Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder werden verwendet, um benutzerdefinierte Kategorien zur Identifizierung und Unterscheidung der Dokumente in Ihrer Bibliothek zu definieren. Die Benutzerdefiniert1:, Benutzerdefiniert3-12 und Benutzerdefiniert29. Zusätzlich stehen zwei Tabellen mit über-/untergeordnete Beziehung (Untertabellen) zur Verfügung: Ben.def.2 und Ben.def.30 sind die entsprechenden Untertabellen von Ben.def.1 und Ben.def.29. Sie können diese Funktion verwenden, wenn der Kunde seinen Metadatensatz den vorhandenen benutzerdefinierten Feldern zuordnen möchte, und auch Werte zu den benutzerdefinierten Feldern hinzufügen, damit er diese Werte aus iManage Work-Clients verwenden kann.
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen:
Die Liste der benutzerdefinierten Felder anzuzeigen.
Mit Hilfe des Suchfeldes nach dem gewünschten benutzerdefinierten Feld zu suchen.
Benutzerdefinierte Feldwerte mit der Funktion „Hinzufügen“ hinzuzufügen.
Die Beschriftung eines benutzerdefinierten Feldes mit der Funktion „Beschriftung bearbeiten“ zu bearbeiten.
Die Werteliste für benutzerdefinierte Felder mit der Option „Ansicht“ anzuzeigen.
Details zu benutzerdefinierten Feldwerten mit der Option „Ansicht“ anzuzeigen.
Die Option „HIPAA-konform zu aktivieren/deaktivieren“.
Die Option „Benutzerdefinierte Feldwerte zu aktivieren/deaktivieren“.
Die Beschriftungswerte mit der Funktion „Bearbeiten“ zu bearbeiten.
Beschriftungswerte mit der Option „Löschen“ zu löschen.
Den Kundenfeld-Filter-Wert auf „Aktiviert“ oder „HIPAA-konform“ einzustellen.
Generische TabellenoptionenÜbersicht über die Benutzeroberflächeim Abschnitt anzusehen.
Eine Liste der benutzerdefinierten Felder anzusehen
Um eine Liste aller verfügbaren benutzerdefinierten Felder anzuzeigen, wählen Sie „Benutzerdefinierte Felder“ im linken Steuerbereich. Der Bildschirm für benutzerdefinierte Felder zeigt die verfügbaren Beschriftungsfelder an. Wenn Sie ein Element aus der Spalte "Beschriftung" auswählen, kann es bearbeitet werden.
Suche nach benutzerdefinierten Feldern
Diese Option ist auf der Multifunktionsleiste verfügbar. . Verwenden Sie diese Funktion, um über Untertitel und Feldnamen zu suchen. .
Abbildung: Suchfeld
Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern
Diese Option ist verfügbar auf:
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Anklickbarer Link: Wählen Sie in der Spalte Alias das benutzerdefinierte Feld aus.
Die folgenden Schritte werden mit einem der oben genannten Verfahren erläutert
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Felder mit der rechten Maustaste auf das benutzerdefinierte Feld, für das Sie einen Wert hinzufügen möchten, und wählen Sie “Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld>“ . Es erscheint das entsprechende Dialogfenster Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld> . Wenn z.B. Ben.def.1 das benutzerdefinierte Feld ist, für das Sie einen Wert hinzufügen möchten, wählen Sie Ben.def.1, klicken es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld>“ . Das Dialogfenster Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld> erscheint.
Alternativ wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus, für das Sie einen Wert hinzufügen möchten. Die Seite <Benutzerdefiniertes Feld> erscheint. Auf dieser Seite klicken Sie auf
. Es erscheint der entsprechende Dialog Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld> .Geben Sie im Dialogfenster Hinzufügen <Benutzerdefiniertes Feld> die folgenden Details ein:
Tabelle: Dialogfeld "Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.
