Métadonnées
Introduction
Métadonnées est un terme général faisant référence à toutes les informations sur un objet (comme un espace de travail, un dossier ou un document). Les informations sont appelées propriétés. Dans iManage Work, l'ensemble de toutes les propriétés est appelé métadonnées. Le système iManage Work fournit un grand nombre de propriétés, de sorte qu'en attachant suffisamment de propriétés à un objet, votre entreprise peut créer une image complète de celui-ci. Les propriétés aident à travailler avec des objets pour les raisons suivantes.
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Attribut |
Description |
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Classer par catégories |
Vous pouvez catégoriser précisément un élément. Chaque élément peut avoir une ou plusieurs propriétés qui spécifient des associations. Par exemple, vous pouvez définir des propriétés qui indiquent qu'un document appartient à un client, une affaire, une juridiction, un avocat principal et un code de facturation spécifiques. Cet ensemble de propriétés vous permettra par exemple de placer et d'archiver précisément un document. |
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Rechercher |
Vous pouvez rechercher précisément un élément. Vous pouvez utiliser n'importe quel nombre de propriétés pour créer une recherche afin de trouver un ou plusieurs éléments, rapidement et avec précision. Par exemple, une recherche peut concerner beaucoup de choses, rechercher uniquement les éléments liés à l’onglet Client spécifique ou tous les éléments liés un avocat principal précis, quel que soit le client. La recherche peut être plus précise et inclure le client, l’affaire, la juridiction, le propriétaire du document et/ou si l’élément a été modifié après une certaine date. Par exemple, la propriété Client d'un élément peut être Microsoft et une autre peut être Coca-Cola. Cela vous permet d'effectuer des recherches à l'aide de clients équivalents à Microsoft. |
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Sécurité |
Vous pouvez attribuer des privilèges de protection à des éléments individuels (comme un document) en fonction des propriétés spécifiées. En outre, les propriétés peuvent attribuer automatiquement des privilèges de protection à des dossiers entiers, des groupes de dossiers et des espaces de travail. |
Les rubriques suivantes sont disponibles
Propriétés
Une propriété est un élément individuel, ou un champ d'informations attaché à un objet. Par exemple, les métadonnées relatives à un document Microsoft Word sont l'ensemble des propriétés qui incluent le nom du fichier, la date à laquelle le document a été créé, qui l'a modifié pour la dernière fois, son emplacement sur l'ordinateur ou le système iManage Work et qui peut le consulter, le client et l’affaire auquel le document est attribué, le code de facturation et l'avocat responsable, entre autres propriétés. Certaines propriétés peuvent être moins évidentes, notamment le numéro du document, et certaines peuvent ne jamais être destinées aux utilisateurs, mais sont requises en interne pour le système iManage Work. Les propriétés ont les caractéristiques suivantes : Valeur, type et libellés.
Valeur
La valeur correspond aux données affectées à la propriété. Chaque propriété ne peut contenir qu'une seule valeur. La méthode d'attribution de la valeur (la manière dont la valeur est affectée à la propriété) et le type de valeur (chaîne, date ou booléen, par exemple) qui peut être affecté à la propriété, sont définis individuellement pour chaque propriété. Voici les méthodes d'attribution des valeurs.
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Méthode |
Description |
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Attribuée par l'utilisateur, valeur confirmée |
L'utilisateur sélectionne une valeur dans une liste de valeurs prédéfinies. Chaque élément de la liste a été préalablement confirmé comme étant une valeur acceptable. Par exemple, la propriété custom1, peut-être libellé comme Client, doit avoir une liste de choix préalablement définie pour qu'un utilisateur attribue une valeur à cette propriété. L'utilisateur peut changer de client, mais il doit apparaître dans cette liste déroulante. Voir Choix des listes confirmées. L'exemple suivant montre la liste des valeurs client possibles et confirmées.
