Administración de la creación de contenedores (carpeta) para espacios de trabajo

iManage Control Center permite al administrador del sistema iManage controlar quién puede añadir contenedores en el nivel superior (local) de cualquier espacio de trabajo, independientemente de que la seguridad predeterminada del espacio de trabajo esté configurada como Privada, Pública o Modo visualización.

Los contenedores incluyen carpetas y carpetas de plantillas, carpetas de búsqueda, carpetas de compartición y pestañas.

Utilizando la opción Derechos de acceso necesarios para la creación de carpetas en espacios de trabajo de la página Configuración global, los administradores pueden seleccionar una de las dos opciones:

• Acceso completo: solo los usuarios con permisos de administrador y propietario de un espacio de trabajo pueden crear contenedores en el nivel superior (local) del espacio de trabajo. También pueden editar y eliminar dichos contenedores creados por otros usuarios.

• Lectura/Escritura: los usuarios con acceso de Lectura/Escritura o Completo a un espacio de trabajo pueden crear contenedores en el nivel superior (local) del espacio de trabajo. Los usuarios con permisos de Lectura/Escritura no tendrán permiso para eliminar o modificar los contenedores que no posean.

Esta configuración se aplica a:

• Todas las bibliotecas. No se puede establecer por bibliotecas.

• Clientes de iManage Cloud: Los clientes de la nube reciben actualizaciones de forma continua. Si aún puede ver esta configuración, búsquela en una futura actualización de Cloud.

• Clientes locales: iManage Control Center 10.3.1 (o posterior)

Impactos en el comportamiento heredado

Anteriormente, iManage Control Center incluía una opción de configuración Permitir creación de carpetas en los espacios de trabajo públicos que controlaba si un usuario necesitaba tener acceso completo o acceso de lectura/escritura para crear contenedores en el nivel local de un espacio de trabajo cuando la seguridad predeterminada del espacio de trabajo estaba configurada en Pública.

Esta configuración heredada seguirá respetándose: el valor existente se traduce automáticamente en el valor correspondiente de la nueva opción, sin embargo la nueva configuración amplía la capacidad de incluir espacios de trabajo con seguridad privada y de visualización predeterminada.

Preguntas frecuentes:

P: ¿Cuándo entra en vigor esta nueva funcionalidad?
R: El comportamiento heredado seguirá utilizándose hasta que se establezca la nueva opción global en el Control Center.
La modificación de esta configuración en el Control Center generalmente tarda hasta 1 hora en surtir efecto, pero puede tardar hasta 8 horas para que el cambio se replique en todas las regiones, dependiendo de su entorno de iManage Work . Los usuarios finales no necesitarán reiniciar o iniciar sesión de nuevo. Para los entornos locales, no será necesario reiniciar el servicio de Work Server.

P: ¿Se puede controlar esta configuración a través de la biblioteca?
R: No, esta configuración se aplica a todos los espacios de trabajo de todas las bibliotecas.

P: ¿Puedo permitir a los usuarios crear contenedores de nivel local con permiso de Lectura/Escritura en los espacios de trabajo públicos, pero exigirles permiso de Acceso completo en todos los demás espacios de trabajo?
R: A partir de ahora, deberá decidir entre exigir acceso completo o acceso de lectura/escritura para crear contenedores en CUALQUIER espacio de trabajo, independientemente de su seguridad (Pública, Privada o Modo visualización).
Si es un cliente nuevo, cualquier usuario con acceso de Lectura/Escritura a un espacio de trabajo podrá crear carpetas en el nivel local de ese espacio de trabajo.

P: ¿Qué pasa con las carpetas compartidas?
R: Las carpetas compartidas se comportan igual que el resto de carpetas con respecto a esta configuración. Si desea que los usuarios con acceso de Lectura/Escritura a los espacios de trabajo puedan crear carpetas compartidas en el nivel superior (local) de estos espacios de trabajo, deberá establecer Derechos de acceso necesarios para la creación de carpetas en los espacios de trabajo en Lectura/Escritura.

P: ¿Qué ocurre con las pestañas?
R: Las pestañas son contenedores organizativos para las carpetas. Aparecen en el nivel local de un espacio de trabajo. Esta nueva configuración se aplica a la creación de pestañas en el nivel local del espacio de trabajo.

P: ¿Qué ocurre con las carpetas flexibles?
R: No habrá ningún cambio en el comportamiento de las carpetas flexibles (carpetas creadas usando una plantilla) o carpetas personalizadas (carpetas creadas manualmente sin una plantilla). En función de su selección para esta configuración global Derechos de acceso necesarios para la creación de carpetas en espacios de trabajo, los usuarios necesitarán acceso completo o acceso de lectura/escritura a cualquier espacio de trabajo para crear carpetas en el nivel superior (local), independientemente de la seguridad predeterminada aplicada al espacio de trabajo (Privada, Pública o Modo visualización).

NOTA: Las carpetas de iManage Share se pueden crear en el nivel superior (local) de un espacio de trabajo, incluso cuando el espacio de trabajo utiliza una plantilla de carpeta flexible.

Para más información sobre las carpetas flexibles y el uso de plantillas, consulte Plantillas.

P: ¿Esta configuración se aplica solo a los nuevos espacios de trabajo o también a los ya existentes?
R: Esta configuración se aplica tanto a los espacios de trabajo nuevos como a los existentes.

P: Nuestra implementación existente de iManage Work tiene la configuración «Permitir creación de carpetas en los espacios de trabajo públicos» habilitada. ¿Cuál será el nuevo comportamiento?
R: Consulte Impactos en el comportamiento heredado.

P: ¿A qué aplicaciones de iManage afecta esta configuración?
R: Esta configuración afecta a todas las aplicaciones de iManage Work que permiten la creación de carpetas.