Zukünftige Funktionen verwalten

Die Administratoren haben nun die Möglichkeit, neue Funktionen zur Evaluierung und zum Testen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn wichtige neue Funktionen in Ihrer iManage-Umgebung eingeführt werden, werden sie auf der Seite Kommende Funktionen im Control Center (Einstellungen > Bevorstehende Funktionen) für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel 3 Monate, aufgeführt. Diese Funktionen sind standardmäßig deaktiviert, können jedoch für Benutzer zu Evaluierungs-, Schulungs- oder Benutzerakzeptanz-Testzwecken aktiviert werden.

Wenn der Testzeitraum für eine kommende Funktion endet, wird sie automatisch für alle iManage-Benutzer aktiviert. Dann wird sie aus der Liste der Funktionen auf der Seite Kommende Funktionen im Control Center entfernt und kann nicht mehr aktiviert oder deaktiviert werden.

Um auf diese Funktion zuzugreifen, navigieren Sie zu Einstellungen > Kommende Funktionen.

Siehe Kommende Funktionen für weitere Informationen zu diesem Thema.

Alle Vorlagen im Vorlagenauswahlmenü anzeigen oder verbergen

In früheren Versionen konnten Benutzer beim Erstellen eines neuen Ordners innerhalb eines Arbeitsbereichs eine Liste aller verfügbaren und in iManage Work konfigurierten Vorlagen anzeigen und daraus auswählen. In diesem Update wurde eine neue Einstellung hinzugefügt, um nur die Vorlagen anzuzeigen, die mit den konfigurierten Abgleichsfeldern für den Arbeitsbereich übereinstimmen.

Dies verhindert, dass Benutzer eine Vorlage auswählen, die nicht zu den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens passt, und reduziert die Komplexität für sie, da sie beim Erstellen eines neuen Ordners nicht mehr eine potenziell lange Liste wenig nützlicher Vorlagen angezeigt bekommen.

Abb.: Neuer Ordnerdialog mit nur exakt passenden Vorlagen

Um die Einstellung Alle Vorlagen im Vorlagenauswahlmenü anzeigen zu konfigurieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Global.

Abb.: Control Center > Globale Einstellungen > Alle Vorlagen im Vorlagenauswahlmenü anzeigen

Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unterGlobal Einstellungen.

Erweiterungen des Neuablagedienst für Multi-Referenz-Dokumente

Dokumente, auf die in iManage Work an mehreren Stellen verwiesen wird (Multi-Referenz-Dokumente), stellen eine besondere Herausforderung dar, wenn der Neuablagedienst die Eigenschaften des Dokuments aktualisiert. Zuvor konnten die vom Neuablagedienst angewendeten Metadaten oder Sicherheitseigenschaften von einer beliebigen Anzahl verschiedener Stellen stammen, an denen das Dokument referenziert wurde. Wenn die Metadaten oder Sicherheitseigenschaften an einem dieser Ablageorte aktualisiert wurden, wendete der Refile-Dienst automatisch die Eigenschaften des zuletzt aktualisierten Ablageorts an.

Mit dieser Version können Administratoren jetzt über das iManage Control Center das Verhalten des Neuablagedienstes bei der Neuablage von Dokumenten mit mehreren Verweisen konfigurieren. Es werden zwei neue Optionen angeboten, die auf der chronologischen Reihenfolge basieren, in der das Dokument an einem Ort referenziert wurde:

• Ältester Ablageort

• Neuester Ablageort
  

Sie können den Neuablagedienst auch so konfigurieren, dass er Multi-Referenz-Dokumente komplett überspringt, indem Sie die Option Multi-Referenz-Dokumente neuablegen deaktivieren .

Mit diesen neuen Optionen können Sie steuern, wie Metadaten und Sicherheit auf Dokumente angewendet werden, auf die während einer Neuablage an mehreren Stellen verwiesen wird.

