecture/écriture à un espace de travail peut créer des dossiers au niveau racine dans cet espace de travail.

Q: Qu'en est-il des dossiers de partage ?
R : Les dossiers de partage se comportent de la même manière que tous les autres dossiers en ce qui concerne ce paramètre. Si vous souhaitez que les utilisateurs disposant d'un accès en lecture/écriture aux espaces de travail puissent créer des dossiers de partage au niveau supérieur (racine) dans ces espaces de travail, vous devez définir les droits d'accès requis pour la création de dossiers sous les espaces de travail sur Lecture/écriture.

Q: Qu'en est-il des onglets ?
R : Les onglets sont des conteneurs d'organisation pour les dossiers. Ils apparaissent au niveau racine d'un espace de travail. Ce nouveau paramètre s'applique à la création d'onglets au niveau racine de l'espace de travail.

Q: Qu'en est-il des dossiers flexibles ?
R : Il n'y a pas de changement dans le comportement des dossiers flexibles (dossiers créés à l'aide d'un modèle) ou des dossiers personnalisés (dossiers créés manuellement sans modèle). En fonction de votre sélection pour ce paramètre Droits d’accès requis pour créer des dossiers sous les espaces de travail, les utilisateurs doivent disposer d’un accès complet ou d’un accès en lecture/écriture à tous les espaces de travail afin de créer des dossiers au niveau supérieur (racine) , quelle que soit la sécurité par défaut appliquée à l'espace de travail (privé, public ou afficher).

REMARQUE : les dossiers iManage Share peuvent être créés au niveau supérieur (racine) d'un espace de travail, même lorsque l'espace de travail utilise un modèle de dossier flexible.

Veuillez vous reporter à Modèles pour obtenir de plus amples informations sur les dossiers flexibles et l'utilisation de modèles.

Q: Ce paramètre s'applique-t-il uniquement aux nouveaux espaces de travail ou également aux espaces de travail existants ?
R : Ce paramètre s'applique aux nouveaux espaces de travail et à ceux déjà existants.

Q: Dans notre déploiement d’iManage Work existant, le paramètre « Autoriser la création de dossiers dans les espaces de travail publics » est activé. Quel est le nouveau comportement ?
R : Veuillez vous référer à Impacts sur le comportement hérité.

Q: Quelles applications iManage ce paramètre affecte-t-il ?
R : Ce paramètre affecte toutes les applications iManage Work qui permettent la création de dossiers.