Les utilisateurs sélectionnés, principalement les administrateurs système d’iManage Work, peuvent ajouter, supprimer ou modifier des éléments dans une liste confirmée. Des éléments peuvent également être ajoutés lors de la création d'un espace de travail. |
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Attribuée par l'utilisateur, valeur non confirmée |
L'utilisateur attribue une valeur non confirmée directement à une propriété. Un exemple de type de chaîne attribué par l'utilisateur, en tant que propriéténon confirmée est le nom de fichier d'un document. Lors de l'enregistrement d'un document, l'utilisateur saisit un nom et ce nom est stocké en tant que propriété. |
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Attribuée par le système |
Le système iManage Work attribue automatiquement une valeur à une propriété. Les propriétés attribuées par le système sont celles requises par iManage pour conserver l'historique et la nature de l'objet. Par exemple, les documents ont une date de création et une date de dernière modification. Celles-ci sont automatiquement attribuées à leurs propriétés et ne peuvent pas être modifiées. Les propriétés attribuées automatiquement ne peuvent pas être modifiées, ni par les utilisateurs ni par les administrateurs du système d’iManage Work. |
Type
Chaque propriété a un type de données qui dicte la valeur qui peut être stockée, correspondant à cette propriété. Voici une liste des types de propriétés :
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Type |
Description |
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Chaîne non confirmée |
Il s’agit ici d’une chaîne de caractères de forme libre. La longueur peut varier en fonction de la propriété. Les utilisateurs peuvent saisir tous les caractères valides dans l’ensemble de caractères de langue pouvant être utilisé. Les caractères spéciaux, tels que les points ou les astérisques, peuvent être limités. Par exemple, les chaînes sont d'une longueur limitée, peut-être à un seul caractère ou à 8 000. Ils peuvent également restreindre l'utilisation d'espaces ou de caractères spéciaux. Consultez la documentation fournie avec le champ pour consulter de plus amples informations. |
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Chaîne confirmée |
Il s'agit d'un champ de chaîne dans lequel l'utilisateur doit choisir parmi une liste de recherche de valeurs valides précédemment fournies. Le type réel de chaque valeur dépend de la propriété et la valeur saisie est confirmée au moment où la valeur est saisie. |
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booléen |
Il s’agit de l'une des deux valeurs possibles. En règle générale, ces valeurs sont vraie/fausse ou oui/non. Les paires de valeurs peuvent s'afficher avec des étiquettes différentes telles que activée/désactivée, ou sous forme d'option de case à cocher, cochée ou non. La documentation peut indiquer que l’omission d’un champ peut avoir un sens. Consultez la documentation fournie avec le champ pour consulter de plus amples informations. |
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datetime |
Il s'agit de la date et de l'heure. Les dates sont généralement attribuées par le système, comme la date d'envoi d'un e-mail. Cela peut également être utilisé pour une recherche, telle qu'une recherche de documents, bien que si vous utilisez une interface client, une liste de sélection de calendriers peut être affichée. Le système iManage Work utilise le format de date ISO 8601 de type2017-09-18T00:00:00Z. Il s'agit d'un format valide et conforme à la norme ISO 8601 mais qui peut ne pas être connu par tous les utilisateurs. |
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int |
Une valeur numérique pour les nombres entiers. Toutes les restrictions et plages de données seront affichées pour chaque propriété. |
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double |
Une valeur numérique pour les nombres entiers et les nombres décimaux. Toutes les restrictions et plages de données seront affichées pour chaque propriété. |
Libellés
Le libellé (également appelé étiquette ou nom) est un mécanisme pour donner un nom significatif aux propriétés. Toutes les propriétés ont un libellé par défaut. Certaines sont descriptives (comme dernier_utilisateur ou payé) et d'autres sont destinés à être modifiées par l'organisation après l'installation (comme pour custom1, ou custom2). Chacun de ces noms peut être remplacé par des noms plus significatifs ou appropriés. Prenons par exemple c ustom1. Son nom interne est bien sûr custom1 mais de nombreuses installations de iManage Work le modifient, et le libellé est donc Client . Ce libellé sera alors toujours associé à cette propriété et s'affichera dans les clients d’iManage Work et les panneaux de recherche, sous la forme Client.
Le tableau suivant donne des exemples de champs personnalisés pour deux secteurs.
Tableau : Exemples courants de tableaux personnalisés
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Propriété |
N’est pas un cabinet d'avocats/utilisations illégales |
Cabinet d'avocats/usages légaux |
Remarques |
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Custom1 |
Client ou service commercial |
Client |
Voici des exemples courants pour custom1. |
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custom2 |
Projet ou Engagement |
Sujet |
Voici des exemples courants pour custom2. |
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Custom3 - Custom12 |
Avocat à la facturation. Département corporatif, industrie, juridiction, service juridique, type d’affaire, bureau, conseiller externe, partie, code de rétention, politique de rétention, statut |
Étant donné que chaque entreprise organise ses données différemment, il y a peu de cas typiques de custom3 à custom12. Les exemples donnés ici sont des libellés courants, mais leur attribution à une propriété est décidée individuellement par chaque entreprise. |
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custom29 |
Cabinet |
Cabinet |
Voici des exemples courants pour custom29. |
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Custom30 |
Sous-cabinet |
Domaine lié au droit |
Voici des exemples courants pour custom30. |
Les libellés les plus importants concernent les propriétés de custom1 à 30, et elles respectent ces consignes.
