Plantillas

• ¿Qué es una plantilla en iCC?
  Las plantillas son un diseño de la estructura lógica de carpetas que se puede utilizar para crear espacios de trabajo o carpetas dentro de los espacios de trabajo desde las aplicaciones cliente de iManage Work.

• ¿Cómo se utilizan las plantillas en los clientes de iManage Work?

  • iManage Work: Disponible de forma predeterminada con iManage Work (incluye espacio de trabajo y carpetas flexibles).

  • iManage DeskSite e iManage FileSite - Instale los complementos de iManage Work para que los clientes de Classic utilicen esta función. Para obtener más información, consulte la Guía de instalación y de usuario de los Add-ons (complementos) de iManage Work para clientes clásicos.

• ¿Las plantillas creadas por otras aplicaciones son compatibles con iCC?
  iCC admite plantillas que existen en su biblioteca pero que se crearon utilizando otras aplicaciones, como la clásica iManage Work Web. Sin embargo, es posible que iCC no disponga de todas las funciones que se configuraron anteriormente, especialmente si las plantillas fueron creadas por aplicaciones de terceros.

• ¿Qué debo hacer en iCC para configurar las plantillas web de iManage Work?
  No se requiere ninguna configuración especial. Al igual que iCC, las plantillas creadas con iManage Work Web también se almacenan en la biblioteca . A los espacios de trabajo de las plantillas se les asigna un tipo especial llamado 'plantilla' y se enumeran en la aplicación Plantillas en iCC. Cuando un usuario busca espacios de trabajo, iManage Work no recupera estos espacios de trabajo de plantilla debido al conjunto de plantillas especiales para ellos.

• ¿Cómo configuro las propiedades de la carpeta para las plantillas? Las propiedades de la carpeta se pueden configurar en iCC mientras se crea la estructura de carpetas para una plantilla.
  Puede definir las propiedades utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

  • Introduzca los valores manualmente y selecciónelos en la lista desplegable.

  • Defina Personalizado1-12, Personalizado29, o Personalizado30 en el formato #CXXALIAS# o %CXXALIAS%. Por ejemplo, si el valor de Personalizado1 es 9999, #C1ALIAS# establece la propiedad de la carpeta como 9999 para la carpeta. Sólo puede utilizar % como delimitador para trabajar con iManage Workspace Generator.

  • Seleccione las casillas de verificación de las propiedades para heredar automáticamente las propiedades del espacio de trabajo principal ( %valor_espacio de trabajo%). Esta opción está actualmente disponible para Personal1-24 y Personal 29-30. Para establecer el resto de propiedades, introduzca los valores manualmente.

    Cuando estas plantillas se utilizan para crear espacios de trabajo o carpetas flexibles a partir de aplicaciones cliente de iManage, las propiedades definidas en las plantillas se establecen automáticamente para el espacio de trabajo o las carpetas y los documentos creados bajo estas carpetas.

• ¿Cuáles son las limitaciones de utilizar las plantillas de i Manage Workspace Generator?
  Las plantillas XML no son actualmente compatibles con iCC.

• ¿Cuáles son las diferentes opciones de carpeta que un usuario ve mientras utiliza Plantillas?
  iCC sólo reconoce los objetos Carpeta de documento, Carpeta de búsqueda y Pestaña. Todos los demás tipos de objetos compatibles con iManage Work como el calendario, notas, lista de enlaces, etc. no se consideran en iCC. Por lo tanto, las plantillas se pueden utilizar para crear sólo la Carpeta de documento, la Carpeta de búsqueda, la Carpeta de búsqueda y la Pestaña.

• ¿Puedo utilizar plantillas iCC en iManage Workspace Generator para crear espacios de trabajo y estructura de carpetas? Sí.
  Sin embargo, iManage Workspace Generator sólo crea aquellas carpetas que están marcadas como de tipo Creación de espacio de trabajo en plantillas iCC. Los usuarios pueden crear las carpetas restantes cuando lo deseen.

• ¿Puedo usar Work Web para modificar las plantillas después de haberlas editado en iCC?
  No debe utilizar iManage Work Web para modificar las plantillas después de que se hayan editado en iCC. iManage Work Web elimina las propiedades clave que iCC utiliza para vincular las carpetas opcionales a los espacios de trabajo para carpetas flexibles.

• ¿Cuál es la diferencia entre la creación del espacio de trabajo y la carpeta obligatoria? ¿Cuándo usaría cada uno de ellos? La carpeta de creación de espacio de trabajo de una plantilla se crea automáticamente junto con el nuevo espacio de trabajo.
  Sin embargo, la carpeta obligatoria en el nivel raíz del espacio de trabajo es equivalente a la creación del espacio de trabajo. Esta carpeta resulta útil cuando se desea que una estructura de carpetas se cree obligatoriamente cuando un usuario crea una carpeta.

Carpetas flexibles

• ¿Cómo se combinan las carpetas de plantillas en las carpetas flexibles?
  Las plantillas se emparejan utilizando los campos coincidentes definidos en la plantilla con los metadatos personalizados establecidos para el espacio de trabajo de destino.

• ¿Cómo se muestran las plantillas durante la creación de carpetas flexibles?
  Las plantillas con COINCIDENCIA EXACTA en los campos coincidentes y los metadatos personalizados establecidos para el espacio de trabajo de destino aparecen en la parte superior, seguidas de las plantillas sin campos coincidentes definidos. Si no se define ningún campo coincidente para el área de trabajo de destino, todas las plantillas se listan bajo PLANTILLA SIN FILTROS.
  
