Erneut ablegen
Die Neuablage ist eine Funktion, die alle Änderungen an den Metadaten und Sicherheitseigenschaften eines übergeordneten Containers auf seine untergeordneten Ordner und Dokumente überträgt. Die Verbreitung der Sicherheits- und Metadaten erfolgt in einer Bibliothek im Hintergrund. Dieser Dienst beginnt mit gut definierten Ereignissen, wie z. B. dem Ändern der Sicherheit eines Containers oder dem Ändern eines Metadatenfelds. Sobald ein Ereignis ausgelöst wird, wird der Neuablagevorgang automatisch ausgelöst und erfordert keine Bestätigung durch den Benutzer. Während der Verbreitung werden die Objekte gemäß den Neuablageregeln verbreitet. Zum Beispiel wird ein eingeschränktes Dokument niemals von einer Sicherheits-Neuablage betroffen sein. Die Neuablage-Regeln können an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. Sie können z. B. wählen, dass die Metadaten von Dokumenten oder Ordnern neu abgelegt werden, aber keine Sicherheitsablage durchgeführt wird. Sie können die zu aktualisierenden Metadatenfelder auswählen und die übrigen Felder ausschließen oder bestimmte Container oder Dokumente von der Metadatenablage ausschließen.
Zur Erleichterung des Neuablageprozesses bietet das iManage Control Center eine erweiterte Benutzeroberfläche mit kontextspezifischen Hilfetipps und Anleitungen, um die gewünschte Aufgabe zu erfüllen. Außerdem muss der Dienst nicht neu gestartet werden, nachdem Konfigurationsänderungen vorgenommen wurden.
Die Neuablage wurde entwickelt, um drei wichtige Vorgänge zu ermöglichen:
Bewahren oder sichern: Eine Neuablage stellt sicher, dass die Inhalte an die richtige Zielgruppe gelangen.
Keine übermäßige Aussetzung: Eine Neuablage ändert nicht die Sicherheit von Ordnern, die keine Sicherheit übernommen haben, und lässt keine Benutzer zu, denen der Zugriff explizit verweigert wurde.
Im Zweifelsfall wird nichts geändert: Eine Neuablage nimmt keine Änderung vor, wenn diese nicht einer Neuablage-Regel entspricht.
Die Neuablage hat folgende Eigenschaften:
iManage-Systemadministratoren können die Regeln für die Anwendung von Sicherheits- und Metadaten so konfigurieren, dass sie mit den Anforderungen der Organisation übereinstimmen.
Die Benutzer werden nicht in ihren Aufgaben blockiert, während eine Neuablage stattfindet.
Alle Dokumente im Arbeitsbereich sind Kandidaten für eine Neuablage, nicht nur die Dokumente, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Folgende Themen werden in diesem Kapitel behandelt: