Cómo buscar documentos

1. SeleccionarDocumentos. La lista de campos de búsqueda por defecto aparece como se muestra en la siguiente figura:

   Figura: Página de documentos
   

2. Introduzca los parámetros de filtro en la barra de búsqueda para recuperar los documentos.

   NOTA:

   • Para añadir más criterios de búsqueda, seleccione .

   • Con el botón Buscar habilitado, se muestra la opción ; selecciónela pare restablecer los criterios de búsqueda.

3. Seleccione Buscar. Se muestran todos los documentos filtrados.

   NOTA:

   • Los resultados de la búsqueda están limitados a un máximo de 5000 elementos.

   En la figuraanterior, se muestra la alternativa Ocultar criterios de búsqueda.

   • Para ocultar los criterios de búsqueda y centrarse sólo en la lista de documentos filtrados, seleccione Ocultar criterios de búsqueda.

   • Al seleccionar Ocultar criterios de búsqueda cambia a Mostrar criterios de búsqueda. Seleccione esta opción para ver la lista de criterios de búsqueda.

Desbloquear documentos

Utilice esta función para desbloquear documentos. Esta función está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

Use una de las opciones mostradas arriba para desbloquear el documento.

Por ejemplo: Considere si el usuario solicita desbloquear un documento, busque el documento utilizando los campos de búsqueda, utilizando una de las opciones enumeradas en los puntos con viñetas para desbloquearlo.

Comprobar el acceso efectivo

Para verificar los derechos de acceso de un usuario para un documento seleccionado, puede hacerlo utilizando la opción Comprobar el acceso efectivo. Esto tiene en cuenta el modelo de seguridad vigente (pesimista, optimista o híbrido). Está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

Utilice una de las opciones anteriores para comprobar el acceso efectivo al documento.

1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre un documento y seleccione Comprobar el acceso efectivo. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo:
   Figura: Comprobar el acceso efectivo

   

2. Introduzca un nombre de usuario o ID. Aparece una lista de sugerencias.

3. Seleccionar un usuario. Aparece el derecho de acceso del usuario seleccionado para el documento.

Verificación de los derechos de acceso de los usuarios

Verifique los derechos de acceso de los usuarios en función de los grupos asignados en la Lista de control de acceso (ACL) mediante la opción Seguridad. Está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

1. Haga clic con el botón derecho en un documento y seleccione Seguridad.
   Se visualizan los detalles de seguridad del documento. La siguiente figura muestra un ejemplo de esto:
   Figura: Seguridad

   

Visualización de versiones de documentos

Utilice esta función para ver las versiones de un documento. Esta función está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

Utilice una de las opciones anteriores para visualizar las versiones del documento. En la pestaña Versiones, verá lo siguiente además de los detalles de la versión:

• Autor

• Campo personalizado 1

• Campo personalizado 2

• Verificado por

• Fecha verificada

• Última edición por

• Fecha de última edición

Ver el historial de documentos

Utilice esta opción para ver el historial de un documento. Está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

Utilice una de las opciones anteriores para visualizar el historial del documento. En la pestaña Historial, se visualizarán los siguientes detalles:

• Fecha

• Usuario

• Actividad

• Aplicación

• Duración

• Páginas impresas

• Ubicación

• Comentarios

Ver los detalles del documento

Esta opción está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho sobre un documento para ver esta opción.

• Vínculo accesible con un clic: En la columna # de documento/versión , seleccione un documento.

Utilice una de las opciones anteriores para visualizar los detalles del documento. V erá los siguientes detalles:

• Biblioteca

• # de documento

• Versión

• Nombre

• Autor

• Class_EN

• Tipo

• Operadores

• Ubicaciones

Copia del vínculo de un documento

Utilice esta opción cuando desee compartir el vínculo del documento con un cliente, socio u otros a través del correo electrónico.. Está disponible en la:

• Barra de cinta: Seleccione un documento para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono junto a cada documento para ver esta opción.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un documento para ver esta opción.

Utilice una de las opciones anteriores para copiar el enlace para el documento. El vínculo del documento se copia en el portapapeles.