Für Dokumente kann die Standardsicherung auf "Privat" eingestellt werden. Das bedeutet, dass kein anderer Benutzer oder keine andere Gruppe als der Autor, der Betreiber oder NRTADMIN Zugriff auf das Dokument hat. Benutzer können ein Dokument als „Privat“ markieren, wenn sie im Entwurfsmodus arbeiten und nicht wollen, dass andere ihre frühe Arbeit sehen. In diesem Fall ist die ACL für das Dokument leer. In anderen Fällen kann der Eigentümer einigen Benutzern den Zugriff gewähren. Wenn das Dokument seine Standardsicherheit weiterhin auf Privat eingestellt hat, die ACL aber nicht leer ist, bedeutet das, dass auch andere Benutzer/Gruppen Zugriff darauf haben. Wie auch immer, ein Eigentümer kann die Standardsicherung auf "Privat" setzen, wenn er die Sicherheit explizit verwalten möchte und im Allgemeinen nicht will, dass das Security-Refile die Standardsicherheitseinstellungen ändert.
Die Dokumente mit der Standardeinstellung "Privat" werden wie folgt klassifiziert:
Gesperrtes Dokument - Ein eingeschränktes Dokument ist definiert als ein Dokument, dessen Standardsicherheit auf "Privat" eingestellt ist und dessen ACL leer ist. Gesperrte Dokumente sind niemals von einem Security-Refile betroffen.
Geschütztes Dokument - Ein geschütztes Dokument ist definiert als ein Dokument, dessen Standardsicherheit auf "Privat" steht und dessen ACL nicht leer ist. Geschützte Dokumente können abhängig von der Einstellung Vor Refile-geschützte Dokumente von einem „Refile“ betroffen sein. Wenn diese Einstellung auf „Nein“ gesetzt ist, werden die geschützten Dokumente übersprungen. Wenn auf „Ja“, gestellt, werden die geschützten Dokumente nicht übersprungen und gemäß den Refile-Regeln verarbeitet. Das Refiling geschützter Dokumente ändert die Sicherheitseinstellungen gemäß den Refile-Regeln. Sie sollten das Sicherheitsmodell Ihrer Organisation überprüfen, bevor Sie „Refile“ für gesicherte Dokumente aktivieren, da dadurch möglicherweise sensible Inhalte offengelegt werden könnten.