Container (Ordner)-Erstellung für Arbeitsbereiche verwalten

Mit iManage Control Center kann ein iManage-Systemadministrator steuern, wer Container auf der obersten (Root-)Ebene eines beliebigen Arbeitsbereichs hinzufügen kann, unabhängig davon, ob die Standardsicherheit des Arbeitsbereichs auf Privat, Öffentlich oder Ansicht eingestellt ist.

Solche Container können Ordner und Vorlagenordner, Suchordner, Freigabeordner und Register sein.

Mit der Option Erforderliche Zugriffsrechte zum Erstellen von Ordnern unter Arbeitsbereichenauf der Seite Globale Einstellungen wählen Administratoren entweder:

• Uneingeschränkter Zugriff: Nur Benutzer mit Administrator- und Eigentümerrechten für einen Arbeitsbereich können Container auf der obersten (Root-)Ebene des Arbeitsbereichs erstellen. Sie können diese von anderen Benutzern erstellten Container auch bearbeiten und löschen.

• Lesen/Schreiben: Benutzer mit Lese-/Schreib- oder uneingeschränktem Zugriff auf einen Arbeitsbereich können Container auf der obersten (Root-)Ebene des Arbeitsbereichs erstellen. Benutzer mit Lese-/Schreibrechten haben nicht die Berechtigung, Container zu löschen oder zu ändern, deren Eigentümer sie nicht sind.

Diese Einstellung gilt für:

• Alle Bibliotheken. Die Einstellung kann nicht für einzelne Bibliotheken angepasst werden.

• iManage Cloud-Kunden: Cloud-Kunden erhalten fortlaufend Updates. Wenn Ihnen diese Einstellung noch nicht angezeigt wird, finden Sie sie in einer der nächsten Cloud-Updates.

• Lokale Kunden: iManage Control Center 10.3.1 (oder höher)

Auswirkungen von altem Verhalten

Zuvor enthielt das iManage Control Center die Einstellung Ordnererstellung in öffentlichen Arbeitsbereichen zulassen, mit der gesteuert wurde, ob ein Benutzer uneingeschränkten Zugriff oder Lese-/Schreibzugriff brauchte, um Container auf der Root-Ebene eines Arbeitsbereichs zu erstellen, wenn die Standardsicherheit des Arbeitsbereichs auf Öffentlich eingestellt war.

Diese alte Einstellung wird weiterhin beibehalten: Der vorhandene Wert wird automatisch in den entsprechenden Wert der neuen Option übersetzt, jedoch erweitert die neue Einstellung die Möglichkeit, Arbeitsbereiche mit der Standardsicherheit Privat und Ansicht einzubeziehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs):

F: Ab wann steht diese neue Funktionalität zur Verfügung?
A: Das alte Verhalten wird weiterhin verwendet, bis die neue globale Option im Control Center eingestellt ist.
Es dauert in der Regel bis zu 1 Stunde, bis diese Einstellung im Control Center aktiv wird, aber es kann je nach iManage Work-Umgebung bis zu 8 Stunden dauern, bis die Änderung in alle Bereiche übernommen wurde . Die Endbenutzer müssen nicht neu starten oder sich erneut anmelden. In lokalen Umgebungen muss der Work Server-Dienst nicht neu gestartet werden.

F: Kann diese Einstellung für jede Bibliothek einzeln festgelegt werden?
A: Nein, diese Einstellung gilt für alle Arbeitsbereiche in allen Bibliotheken.

F: Kann ich Benutzern erlauben, Container der Root-Ebene mit Lese-/Schreibberechtigung für öffentliche Arbeitsbereiche zu erstellen, jedoch in allen anderen Arbeitsbereichen die Berechtigung für Uneingeschränkten Zugriff anfordern?
A: Für das Erstellen von Containern unter JEDEM Arbeitsbereich müssen Sie sich künftig entscheiden, ob Sie Uneingeschränkten Zugriff oder Lese-/Schreibzugriff benötigen, unabhängig von dessen Sicherheit (Öffentlich, Privat oder Ansicht).
Bei Neukunden kann jeder Benutzer mit Lese-/Schreibzugriff auf einen Arbeitsbereich Ordner auf Root-Ebene dieses Arbeitsbereichs erstellen.

F: Was ist mit den Freigabeordnern?
A: Freigabeordner verhalten sich bezüglich dieser Einstellung genauso wie alle anderen Ordner. Wenn Sie möchten, dass Benutzer mit Lese-/Schreibzugriff auf Arbeitsbereiche in der Lage sind, Freigabeordner auf der obersten (Root-)Ebene dieser Arbeitsbereiche zu erstellen, müssen Sie Erforderliche Zugriffsrechte zum Erstellen von Ordnern unter Arbeitsbereichen auf Lesen/Schreiben setzen.

F: Was ist mit den Registern?
A: Register sind Organisationscontainer für Ordner. Sie sind in der Root-Ebene eines Arbeitsbereichs zu finden. Diese neue Einstellung gilt für die Erstellung von Registern auf Root-Ebene des Arbeitsbereichs.

F: Was ist mit Flexiblen Ordnern?
A: Das Verhalten von Flexiblen Ordnern (Ordner, die mit einer Vorlage erstellt wurden) oder Benutzerdefinierten Ordnern (Ordner, die manuell ohne Vorlage erstellt wurden) ändert sich nicht. Entsprechend Ihrer Auswahl für diese globale Einstellung Zugriffsrechte erforderlich zum Erstellen von Ordnern unter Arbeitsbereichen benötigen Benutzer entweder Vollzugriff oder Lese-/Schreibzugriff auf einen beliebigen Arbeitsbereich, um Ordner auf der obersten (Root-)Ebene zu erstellen, unabhängig von der auf den Arbeitsbereich angewendeten Standardsicherheit (Privat, Öffentlich oder Ansicht).

HINWEIS: iManage Share-Ordner können auf der obersten (Root-)Ebene eines Arbeitsbereichs erstellt werden, auch wenn der Arbeitsbereich eine Vorlage für flexible Ordner verwendet.

Weitere Informationen zu Flexiblen Ordnern und der Verwendung von Vorlagen finden Sie unter Vorlagen.

F: Gilt diese Einstellung nur für neue Arbeitsbereiche oder auch für bestehende?
A: Diese Einstellung gilt sowohl für neue als auch für bestehende Arbeitsbereiche.

F: In der bestehenden iManage Work-Installation ist die Einstellung „Ordnererstellung in öffentlichen Arbeitsbereichen zulassen“ aktiviert. Wie ist das neue Verhalten?
A: Siehe Auswirkungen auf das alte Verhalten.

F: Welche iManage-Anwendungen sind von dieser Einstellung betroffen?
A: Diese Einstellung betrifft alle iManage Work-Anwendungen, die das Erstellen von Ordnern erlauben.