Feld
Beschreibung
Alias
Alias für ein benutzerdefiniertes Feld. Geben Sie einen aussagekräftigen und relevanten Alias für ein benutzerdefiniertes Feld an, mit dem Sie den Zweck für die Erstellung identifizieren können. Beispielsweise Standort, Abteilung, Firma, Kundenname, usw. Dies hilft Ihnen relevante benutzerdefinierte Felder zu identifizieren und einem Dokument in der Client-Anwendung zuzuordnen. Auf diese Weise können Sie Dokumente projektübergreifend in Ihrem Unternehmen effektiv verwalten.
Beschreibung
Geben Sie eine Beschreibung für das benutzerdefinierte Feld an, um zu erklären, wofür das benutzerdefinierte Feld bestimmt ist. Wenn ich beispielsweise den Alias des benutzerdefinierten Feldes als "Admin-Block" bestimme, würde ich dessen Beschreibung als "Dieses benutzerdefinierte Feld kann mit Dokumenten verknüpft werden, die sich auf Verwaltungsaktivitäten beziehen" eingeben.
Aktivieren
Standard: Deaktiviert (auf NEIN gesetzt).
Wählen Sie diese Option, um einen Wert für <Benutzerdefiniertes Feld> zu aktivieren.
HIPAA-konform
(Gilt nur für lokale Benutzer)
Standardwert: Deaktiviert (aufNEINgesetzt)
Aktivieren um die Dokumenten, die HIPAA-konform sind, zu verschlüsseln.
„HIPAA-Compliance“ ist der „Health Insurance Portability and Accountability Act“ von 1996 (HIPAA), der „Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act“ von 2009 (HITECH) und andere Datenschutzgesetze, die die Verschlüsselung sensibler oder privilegierter Daten erfordern. Weitere Informationen finden Sie unter Verschlüsselung von sensiblen Inhaltenim iManage-Work-Server Administrationshandbuch.
Wählen Sie Anlegen.
Bearbeiten einer Beschriftung
Diese Option ist verfügbar auf der:
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Die folgenden Schritte werden anhand einer der vorhergehenden Optionen erläutert:
Wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus, für das Sie die Beschriftung bearbeiten möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Beschriftung bearbeiten“.
Wählen Sie Speichern.
Anzeigen eines benutzerdefinierten Feldes
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Anklickbarer Link: Wählen Sie in der Spalte „Alias“ das benutzerdefinierte Feld aus.
Die folgenden Schritte werden mit einer der oben genannten Optionen erläutert:
Wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus, für das Sie die Werte der benutzerdefinierten Felder anzeigen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ansicht.
Anzeigen der Details der benutzerdefinierten Felder
Diese Option ist verfügbar auf:
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Anklickbarer Link: Wählen Sie in der Spalte „Alias“ das benutzerdefinierte Feld aus.
Verwenden Sie eine der vorhergehenden Optionen, um „Ansicht“ auszuwählen.
HINWEIS:
Mit der Schaltfläche
können Sie die
Details
der
benutzerdefinierten Felder
bearbeiten.Wie bereits erläutert (im ersten Absatz dieser Seite), gibt es zwei über-/untergeordnete, relationale Tabellen (Untertabellen): Benutzerdefiniert2 und Benutzerdefiniert30 sind Untertabellen von Benutzerdefiniert1 und Benutzerdefiniert 29. Wenn Sie mit der rechten Maustaste klicken, um die Details von Benutzerdefiniert1 und Benutzerdefiniert29 anzuzeigen, sehen Sie zwei Registerkarten: DETAILS und <Untertabelle-Name>.
Z.B.:
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ben.def.1 klicken, sehen Sie zwei Register, DETAILS und <Ben.def.2-Name>.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ben.def.29 klicken, sehen Sie zwei Register, DETAILS und <Ben.def.30-Name>.
Aktivieren/Deaktivieren der HIPAA-konformen Option
Ein einzelnes benutzerdefiniertes Feld
Diese Option ist verfügbar auf:
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Verwenden Sie zum Beispiel die Option des Kontextmenüs, um die HIPAA-konforme Option zu aktivieren.