Anwendungen aktualisieren

iManage Control Center unterstützt jetzt die Möglichkeit, vorhandene Anwendungen zu aktualisieren. Mit dieser Funktion wird die vorhandene Anwendung aktualisiert, wobei alle Konfigurationseinstellungen (Authentifizierung, Zugriff usw.) der vorhandenen Anwendung erhalten bleiben.

In allen bestehenden Anwendungen ist jetzt die neue Menüoption Paket aktualisieren verfügbar.

Abb.: Paket aktualisieren

Wählen Sie Paket aktualisieren und führen Sie die Schritte des Assistenten zum Aktualisieren der Anwendung durch.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren einer Anwendung.

Erstellen von Untermenüs in den Menüs von iManage Work

Mit iManage Control Center können Sie jetzt Untermenüs innerhalb der Kontextmenüs in iManage Work erstellen. So können Sie Menüaktionen gruppieren und organisieren, um sie an die Bedürfnisse Ihrer Benutzer anzupassen.

Diese Menüaktionen werden im iManage Work Web-Client und im iManage Work-Bedienfeld in Microsoft Outlook an den folgenden Stellen angezeigt:

• Kontextmenüs

• Symbolleiste Dokumentvorschau

• Mehrfachauswahl-Symbolleiste in der Listen-/Gitteransicht

• Mobil-Ansicht

Abb.: Beispiel eines benutzerdefinierten Untermenüs

Sie können Untermenüs im iManage Control Center konfigurieren, indem Sie zu Arbeits-Clients > Web-Client > Kontextmenüs navigieren .

Die neue Option Untermenü erstellen findet sich am unteren Rand aller Menüs.

Abb.: Option Untermenü erstellen

Weitere Informationen finden Sie unter Kontextmenüs in der Online-Hilfe von iManage Control Center.

Dokumentensuche durch ausgecheckte Benutzer

iManage Control Center unterstützt jetzt die Möglichkeit, nach Dokumenten zu suchen, die von einem oder mehreren bestimmten Benutzern ausgecheckt wurden.

Mit dieser Funktion können Sie alle Dokumente, die von dem oder den angegebenen Benutzern derzeit ausgecheckt sind, schnell auffinden und handhaben. Dies ist nützlich, um Dokumente für einen ausscheidenden Benutzer zu finden.

Abb.: Dokumentensuche über Ausgecheckt von

Aktualisiertes Navigationsfeld

Der linke Bereich im Control Center wurde zur besseren Navigation neu organisiert. Einstellungen, die sich auf iManage Work-Clients beziehen, sind jetzt unter dem neuen Abschnitt Work Clients gruppiert.

Abb.: Abschnitt Neue Work Clients im Navigationsfeld

Neue globale Einstellungen Erlauben, um Dokumentversionen zu bearbeiten

Es wurde eine neue Einstellung eingeführt, mit der gesteuert werden kann, welche Dokumentversionen Benutzer innerhalb anderer Sicherheitseinschränkungen bearbeiten dürfen. Zu den Änderungen gehören das Bearbeiten des Dokumentinhalts, das Ändern der Standardsicherheit und der Zugriffsrechte des Benutzers für das Dokument sowie das Ändern von Eigenschaften. Diese Einstellung gilt für alle Dokumente in allen Bibliotheken.

Folgende Optionen stehen für Bearbeitung von Dokumentversionen zulassen zur Verfügung:

• Ja, alle Versionen: (Standard) Jede Version eines Dokuments kann geändert werden.

• Ja, nur die neueste Version: Es kann nur die aktuellste Version eines Dokuments geändert werden.

• Nein: Keine Version eines Dokuments kann verändert werden. Benutzer können keine Version irgendeines Dokuments in iManage Work ändern.

NRTADMINs haben immer Zugriff auf Ja, alle Versionen, unabhängig von der aktuellen Einstellung.

Wählen Sie in iManage Control Center Einstellungen > Global, um diese Einstellung zu ändern.