  

• ¿Qué sucede en las carpetas flexibles cuando se elimina una plantilla del sistema?
  La asignación de plantillas para las carpetas flexibles sigue existiendo. No obstante, el usuario puede seleccionar las siguiente plantilla de coincidencia desde la lista para crear más carpetas flexibles. Si no hay ninguna plantilla que coincida, aparece el cuadro de diálogo de creación de carpeta por defecto en la pantalla de selección de plantillas.

• ¿Qué sucede en las carpetas flexibles cuando se elimina una carpeta de plantillas del sistema? ¿Qué sucede después de que se vuelve a crear la carpeta? La carpeta flexible sigue teniendo el valor clave de la carpeta de plantilla.
  Cuando se vuelve a crear la carpeta de plantilla, se le asigna un ID de plantilla de carpeta diferente. Sin embargo, la correspondencia se realiza para los nombres de carpeta de la ubicación de destino y la carpeta de plantilla no aparece en la lista si la carpeta flexible ya existe en la ubicación de destino.

• ¿Qué sucede si no hay plantillas configuradas en iCC?
  No puede crear carpetas flexibles y aparecerá el cuadro de diálogo para crear una carpeta normal.

• ¿Cómo puedo crear mi propia carpeta que no esté vinculada a una carpeta flexible a partir de una plantilla?
  Si no se definen más subcarpetas en una plantilla a un nivel de carpeta flexible determinado, puede crear sus propias subcarpetas.

• ¿Cómo puedo crear una carpeta al mismo nivel si hay carpetas opcionales que no se han creado? Debe habilitar los comandos nativos Nueva carpeta y Carpetas flexibles simultáneamente.

• ¿Puedo utilizar carpetas flexibles con espacios de trabajo creados con herramientas de terceros?
  Sí. Las carpetas coinciden con los nombres de las carpetas para crear las carpetas flexibles, ya que no habría ningún ID de plantilla asignado al espacio de trabajo^.

• ¿Qué se debe tener en cuenta si un cliente utiliza una herramienta de plegado de terceros?
  Se crea una propiedad FolderTemplateId para cada carpeta creada utilizando una plantilla. Esta se almacena en la tabla PROJECT_NVPS de la biblioteca. La propiedad FolderTemplateId se sella con la carpeta ID de la plantilla utilizada para crear la carpeta. Si un cliente está utilizando una herramienta de carpetas de terceros que también crea otra propiedad FolderTemplateId con su propio valor de plantilla, puede producirse una colisión de nombres y provocar resultados impredecibles tanto en la herramienta de terceros como en las carpetas flexibles.
  Por ejemplo, cuando un usuario intenta crear una nueva subcarpeta utilizando iCC, puede producirse un error o puede que la plantilla no se muestre correctamente. Para evitar este problema, las bibliotecas deben actualizarse en consecuencia.

• ¿Cómo permitimos a los usuarios crear sus propias carpetas personalizadas a nivel de subcarpeta? Esto sucede una vez que no tiene ninguna subcarpeta en la plantilla.
  Por ejemplo, si sólo tiene carpetas de plantillas a nivel de espacio de trabajo, los usuarios pueden crear sus propias subcarpetas dentro de las carpetas a nivel de espacio de trabajo^2.

Espacio de trabajo

• ¿Cómo configuro el cuadro de diálogo Creación de espacio de trabajo?
  Para iManage Work, el cuadro de diálogo de creación de espacio de trabajo está disponible de forma predeterminada con iManage Work. En el caso de Desksite y Filesite, instale los complementos de trabajo de iManage. En ambos casos, también es necesario habilitar el bit de función para crear espacios de trabajo.

• ¿De dónde viene la seguridad?
  La seguridad predeterminada y los derechos de acceso de usuario/grupo están definidos para la plantilla en iCC. De forma predeterminada, esta configuración se aplica al espacio de trabajo. Sin embargo, los usuarios pueden anular la configuración de seguridad de las plantillas en las aplicaciones cliente mientras crean espacios de trabajo.

• ¿Puedo escribir manualmente palabras clave como %C1ALIAS% en el nombre o descripción de mi espacio de trabajo y resolverlas?
  Sí, puede definir la propiedad Descripción definiéndola en el formato #CXXALIAS# o %CXXALIAS% para rellenar los campos Personalizado1-12, Personalizado29 o Personalizado30. Por ejemplo, si el valor Personalizado1 es 9999, %C1ALIAS% establece la descripción como 9999 para la carpeta.

• ¿Cómo se configuran las propiedades disponibles para el espacio de trabajo, la carpeta, la carpeta búsqueda y la pestaña?

  • Espacio de trabajo: Nuevo diálogo de perfil de espacio de trabajo en la herramienta Editor de diálogos de iManage.

  • Carpeta: Nuevo diálogo de perfil en la herramienta Editor de diálogos de iManage.

  • Carpeta de búsqueda: Diálogo de búsqueda en la herramienta Editor de diálogos de iManage.

  • Pestaña: No se requiere configuración ya que las pestañas no tienen sus propias propiedades.

  
  

• ¿Qué sucede si agrego una nueva carpeta de plantillas para la creación del espacio de trabajo?

  • iManage Workspace Generator agrega la nueva carpeta de plantillas la próxima vez que actualiza los espacios de trabajo que utilizan la plantilla. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario y de instalación de iManage Workspace Generator.

  • Como el espacio de trabajo ya está creado, estas carpetas flexibles se tratan como una carpeta obligatoria. La próxima vez que un usuario intente crear una carpeta en el espacio de trabajo, se creará automáticamente.

• ¿Cómo puedo encontrar la plantilla que se utilizó para crear un espacio de trabajo?

  El ID de plantilla se almacena en la tabla PROJECT_NVPS con el nombre TemplateID.