Szenario: DieHIPAA-konforme Option eines benutzerdefinierten Feldwertes ist derzeit deaktiviert (Wert ist auf Nein gesetzt).
Lösung: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das benutzerdefinierte Feld,
und wählen Sie
„HIPAA-kompatibel
auf Ja setzen“. Die Option „HIPAA-kompatibel“ für das benutzerdefinierte Feld ist jetzt aktiviert.
Mehrere benutzerdefinierte Felder
Diese Option ist auf der Multifunktionsleiste verfügbar; wählen Sie benutzerdefinierte Felder aus, um diese Option auf der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten benutzerdefinierten Feldern und wählen Sie dann die Option „HIPAA-kompatibel“ oder wählen Sie aus der Multifunktions leiste aus.
Wählen Sie die erforderliche Option aus. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung.
Aktivieren/Deaktivieren des benutzerdefinierten Feldes
Einzelnes benutzerdefiniertes Feld
Diese Option ist verfügbar auf der:
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Verwenden Sie eine der vorhergehenden Optionen und wählen Sie Aktivieren oder Deaktivieren je nach Wert der zuvor im Feld Aktiviert für das jeweilige benutzerdefinierte Feld festgelegt wurde. Ein Bestätigungsfenster erscheint nur, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld deaktivieren möchten. Wenn beispielsweise der Status des benutzerdefinierten Feldes aktiviert ist und Sie ihn deaktivieren möchten, erscheint ein Bestätigungsfenster. Bestätigen Sie die Aktion, um fortzufahren oder abzubrechen.
Mehrere benutzerdefinierte Felder
Diese Option ist in der Multifunktionsleiste verfügbar. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben mehreren benutzerdefinierten Feldern und wählen Sie dann „Aktivieren“ oder “Deaktivieren“, je nachdem, welcher Wert zuvor im Feld “Aktiviert“ für das jeweilige benutzerdefinierte Feld festgelegt wurde. Ein Bestätigungsfenster erscheint nur, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld deaktivieren möchten. Wenn beispielsweise der Status des benutzerdefinierten Feldes aktiviert ist und Sie es deaktivieren möchten, erscheint ein Bestätigungsfenster. Bestätigen Sie die Aktion, um fortzufahren oder abzubrechen.
Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes
Die „Bearbeiten“-Option ist verfügbar auf der:
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Die folgenden Schritte werden anhand einer der vorhergehenden Optionen erläutert:
Wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus, dessen Wert Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Bearbeiten“. Aktualisieren Sie die erforderlichen Details. Informationen zu den Felddetails finden Sie unter Tabelle: Dialogfenster für benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Wählen Sie Speichern.
Löschen von benutzerdefinierten Feldern
Einzelnes benutzerdefiniertes Feld
Die Option „Löschen“ist verfügbar auf der:
Multifunktionsleiste Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus, um diese Option in der Multifunktionsleiste anzuzeigen.
Kebab-Menü öffnen Wählen Sie das
Symbol neben jedem benutzerdefinierten Feld, um diese Option anzuzeigen.
Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld, um diese Option anzuzeigen.
Verwenden Sie eine der vorhergehenden Optionen, um das erforderliche benutzerdefinierte Feld zu löschen.
Mehrere benutzerdefinierte Felder
Die Option„Löschen“ ist auf der Multifunktionsleiste verfügbar. Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus und wählen Sie „Löschen“ . Das Bestätigungsfeld „Löschen“ wird angezeigt. Bestätigen Sie die Aktion zum „Löschen“ oder „Abbrechen“.
Filtern von benutzerdefinierten Feldern
|
Option |
Unteroption |
Beschreibung |
|
Aktiviert |
|
Wählen Sie „Ja“, um die benutzerdefinierten Felder aufzulisten, für die der Wert auf “Ja“ gesetzt ist und umgekehrt. |
|
HIPAA-konform |
|
Wählen Sie „Ja“, um die benutzerdefinierten Felder aufzulisten, bei denen der HIPAA-konforme Wert auf “Ja“ gesetzt ist und umgekehrt. |