Classic Clients-Einstellungen konfigurieren

Auf der neuen Classic-Seite können Sie die Einstellungen für iManage Classic Clients verwalten:

• Dialogfeld Dateien: Hochladen und Verwalten von Dialog Editor-Dateien zur Verwendung durch iManage DeskSite-Benutzer.

• Arbeitsbereich: Einstellungen für iManage DeskSite-Benutzer verwalten

Rufen Sie die Seite mit den Classic-Einstellungen auf, indem Sie im Control Center zu Work Clients > Classic navigieren.

Erweiterungen der iManage Work-Dialogfelder

Work 10.3.2 beinhaltet eine Reihe von wichtigen Verbesserungen für den Endbenutzer. In den iManage Work Release Notes (10.3.2) im iManage Help Center finden Sie eine vollständige Liste und Erläuterung dieser Verbesserungen.

Im Rahmen dieser Erweiterungen wird dem Benutzer nun in mehreren Dialogfeldern die Möglichkeit gegeben, zwischen neuer und alter Benutzeroberfläche zu wechseln:

• Neuer Arbeitsbereich

• Neuer Ordner

• Papierkorb

Abb.: Neue Benutzeroberfläche auswählen - Dialogfeld Papierkorb

Standardmäßig wird die neue Benutzeroberfläche für alle Dialogfelder angezeigt. Die Benutzer haben die Möglichkeit, jederzeit zwischen den beiden Benutzeroberflächen hin und her zu wechseln und ihre Voreinstellung für das jeweilige Dialogfeld wird für die nächsten Sitzungen beibehalten. Dadurch können sich die Benutzer nach eigenem Maß mit den Änderungen vertraut machen.

Die Option, zwischen den neuen und alten Benutzeroberflächen hin und her zu schalten, ist nicht konfigurierbar und wird in einem zukünftigen Update von Work 10 auslaufen. Dann wird die neue Oberfläche Standard.

Änderungen an den Vorlagenfunktionen

Beim Erstellen oder Ändern einer Vorlage im Control Center wird die Option Vorlagen-Präfix/Suffix beibehalten nicht mehr angeboten. Diese Option steuert, ob das Präfix oder Suffix erhalten bleibt, wenn ein Benutzer den Namen eines Ordners, Suchordners oder Registers ändert, der mit der Vorlage erstellt wurde. Diese Option wurde entfernt, da sie nicht konsistent auf alle iManage Work-Clients angewendet werden konnte.

Python 3-Support

Im Rahmen unserer kontinuierlichen Verbesserungsstrategie hat iManage Work alle Backend-Dienste und Anwendungen aktualisiert, um die neueste Version von Python (Version 3) zu unterstützen.

Die folgenden Anwendungen müssen installiert oder auf die folgenden Versionen aktualisiert werden, um kompatibel zu bleiben:

• Work Server 10.3.2 mit Datenbankschema 10.3

• Work Control Center 10.3.2

• Work Web 10.3.2

• Work Share Agent 10.3.2. iManage Share Agent ist eine optionale Komponente für Kunden, die eine Integration mit ihrer iManage Share-Instanz benötigen.

Dauerhafte Suchfelder

Das iManage Control Center behält jetzt die Suchfelder bei, die Sie bei der Suche nach Dokumenten, Arbeitsbereichen oder im Papierkorb eingeben. Wenn Sie bei einer Suche im Control Center Suchfelder hinzufügen oder entfernen, werden Ihre Einstellungen jetzt automatisch gespeichert und erscheinen wieder, wenn Sie sich das nächste Mal anmelden und die Seiten Dokumente, Arbeitsbereiche oder Papierkorb aufrufen. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich Ihre Suchfelder für spätere Suchen nicht merken oder diese neu auswählen müssen.

Die Suchfelder werden lokal im Cache des Browsers für jede einzelne Bibliothek gespeichert. Wenn Sie zu einem anderen Browser oder zu einem anderen Gerät wechseln, werden die Standard-Suchfelder angezeigt.

