Alias* (Obligatorio)

Especifica un alias o nombre, para una clase.

Proporcione un alias significativo y relevante para clase, que le ayude a identificar el motivo de su creación. Por ejemplo, memorándum, correo electrónico, documento de política legal, contrato de alquiler, datos de empleado, etc. Esto le ayuda a organizar y agrupar documentos relevantes de la misma clase. Por lo tanto, le ayudará a gestionar documentos de forma eficaz en todos los proyectos de su organización.

Descripción de clase

Especifica una descripción para la clase.

Esto debería explicar para qué sirve la clase. Por ejemplo, si proporciona el Alias de la clase como Datos de los empleados, introduciría su descripción como «Esta clase está asociada a los detalles que pertenecen a nuestros empleados».

Días de retención

Especifica el número de días que un documento o correo electrónico debe permanecer inactivo antes de marcarse como expirado. Un documento o correo electrónico se considera inactivo si no ha habido ninguna actividad (como ser visto, abierto o impreso) en él. Un documento o correo electrónico expirado puede archivarse posteriormente (trasladado a otra ubicación y convertido en solo lectura).

Valor predeterminado: 365 días

Seguridad

Especifica la configuración de seguridad predeterminada para los documentos de esta clase. Las siguientes opciones están disponibles en la lista Seguridad:

Echo

Especifica que se habilite el eco de documentos (también llamado seguimiento de documentos). El eco del documento es la capacidad de dejar una copia del documento en el ordenador local del usuario después de registrarlo de nuevo tras la edición. Debido a que existe un potencial problema de seguridad por tener copias de documentos en fuentes no seguras, una mejor práctica común es prohibir el eco de documentos.

Si se establece en Sí, se activa el eco del documento. La copia del documento se conserva en el ordenador local después de que se vuelva a registrar.

Si se establece en No, no se habilita el eco del documento. La copia del documento se elimina del ordenador local después de que se vuelva a registrar. Esta es la opción predeterminada.

Cumple con HIPAA

Especifica que se cifre el documento. Este cifrado cumple con la HIPAA y otras leyes estadounidenses que protegen los datos sensibles en caso de divulgación accidental o errónea.

Si se establece en Sí, se cifrará el documento.

Si se establece en No, no se cifrará el documento. No obstante, consulte más abajo para obtener información adicional. Este es el valor predeterminado.

Un documento o correo electrónico se cifrará si al menos uno de los siguientes métodos está habilitado.

• El entorno de iManage Work tiene habilitado el cifrado de datos almacenados. Consulte Claves de cifrado para obtener más detalles.

• La clase establece el cifrado conforme a la HIPAA en Sí.

• Un campo personalizado (como custom1 o custom3) especifica el cifrado. Consulte Campos personalizados para obtener más detalles.

• El tipo de archivo especifica el cifrado del documento.

Por lo tanto, es posible que incluso si este valor se establece en No, el documento o el correo electrónico puede seguir siendo cifrado desde otras fuentes. Un elemento marcado para ser cifrado desde más de una fuente no tiene ningún efecto adicional. Para obtener más información, consulte Cifrado de contenido sensible en la Guía de administración de iManage Work Server.

Indexable

Especifica si el contenido de los documentos asignados a esta clase de documentos está indexado. Es posible que esta configuración no esté disponible para su cuenta.

Si se establece como Sí, se indexará el contenido de los documentos de esta clase de documentos. Este es el valor predeterminado.

Si se establece como No, el contenido de los documentos de esta clase de documentos no se indexará.

Esta configuración permite evitar que los documentos asignados a esta clase de documentos sean devueltos durante una búsqueda de texto completo. Una búsqueda de texto completo incluye valores para cualquiera de los siguientes parámetros de búsqueda: título, comentarios, palabra clave o cualquier lugar. Esto es útil cuando los documentos de una clase de documentos pueden no ser útiles para el lector, como la clase de documentos OCR (reconocimiento óptico de caracteres) o COMPARAR (un formato de documento de iManage que rastrea los cambios dentro de los documentos), que contienen información del sistema utilizada solo para estas funciones.

Subclase requerida

Especifica para requerir una entrada de subclase para esta clase.

Si se establece en Sí, se requiere una subclase para esta clase.

Si se establece en No, no se requiere una subclase para esta clase. Este es el valor predeterminado.

Campos obligatorios

Especifica añadir campos de propiedades personalizadas a la clase o subclase.

Seleccione los campos de propiedades personalizadas para añadir a la clase o subclase. Esto es opcional y se puede seleccionar cualquier número. Esto se aplica tanto a las clases como a las subclases. Los campos marcados como obligatorios para la clase o la subclase se mostrarán en el panel de propiedades del documento o del correo electrónico.