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Propriété |
Type de données |
Longueur |
Description/remarques |
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custom1 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
custom1 et 2 ont une relation parent/enfant ; voir Relation parent-enfant. Voir Champs custom confirmés. |
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custom2 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
custom1 et 2 ont une relation parent/enfant ; voir Relation parent-enfant. Voir Champs custom confirmés. |
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custom3 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom4 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom5 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom6 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom7 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom8 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom9 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom10 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom11 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom12 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom13 |
Chaîne |
96. Alphanumérique. Caractères spéciaux standards. Espaces autorisés. Unicode autorisé. |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit du nom de l'expéditeur. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom14 |
Chaîne |
96. Alphanumérique. Caractères spéciaux standards. Espaces autorisés. Unicode autorisé. |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit du nom du destinataire. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom15 |
Chaîne |
96. Alphanumérique. Caractères spéciaux standards. Espaces autorisés. Unicode autorisé. |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit du nom du destinataire mis en CC. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom16 |
Chaîne |
96. Alphanumérique. Caractères spéciaux standards. Espaces autorisés. Unicode autorisé. |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit du nom du destinataire mis en BCC. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom17 |
double |
0 - 1059 |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom18 |
double |
0 - 1059 |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom19 |
double |
0 - 1059 |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom20 |
double |
0 - 1059 |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom21 |
datetime |
Format ISO 8601. Il doit être dans l'un de ces deux formats : 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit de la date d'envoi. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom22 |
datetime |
Format ISO 8601. Il doit être dans l'un de ces deux formats : 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit de la date d'envoi. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom23 |
datetime |
Format ISO 8601. Il doit être dans l'un de ces deux formats : 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit de la date d'envoi. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom24 |
datetime |
Format ISO 8601. Il doit être dans l'un de ces deux formats : 2020-09-18T00:00:00Z 2020-09-18T00:00:00+6:00 |
S'il s'agit d'un e-mail, il s'agit de la date d'envoi. S'il s'agit d'un document ou d'un dossier, il peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom25 |
booléen |
vrai|faux |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom26 |
booléen |
vrai|faux |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom27 |
booléen |
vrai|faux |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom28 |
booléen |
vrai|faux |
Ce champ peut être utilisé pour vos besoins personnels. |
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custom29 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
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custom30 |
Chaîne confirmée |
32. Alphanumérique: a-z, A-Z, 0-9. Caractères spéciaux standards autorisés : *().&-_[]`~|@$%^?:{}!',\#+<>;"= Espaces autorisés : N°. Unicode autorisé : Oui. |
Voir Champs custom confirmés. |
Profils
Un profil est un sous-ensemble défini de propriétés associées à un objet. Chaque organisation peut décider de l'ensemble de propriétés qu’elle veut utiliser pour ses profils.
Affichez les propriétés associées à un élément de la manière suivante.
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Dans un client iManage Work, tel que iManage Work for Web ou iManage Work Desktop for Windows, sélectionnez un document, puis sélectionnez Propriétés. Chacun des éléments du volet Propriétés (comme le titre, l'auteur, les commentaires) est une propriété individuelle. |
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Dans iManage Control Center, sélectionnez Contenu > Documents dans le volet de commande. L'écran contenant les documents apparaît. Chaque critère de recherche est une propriétéassociée à des documents. Après avoir recherché un document, sélectionnez un document et sa page de propriétés s'affiche. Sélectionnez un en-tête d'onglet pour afficher ces propriétés. |
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Vous pouvez modifier le profil d'un élément via iManage Control Center, en ajoutant ou en supprimant des propriétés .
Classe et sous-classe
La classe et la sous-classe sont deux propriétés associées qui définissent les types de documents et dossiers (mais pas les espaces de travail et les dossiers (matters). Aucune des propriétés ne peut être renommée. Tous les documents et dossiers doivent avoir une propriété Classe mais une sous-classe est facultative.
La classe définit le type ou l’utilisation de l’objet. Par exemple, une classe peut être nomméeAccords. Pour différencier davantage un type d'accords, cette classe peut avoir deux sous-classes, Protocole d’entente et Contrat cadre.
Champs custom confirmés
Le terme champs personnalisésconfirmés, ou communément intitulé champs personnalisés, fait référence à toute propriété nécessitant une liste prédéfinie de choix à partir desquels choisir une valeur. Cela fait généralement précisément référence à à 14 propriétés nommées par défaut, notamment : Custom1, custom2, custom3, c ustom4, custom5, c ustom6, c ustom7, c ustom8, c ustom9, c ustom10, c ustom11, c ustom12, c ustom29, et custom30. Deux des paires de propriétés, custom1/custom2 et custom29/ custom30, ont des relations parent- enfant ; voir Relation parent-enfant.