Änderungen der Lese-/Schreibberechtigung für die Ordnererstellung

In dieser Version haben Benutzer mit Lese-/Schreibzugriff auf Arbeitsbereiche mit jeder Art von Standardsicherheit nun die Möglichkeit, Container, wie z. B. Ordner und Vorlagenordner, Suchordner, Freigabeordner oder Registerkarten auf der Root-Ebene des Arbeitsbereichs zu erstellen.

In früheren Versionen hatten nur Benutzer mit Uneingeschränkten Zugriff auf einen Arbeitsbereich Rechte zum Erstellen von Ordnern und Vorlagenordnern, Suchordnern, Freigabeordnern oder Registern.

Die alte globale Einstellung Ordnererstellung in öffentlichen Arbeitsbereichen zulassen wurde in dieser Version durch die neue Einstellung Zum Erstellen von Ordnern auf Arbeitsbereichen erforderliche Zugriffsrechte ersetzt. Mit der neuen Einstellung können Sie folgende Optionen festlegen:

• Lese-/Schreibzugriff: Benutzer mit Lese-/Schreibzugriffsrechten oder höher für einen beliebigen Arbeitsbereich können Ordner, Suchordner, Freigabeordner oder Register innerhalb des Arbeitsbereichs erstellen, unabhängig von der Standardsicherheit des Arbeitsbereichs.

• Uneingeschränkter Zugriff: Benutzer mit Uneingeschränkte Zugriffsrechten auf einen beliebigen Arbeitsbereich können Ordner, Suchordner, Freigabeordner oder Register innerhalb des Arbeitsbereichs erstellen, unabhängig von der Standardsicherheit des Arbeitsbereichs .

Abb.: Globale Einstellungen

Siehe Tipps zur Ordnerverwaltung für weitere Informationen zu dieser Funktion.

Ausschließen von Dokumentenklassen aus dem Index

iManage Work bietet nun die Möglichkeit, bestimmten Dokumentenklassen zugeordnete Dokumente aus dem Volltextindex auszuschließen. Einige Dokumentenklassen liefern dem Leser möglicherweise keine nützlichen Informationen. Beispielsweise enthalten Dokumente, die für OCR (optische Zeichenerkennung) und COMPARE (iManage-Tool zur Nachverfolgung von Änderungen innerhalb eines Dokuments) verwendet werden, nur Systeminformationen, die sich auf diese Funktionen und Tools beziehen. Mit dieser Option können Sie daher verhindern, dass diese Dokumente in eine Volltextsuche der Benutzer einbezogen werden. Standardmäßig werden folgende Dokumenttypen nicht in den Volltextindex aufgenommen: COMPARE und OCR.

Diese Einstellung kann nicht auf Unterklassen von Dokumenten angewendet werden; jede Einstellung, die auf eine Dokumentenklasse angewendet wird, gilt auch für deren Unterklassen.

Um eine Dokumentenklasse von der Indizierung auszuschließen oder in sie einzuschließen:

1. Navigieren Sie im iManage Control Center zu METADATEN > Klassen / Unterklassen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentenklasse und wählen Sie Bearbeiten.

3. Setzen Sie das Eingabefeld Indizierbar auf die gewünschte Einstellung:
   Ja: konfiguriert das System so, dass der Inhalt von Dokumenten, die dieser Klasse zugeordnet sind, in den Volltextindex aufgenommen wird.
   Nein: konfiguriert das System so, dass der Inhalt von Dokumenten, die dieser Klasse zugeordnet sind, nicht in den Volltextindex aufgenommen wird.

4. Klicken Sie auf Speichern.

iManage Control Center 10.3 ist jetzt allgemein verfügbar

Das neue iManage Control Center(iCC), das als Beta-Version verfügbar war, ist jetzt allgemein verfügbar (GA). iCC 10.3 erfordert iManage Work Server 10.3 und Datenbankschema 10.3.

Diese neue Version verfügt über eine verbesserte Benutzeroberfläche und zusätzliche Funktionen, die Verwaltungsabläufe durchgängig abdecken.