Relation parent-enfant Choix de listes confirmées
La valeur affectée à un champ personnalisé est choisie dans une liste prédéfinie de valeurs. L'utilisateur sélectionne la valeur parmi une liste déroulante, et les administrateurs système d’iManage peuvent ajouter et supprimer des choix. En limitant le tout à une liste, la valeur est correctement formatée et orthographiée, et est un choix approuvé ou confirmé.
Deux paires de champs personnalisés ont une relation parent-enfant : Custom1/custom2 and custom29/custom30. Les quatre champs personnalisés sont des propriétés provenant de choix de liste confirmées. C’est-à-dire que l'utilisateur sélectionne la valeur parmi une liste déroulante, et les administrateurs du système d’iManage peuvent ajouter et supprimer des choix. Cependant, la valeur enfant est elle-même une propriété provenant d'un choix de listes confirmées,qui est liée à la valeur parent, et est utilisée en association avec sa propriété parente. Par exemple, si custom1 est Client et reçoit la valeur eDiscovery, alors custom2, peut-être appelé Affaire, peut avoir plusieurs choix tels que Contrat d'achat et Droits miniers. Cette relation est similaire aux autres champs personnalisés et classe/sous-classe ; custom2 et custom30 ne sont que des propriétés. Vous pouvez attribuer à un objet une valeur custom1 mais pas nécessairement une valeur custom2. Vous ne pouvez jamais attribuer à un objet une valeur custom2 sans également lui attribuer une valeur custom1.
iManage Control Center n'affiche pas directement les entrées custom2 ou custom30. Pour les voir, sélectionnez parmi les entrées custom1 ou custom29.
Attributs des propriétés
Les propriétés ont des attributs. Ce sont des informations supplémentaires qui définissent le comportement de la propriété. Par exemple, toutes les propriétés ont un attribut lié au nom, tel qu'un nom ou un alias. D'autres propriétés peuvent avoir d’autres attributs. Par exemple, une propriété custom1 a également un État activé (Oui/Non) et un état conforme à HIPAA (Oui/Non). Il a uneDescription (une explication facile à comprendre pour utiliser la propriété) mais cette description est elle-même une propriété.
Figure : Attributs de custom1.
Les attributs ne peuvent pas être utilisés dans les recherches. Par exemple, vous ne pouvez pas rechercher des objets conformes à HIPAA. Cependant, certains attributs peuvent être utilisés pour filtrer une recherche. Dans une page de résultats d'une recherche, une option peut être de filtrer la liste en fonction d'un attribut. Par exemple, dans iManage Control Center, vous pouvez filtrer les résultats en fonction de la conformité à HIPAA.
Exemple exhaustif
L'exemple suivant montre exhaustivement l'utilisation d'une propriété depuis sa création jusqu'à son utilisation par le client.
Au départ, tous les champs de propriété auront des noms par défaut. L’administrateur du système d’iManage Work peut modifier les noms de propriété, appelés libellés, pour répondre aux exigences de l'organisation. Dans l'exemple ci-dessous, la propriété custom1 a été remplacée par Client et la propriété custom2 par Projet/Affaire. Sur les applications clients d’iManage, ces propriétés s'affichent automatiquement en tant que Client et Projet / Affaire.
Figure : Panneau Libellés dans iManage Control Center
La liste des propriétés Client a été remplie. Dans le cas de Client, chaque valeur est elle-même une autre propriété, comme Projet/Affaire.
Figure : Liste des propriétés custom1 dans iManage Control Center
La sélection d'un Client, par exemple Enron Corporation, alias 1000, à partir de l'exemple précédent, affiche les valeurs possibles.
Figure : Custom2 à partir de la liste des propriétés custom1 (Enron) dans iManage Control Center
Ces valeurs s'affichent dans les clients iManage Work, ici avec Work for Web.
Figure : Sélection des propriétés à partir d'un formulaire de recherche dans le client iManage Work Web
Par exemple, lors de la recherche d’un ou de document (s), l'utilisateur peut sélectionner le Client et le Projet/Affaire à titre de critères de recherche. L'élément 1 montre que Enron Corporation a été sélectionné en tant que valeur Client, et l'élément 2 affiche la liste des valeurs possibles (comme indiqué sur laFigure Sélection des propriétés à partir d'un formulaire de recherche dans le client iManage Work Web). L'utilisateur peut choisir dans cette liste.